Soluzione · Per agente
Il tuo team amministrativo passa il mese a digitare fatture, quadrare la banca e rincorrere gli incassi. L’agente contabile IA fa quel lavoro meccanico e lascia alla persona solo il validare: lo lasciamo funzionante sul tuo ERP.
Un buon contabile cattura la fattura, ne estrae i dati, la assegna al conto e al centro di costo giusto, la registra nell’ERP, riconcilia il movimento bancario e sollecita ciò che è scaduto. Il problema è che quasi tutto questo è digitare, riconciliare e sollecitare —ore di lavoro meccanico che divorano il team e fanno saltare la chiusura. Noi dispieghiamo quel contabile come agente sul tuo sistema: legge ogni fattura in entrata, versa i dati validati, propone la scrittura, riconcilia contro l’estratto conto e ti lascia solo l’eccezione da approvare. Non ti vendiamo l’ennesimo software di fatturazione; lasciamo l’impiegato digitale a tenere la contabilità, con una persona che supervisiona ciò che non è ovvio.
Il problema
La contabilità non può sbagliare, e gran parte del mese se ne va in digitazione, riconciliazione e solleciti a mano.
- Ogni fattura che entra, qualcuno la apre, copia fornitore, data, base, IVA e totale, e la digita nell’ERP —una a una, tutto il mese.
- La riconciliazione bancaria si fa a occhio a fine mese: incrociare l’estratto conto con le scritture riga per riga finché torna, e beccare lo scarto tardi.
- Assegnare il conto e il centro di costo giusto dipende da chi lo fa e se ricorda il criterio; quando quella persona manca, si accumula.
- Gli incassi scaduti si sollecitano quando qualcuno se ne ricorda, non alla scadenza, e la chiusura arriva sempre di corsa perché il meccanico si è mangiato i giorni.
Il costo di lasciare tutto com’è
Il tempo speso a digitare fatture e quadrare la banca non compare in nessuna voce di costo: compare come un team amministrativo che non arriva alla chiusura in tempo, come pagamenti in ritardo, come errori beccati in revisione, e come persone brave ad analizzare che fanno da tastiera. Assumere una persona in più per digitare copre un picco, non il mese intero; e il giudizio contabile resta intrappolato in compiti che non ne hanno bisogno. Paghi il costo di un team caro che fa lavoro meccanico e di una chiusura sempre col fiato corto.
La soluzione
Un agente contabile dispiegato sul tuo ERP che cattura, estrae, riconcilia e propone la scrittura, con una persona che valida l’eccezione
- 1Fissiamo con te il criterio e i limiti: quali documenti cattura, come assegna conti e centri di costo secondo il tuo piano dei conti, cosa riconcilia da solo, cosa sollecita e cosa ti passa a validare prima di toccare l’ERP.
- 2L’agente legge ogni fattura in entrata —PDF, scansione o foto—, estrae i dati, li valida contro l’ordine o lo storico del fornitore e propone la scrittura con il suo conto e centro di costo, pronta da approvare.
- 3Riconcilia i movimenti bancari contro le scritture, abbina incassi e fatture, segnala ciò che non torna e prepara il sollecito dello scaduto —senza che nessuno incroci righe a mano.
- 4Parte con rete e misurato: l’agente propone e una persona valida l’eccezione, confrontiamo le sue scritture con quelle del tuo team, e ampliamo la sua autonomia per tipo di documento solo quando il dato lo conferma.
Cosa cambia
Quello che smetti di perdere
Il team smette di digitare e riconciliare a mano: cattura, estrazione e proposta di scrittura le fa l’agente, e le persone passano a validare e analizzare, dove il loro giudizio vale.
Meccanismo
La riconciliazione smette di essere la maratona di fine mese: i movimenti si incrociano contro le scritture man mano che entrano, così lo scarto si vede presto e la chiusura non arriva più di corsa.
Meccanismo
Il giudizio contabile smette di andare in digitazione: l’agente applica il tuo piano dei conti in modo coerente, non dipende da chi c’è quel giorno, e il meccanico smette di accumularsi quando manca una persona.
