Soluzione · Per problema
Estrarre i dati dalle fatture senza digitarli a mano, una per una
Ogni fattura che arriva, qualcuno la apre, legge l’importo, il fornitore, la data e l’IVA, e la digita nell’ERP. Moltiplicalo per quante ne ricevi al mese. Si automatizza — e si vede in ore e in errori.
Il problema
La fattura arriva. Qualcuno la digita. E ogni tanto sbaglia.
- Ogni fattura si digita a mano: aprire il PDF, copiare fornitore, data, numero, imponibile, IVA e totale, incollare nell’ERP.
- Arrivano in mille formati —PDF, foto da cellulare, email, carta scansionata— e ogni fornitore mette i dati dove gli pare.
- Una cifra digitata male in un importo si trascina fino alla chiusura e salta fuori nel momento peggiore.
- A fine mese il team amministrativo sparisce sotto una pila di fatture invece di controllare ciò che conta davvero.
Il costo di lasciare tutto com’è
Il tempo speso a digitare fatture non compare come costo da nessuna parte: compare come un team amministrativo che non ce la fa, come pagamenti in ritardo e come errori scoperti troppo tardi. Lo paghi comunque — distribuito e invisibile.
La soluzione
Un sistema che legge la fattura, estrae i dati e lascia a una persona solo la validazione
- 1Colleghiamo l’ingresso delle fatture (email, cartella condivisa, cellulare) a un motore che le legge comunque arrivino: PDF, scansione o foto.
- 2Estrae i campi che contano —fornitore, data, numero, imponibile, IVA, totale e righe— e li incrocia con i tuoi dati: che il fornitore esista, che i conti tornino, che non sia un duplicato.
- 3Riversa il risultato nel tuo ERP o nella contabilità già strutturato. Il dubbio lo segnala perché una persona lo controlli; il chiaro passa da solo.
- 4Lo lasciamo misurato: quante fatture passano senza toccarle, tempo per fattura e tasso di errore rispetto al digitarle a mano.
Cosa cambia
Quello che smetti di perdere
Lavorare una fattura a mano costa in media circa 12,88 $ e richiede dai 10 ai 30 minuti; i team che automatizzano scendono intorno a 2,78 $ e chiudono in giorni, non in settimane.
Benchmark ciclo passivo 2025 (APQC, via Resolve)
Un flusso automatizzato lavora nell’ordine di 30 fatture all’ora contro circa 5 a mano: il team amministrativo smette di digitare e torna a controllare e riconciliare.
Benchmark di elaborazione fatture 2025
Cosa misuriamo: % di fatture lavorate senza intervento, tempo medio per fattura ed errori di acquisizione rispetto al metodo manuale.
Cosa misuriamo
Scheda tecnica
- Lavoro che elimina
- digitare a mano importo, fornitore, data e IVA di ogni fattura
- Implementazione tipica
- 2–3 settimane
- Ingresso
- fattura del fornitore (PDF, email o cartella)
- Uscita
- dati estratti e registrati nell’ERP con conto e imposta
- Compatibile con
- SAPSageHoldedA3
- Può collegarsi con
- OCR + modelli di estrazioneIl tuo piano dei conti e anagrafica fornitoriEmail o cartella di ingresso
- Cosa misuriamo
- % di fatture acquisite senza interventoprecisione dei campi estrattitempo di elaborazione per fatturacasi scalati
- Adatto per
- un volume ricorrente di fatture in formati vari
- Non adatto per
- documenti che non sono fatture o che richiedono validazione contabile complessa caso per caso
Vedi tutto ciò che puoi automatizzare in Finanza e contabilità →
Domande frequenti
Sì — è esattamente ciò che risolve. Non dipende da un modello fisso: il motore capisce la fattura da ciò che dice, non da dove ciascun fornitore lo mette. Che arrivi in PDF, scansionata o come foto da cellulare, estrae fornitore, importo, IVA e righe ovunque siano. I formati strani vengono segnalati per la revisione finché il sistema non impara a leggerli da solo.
Per questo non contabilizza alla cieca. Ogni estrazione viene incrociata con i tuoi dati —anagrafica fornitori, piano dei conti, rilevamento duplicati— e ciò che non torna viene segnalato perché una persona lo validi prima del passaggio. Il chiaro passa da solo; il dubbio aspetta la revisione. La differenza con la digitazione manuale è che l’errore si prende prima della chiusura, non dopo.
No. Montiamo l’estrazione sopra ciò che già usi (SAP, Sage, Holded, A3 e simili): la fattura entra da dove entra oggi e il dato esce riversato nel tuo sistema. Non ti vendiamo un software nuovo da imparare; togliamo il passaggio della digitazione da quello che hai.
Lo montiamo nella tua azienda?
Hai individuato il problema. Noi consegniamo la soluzione e la lasciamo misurata.