Soluzione · Per agente
Hai fatture scadute e nessuno con il tempo di rincorrerle una a una. L’agente di solleciti IA reclama lo scaduto al momento giusto, riconcilia il pagamento quando arriva ed esegue l’escalation del caso difficile —e una persona approva ciò che esce al cliente: lo lasciamo funzionante sulla tua fatturazione.
Reclamare lo scaduto è un lavoro di costanza, non di talento: guardare ogni giorno chi ha superato la scadenza, mandare il sollecito nel tono giusto, alzare la pressione quando serve, annotare la promessa di pagamento, abbinare i soldi alla loro fattura quando finalmente arrivano e sapere quando il caso smette di essere un’email e passa a una persona. Il problema è che quasi nessuno lo fa bene, perché è tedioso e reclamare i soldi di casa scoccia —così si sollecita tardi, a singhiozzo, e la cassa ne risente. Noi mettiamo quel addetto ai solleciti come agente sulla tua fatturazione: sorveglia il portafoglio dello scaduto, redige e programma la sequenza di sollecito, annota le promesse, riconcilia l’incasso con la sua fattura e ti fa salire il caso spinoso. La regola è dura: l’agente propone ciò che esce e una persona lo approva; non incassa mai né sposta denaro da solo. Non ti vendiamo l’ennesimo software di fatturazione; ti lasciamo il dipendente digitale che insegue lo scaduto, con una persona al comando di ciò che esce.
Il problema
Il denaro è fatturato ma non incassato, e rincorrerlo è il lavoro che tutti rimandano a domani.
- Il sollecito dipende da chi trova un momento: si fa a singhiozzo, tardi, e le fatture scadute da settimane restano senza un solo promemoria.
- Nessuno sa davvero chi deve cosa oggi: bisogna aprire l’ERP, incrociare l’estratto conto e sommare a mano per sapere quanto è scaduto e da quando.
- Quando arriva un pagamento senza causale chiara, è difficile abbinarlo alla sua fattura, così si sollecitano clienti che hanno già pagato e si irritano quelli sbagliati.
- Le promesse di pagamento si perdono («ti pago venerdì») perché nessuno le annota, e il caso che ormai chiede una telefonata seria continua a ricevere email automatiche.
Il costo di lasciare tutto com’è
Il tempo che nessuno dedica a sollecitare non compare su nessuna voce di spesa: compare come cassa che entra tardi, come il fido bancario che tiri per arrivare a fine mese, come la fattura che finisce inesigibile perché è stata sollecitata quando il cliente aveva già chiuso, e come le tue persone brave che fanno gli esattori controvoglia invece del loro lavoro. Assumere qualcuno per sollecitare copre un picco, non la costanza quotidiana che questo richiede; e il criterio —chi stringi e chi coccoli— si perde tra la noia e la fretta. Paghi il costo finanziario di incassare tardi e quello del tuo denaro lasciato per strada.
La soluzione
Un agente di solleciti sulla tua fatturazione che sorveglia lo scaduto, sollecita al momento giusto, riconcilia il pagamento ed esegue l’escalation del caso difficile, con una persona che approva ciò che esce
- 1Fissiamo con te il criterio e i limiti: cosa conta come scaduto, la cadenza e il tono della sequenza per fascia di ritardo, quale canale usa (email, WhatsApp), quali clienti coccoli e quali stringi, quando fa l’escalation a una persona e cosa ti passa ad approvare prima che esca.
- 2L’agente sorveglia il portafoglio ogni giorno: individua lo scaduto fattura per fattura, lo raggruppa per cliente e giorni di ritardo, e prepara il sollecito —il messaggio redatto con l’importo, la fattura e il link di pagamento se lo usi—, pronto perché tu lo approvi.
- 3Programma e insegue la sequenza al momento giusto: primo promemoria gentile, avviso fermo, ultima chiamata prima dell’escalation. Annota la promessa di pagamento e la riprogramma, riconcilia l’incasso con la sua fattura quando arriva e smette di sollecitare non appena è incassato.
- 4Parte con la rete e misurato: l’agente propone e una persona approva ogni messaggio che esce al cliente, soprattutto all’inizio; non incassa mai né sposta denaro da solo. Confrontiamo quel che recupera con il processo di prima e gli allarghiamo l’autonomia per fascia solo quando il dato lo conferma. Il caso spinoso e la relazione restano alla persona.
Cosa cambia
Quello che smetti di perdere
Il sollecito smette di dipendere da chi trova un momento: l’agente sorveglia lo scaduto ogni giorno e prepara la sequenza al momento giusto, così il promemoria esce quando deve invece di tre settimane in ritardo.
Meccanismo
Il denaro entra prima perché è chiesto prima e con costanza: la fattura scaduta riceve il suo promemoria il giorno giusto invece di aspettare che a qualcuno vada di battersi per l’incasso.
