Solution · Par problème
Classer les documents qui arrivent et ranger chacun à sa place, tout seuls
Dans ta boîte partagée et ton Drive tombe de tout : contrats, CV, pièces d’identité, formulaires, bons de livraison, e-mails avec pièces jointes. Quelqu’un les ouvre un par un, devine de quel type il s’agit et les range dans le bon dossier ou le bon système. Ça s’automatise : le système reconnaît chacun par type, le renomme et le dépose là où il va dès l’arrivée.
Le problème
Le document arrive. Quelqu’un l’ouvre, devine ce que c’est et le glisse dans un dossier.
- Dans une même boîte ou un même dossier partagé tombe de tout, mélangé —contrats, CV, pièces d’identité, formulaires signés, bons de livraison, e-mails avec pièces jointes— et quelqu’un doit ouvrir chacun pour savoir de quoi il s’agit.
- Le rangement dépend de la personne : chacun nomme les fichiers à sa façon et les dépose dans le dossier qui lui semble bon, si bien qu’ensuite personne ne retrouve rien.
- Le bon document finit dans le mauvais dossier et ne réapparaît que quand ça compte vraiment —un audit, une réclamation, une signature en attente—.
- Dans les pics —une campagne de recrutement, une clôture, une vague d’inscriptions— la boîte grossit plus vite que personne ne classe et le travail se bloque derrière le tri.
Le coût de ne rien changer
Le temps passé à ouvrir, identifier et ranger chaque document n’apparaît comme un coût nulle part : il apparaît comme des dossiers que personne ne comprend, des documents égarés et des gens qualifiés qui jouent aux archivistes. Tu le paies quand même —éparpillé et invisible— jusqu’au jour où tu ne retrouves pas le contrat qu’il te faut.
La solution
Un classifieur qui reconnaît le type de document et le range où il va ; la personne ne revoit que les cas douteux
- 1On définit tes vrais types de documents et où va chacun : contrat → dossier client, CV → ATS, pièce d’identité → dossier, bon de livraison → ERP, formulaire → son process. Ta taxonomie, pas un modèle générique.
- 2On connecte les entrées par où ils t’arrivent déjà —boîte partagée, Drive, SharePoint, e-mail avec pièces jointes— et le système lit chaque document à l’arrivée : il comprend de quel type il s’agit, même en PDF, scanné ou en photo, sans dépendre d’un modèle figé.
- 3Il le renomme selon ta convention, applique les étiquettes que tu utilises et le range dans le bon dossier ou système selon tes règles. Ce qu’il ne reconnaît pas avec certitude, il le laisse dans une boîte de revue plutôt que de le ranger à l’aveugle.
- 4On le laisse mesuré : quelle part est classée et rangée sans y toucher, combien finissent déplacés ensuite, et de combien baisse le temps entre l’arrivée d’un document et sa mise en place. Il se réentraîne sur tes corrections.
Ce qui change
Ce que tu arrêtes de perdre
De 80 % à 90 % des nouvelles données d’une entreprise sont non structurées —documents, e-mails, scans— : justement le matériau que les règles à champ fixe n’ont jamais su lire, celui qu’on classe à la main.
Gartner (via Extend, 2025)
En moyenne, les équipes passent environ 1,8 heure par jour —9,3 par semaine— à chercher et rassembler de l’information ; ranger les documents à l’arrivée, c’est ce qui coupe cette recherche.
McKinsey (rapport The social economy, via Cottrill Research)
Ce qu’on mesure : % de documents classés et rangés sans intervention, taux de déplacement ultérieur, et temps entre l’arrivée d’un document et sa place dans son dossier ou système.
Ce qu’on mesure
Fiche technique
- Travail supprimé
- ouvrir chaque document pour décider ce que c’est et où le classer
- Mise en place habituelle
- 2–3 semaines
- Entrée
- document entrant (pièce jointe ou dossier partagé)
- Sortie
- document classé, renommé et archivé à sa destination
- Compatible avec
- Google DriveSharePointOneDriveDropbox
- Peut se connecter à
- Classifieur documentaire IA (vision + NLP)CRMATSERP
- Ce qu’on mesure
- % de documents classés sans interventionjustesse de type et destinationtemps d’archivagedoublons détectés
- Adapté pour
- des flux avec des types de documents récurrents et des destinations définies
- Pas adapté pour
- des documents sans modèle ni règles claires de classement
Questions fréquentes
Ce sont deux étapes distinctes. Ici le travail, c’est reconnaître DE QUEL type est chaque document —ça, c’est un contrat, ça un CV, ça un bon de livraison— et le déposer dans le dossier ou le système qui lui revient. Extraire des données, c’est lire les champs À L’INTÉRIEUR d’un type précis (fournisseur, montant, TVA d’une facture). Souvent, ça s’enchaîne : d’abord on classe et on range, puis sur le type qui le demande on monte aussi l’extraction. Mais le problème « il m’arrive de tout, mélangé, et je ne sais pas où le mettre » se règle ici.
Oui, c’est justement ce que ça résout. Ça ne dépend pas d’un modèle figé : le système comprend le document par ce qu’il est —contrat, pièce d’identité, formulaire— même en PDF, scanné de travers ou en photo. Les types qu’il ne reconnaît pas avec certitude partent dans une boîte de revue plutôt qu’au rangement à l’aveugle, et il apprend de chaque correction de ton équipe jusqu’à les classer tout seul.
Non. Ça se monte sur ce que tu utilises déjà —Google Drive, SharePoint, OneDrive, Dropbox et compagnie— : les documents entrent par où ils entrent aujourd’hui et ressortent rangés dans ta structure, avec tes noms et tes étiquettes. On ne te vend pas un nouveau gestionnaire à apprendre ; on retire l’étape d’ouvrir, identifier et glisser à la main de celui que tu as déjà.
On le monte chez toi ?
Tu as ciblé le problème. On livre la solution et on la laisse mesurée.