Meccanismo
Cosa misuriamo: % di fatture catturate e contabilizzate senza intervento, tempo di riconciliazione prima e dopo, errori beccati in validazione, e giorni fino alla chiusura rispetto al processo manuale.
Cosa misuriamo
Scheda tecnica
- Lavoro che elimina
- che il team amministrativo catturi le fatture a mano, digiti i loro dati nell’ERP, decida conto e centro di costo una a una, quadri la banca a fine mese incrociando righe e rincorra gli incassi scaduti quando qualcuno se ne ricorda
- Implementazione tipica
- 2–4 settimane
- Ingresso
- le fatture in entrata (PDF, scansione o foto via email o cartella), il tuo piano dei conti con i suoi conti e centri di costo, lo script che fissiamo con te e l’estratto o la connessione della tua banca
- Uscita
- ogni fattura catturata e con i dati validati, la scrittura proposta con conto e centro di costo pronta da approvare, i movimenti bancari riconciliati, gli incassi abbinati alle loro fatture e gli scaduti pronti da sollecitare —con l’eccezione inoltrata a una persona
- Compatibile con
- HoldedSageOdooA3Microsoft DynamicsERP contable del sectorConexión bancaria / extractoEmail o carpeta de facturas
- Può collegarsi con
- Il tuo ERP o software contabileIl tuo piano dei conti, conti e centri di costoLa tua banca (estratto conto o connessione bancaria)Il tuo canale di ingresso delle fatture (email o cartella)
- Cosa misuriamo
- % di fatture catturate e contabilizzate senza interventotempo di riconciliazione bancaria prima e dopoerrori beccati in validazionegiorni fino alla chiusura rispetto al processo manuale
- Adatto per
- aziende e studi con volume ricorrente di fatture fornitori, riconciliazione bancaria mensile e un team amministrativo che annega nel lavoro meccanico
- Non adatto per
- operazioni senza ERP né processo contabile definito, o casi in cui ogni scrittura esige giudizio umano esperto dal primo secondo e non c’è volume ripetitivo da assorbire
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Domande frequenti
Un OCR legge la fattura e ti restituisce il testo; il software di fatturazione archivia il documento e ti lascia i campi da compilare. Nessuno dei due decide il conto, riconcilia la banca o sollecita lo scaduto: lasciano il lavoro sparso tra schermate. L’agente contabile fa l’intera catena: cattura, estrae, valida, propone la scrittura con il suo conto e centro di costo, riconcilia contro l’estratto e prepara il sollecito —e ti passa solo l’eccezione da validare. Non compete con il tuo ERP; ci si appoggia e fa la parte che l’ERP non ha mai automatizzato.
Proprio per questo parte supervisionato e non tocca l’ERP senza rete. L’agente propone la scrittura nel criterio che fissiamo —il tuo piano dei conti, i tuoi centri di costo, le tue regole— e una persona valida l’eccezione prima che qualcosa venga registrato in via definitiva, soprattutto all’inizio. Confrontiamo le sue scritture con quelle del tuo team prima di ampliarne l’autonomia, e gli diamo più tipi di documento solo quando il dato lo conferma. Se assegna un conto che non doveva, resta nella traccia, la regola si corregge e non si ripete. Non sostituiamo il giudizio contabile dove serve giudizio; togliamo al team il lavoro di digitare e riconciliare mille righe al mese.
Estrarre i dati di una fattura è un pezzo —quello puoi affrontarlo da solo se è il tuo unico dolore; abbiamo una soluzione dedicata solo all’estrazione dei dati delle fatture. L’agente contabile è l’impiegato digitale che fa l’intero ciclo della contabilità meccanica: cattura e legge le fatture, propone la scrittura con conto e centro di costo, registra nell’ERP, riconcilia i movimenti bancari, abbina incassi e fatture e sollecita lo scaduto. Se il tuo è solo l’OCR delle fatture, parti da lì; se ciò che ti divora è il mese intero di amministrazione, questo è l’agente che lo assorbe.
Lo montiamo nella tua azienda?
Hai individuato il problema. Noi consegniamo la soluzione e la lasciamo misurata.