Meccanismo
Smetti di sollecitare chi ha già pagato: l’agente riconcilia l’incasso con la sua fattura e ferma la sequenza appena è incassato, così non disturbi il buon cliente né perdi di vista chi deve davvero.
Meccanismo
Cosa misuriamo: i giorni medi di incasso (DSO) prima e dopo, la % di scaduto sollecitato in tempo rispetto a ciò che restava intoccato, le promesse di pagamento mantenute, e gli incassi riconciliati senza intervento.
Cosa misuriamo
Scheda tecnica
- Lavoro che elimina
- che qualcuno debba aprire l’ERP ogni giorno per vedere chi ha superato la scadenza, redigere da zero ogni promemoria, ricordarsi di inseguire il pagamento promesso, incrociare l’estratto conto a mano per sapere se una fattura è già incassata e decidere al volo chi stringere e chi no
- Implementazione tipica
- 2–4 settimane
- Ingresso
- le tue fatture emesse con le loro scadenze e il saldo dovuto (dal tuo ERP o dalla fatturazione), i movimenti d’incasso (estratto conto o gateway) contro cui riconciliare, e il criterio di incasso, il tono e lo script che fissiamo con te
- Uscita
- il portafoglio dello scaduto sorvegliato e segmentato per cliente e giorni di ritardo, la sequenza di sollecito redatta e programmata pronta da approvare, le promesse di pagamento annotate e riprogrammate, l’incasso riconciliato con la sua fattura e il sollecito fermato appena è incassato, e il caso difficile fatto salire a una persona —con ogni messaggio al cliente approvato da una persona
- Compatibile con
- HoldedSageOdooQuickBooksA3StripeGoCardlessEmail (Gmail/Outlook)WhatsAppConexión bancaria / extracto
- Può collegarsi con
- La tua fatturazione o ERP (fatture, scadenze, saldo dovuto)I tuoi canali verso il cliente (email, WhatsApp)Il tuo gateway o metodo d’incasso e l’estratto conto bancarioIl criterio di incasso, il tono e le regole di escalation della tua squadra
- Cosa misuriamo
- giorni medi di incasso (DSO) prima e dopo% di scaduto sollecitato in tempo rispetto a ciò che restava intoccatopromesse di pagamento mantenuteincassi riconciliati con la loro fattura senza intervento
- Adatto per
- aziende con volume ricorrente di fatture a credito, un portafoglio dello scaduto che nessuno insegue con costanza e una squadra che sollecita a singhiozzo quando trova un momento
- Non adatto per
- attività che incassano in contanti o in anticipo e non hanno un portafoglio dello scaduto da gestire, o casi strettamente contabili —cattura, scrittura e riconciliazione dei libri— per cui c’è l’agente contabile IA
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Domande frequenti
L’agente contabile tiene i libri: cattura la fattura, propone la scrittura con il suo conto e centro di costo, la registra nell’ERP e riconcilia la banca —reclamare lo scaduto è un pezzo dentro quel ciclo. L’agente di solleciti fa di quel pezzo l’intero mestiere: sorveglia il portafoglio dello scaduto giorno per giorno, segmenta per cliente e per ritardo, redige e insegue la sequenza di sollecito nel tono giusto, annota le promesse di pagamento, abbina il denaro alla sua fattura ed esegue l’escalation del caso difficile. Se ciò che ti si accumula è la contabilità meccanica, il tuo agente è il contabile; se ciò che resta per strada è denaro già fatturato, il tuo agente è quello dei solleciti. Molte aziende montano entrambi, ciascuno sul suo terreno.
No, ed è la linea che non oltrepassa. L’agente maneggia informazioni —cosa è scaduto, di chi e da quando— e prepara l’azione, ma ogni messaggio che esce al cliente parte in modalità proposta e una persona lo approva prima dell’invio, soprattutto all’inizio. Non incassa, non emette ricevute da solo, non tocca il tuo gateway per tirare fuori denaro: al massimo riconcilia l’incasso con la sua fattura quando arriva e smette di sollecitare. Il denaro di terzi lo sposta una persona con il suo criterio; l’agente le toglie il lavoro tedioso di sorvegliare, redigere e sollecitare.
Per questo il tono e il criterio si fissano con te prima che esca qualcosa, e una persona approva i messaggi. L’agente non manda una email fredda uguale per tutti: usa la fascia di ritardo, lo storico e le regole che imposti —al buon cliente che si è dimenticato si ricorda con tatto, a chi prende l’abitudine di pagare tardi si alza la fermezza—, e quando il caso chiede una conversazione vera lo fa salire alla tua persona invece di insistere in automatico. La costanza la mette l’agente; il tatto e la decisione, tu. Esce più curato del sollecito a singhiozzo che oggi fa chi può quando può.
Lo montiamo nella tua azienda?
Hai individuato il problema. Noi consegniamo la soluzione e la lasciamo misurata.