Solution · Par agent
Demander des devis, les comparer et poser le bon de commande bouffe toute la semaine des Achats. L’agent qui fait ce travail ne prend pas de vacances : on le laisse tourner sur ton ERP.
Un bon acheteur transforme la demande interne en demande d’achat formelle, demande un devis aux bons fournisseurs, compare prix et délai, pose le bon de commande et suit la livraison jusqu’au bout. Le problème, c’est que ce travail est répétitif, se fait à la main sur Excel et par e-mail, et chaque heure passée là n’est pas une heure passée à négocier un meilleur prix. On livre ce travail comme agent sur ton ERP : il transforme la demande en demande d’achat, demande et compare les devis, génère le bon de commande et le suit jusqu’à la réception, avec une personne qui valide la dépense avant qu’elle parte. On ne te vend pas un formulaire de demandes ; on te laisse le travail d’achat fait.
Le problème
Bien acheter demande de comparer et de négocier. Acheter comme ça se fait aujourd’hui, c’est ressaisir trois fois la même demande.
- La demande interne arrive par e-mail ou Slack, quelqu’un la recopie à la main dans un Excel ou l’ERP, et cette seule étape bouffe une demi-heure par commande.
- Demander un devis à trois fournisseurs veut dire écrire trois e-mails presque identiques, attendre la réponse et recopier les chiffres dans un tableau comparatif à la main.
- Le bon de commande sort correct quand quelqu’un pense à tous les champs —produit, quantité, prix, conditions ; sinon l’erreur se découvre à la réception.
- Personne ne suit activement la commande jusqu’à ce que la production s’arrête parce que le matériel n’est pas arrivé, et c’est déjà trop tard pour relancer à temps.
Le coût de ne rien changer
Ça n’apparaît sur aucune facture : ça apparaît comme les heures des Achats à ressaisir trois fois la même chose au lieu de négocier un meilleur prix ou délai, comme le bon de commande mal monté qui se découvre à la réception, et comme la rupture de stock qui arrête la production parce que personne n’a relancé à temps. Le vrai coût d’un mauvais achat, ce n’est pas le prix payé en trop ; c’est le temps que les Achats ne passent pas à bien acheter parce qu’ils le passent à comparer des devis sur Excel.
La solution
Un agent achats livré sur ton ERP qui demande, compare, monte le bon de commande et suit la livraison, avec une personne qui valide la dépense
- 1On fixe avec toi tes fournisseurs homologués, les seuils de validation par montant et le critère de comparaison : ce qui pèse le plus, prix, délai ou conditions de paiement.
- 2L’agent transforme chaque demande interne en demande d’achat formelle, identifie quels fournisseurs homologués contacter selon la catégorie, et envoie la demande de devis.
- 3Quand les réponses arrivent, il les compare dans un tableau clair —prix, délai, conditions— et prépare le bon de commande avec le fournisseur qui colle le mieux, prêt pour ta validation si le montant l’exige.
- 4Après validation, il génère le bon de commande dans ton ERP, suit le délai engagé et prévient avant que la livraison prenne du retard, pas après.
Ce qui change
Ce que tu arrêtes de perdre
Les Achats arrêtent de ressaisir trois fois la même demande : la demande se transforme, s’envoie et se compare toute seule, et l’équipe passe son temps à négocier, pas à copier-coller.
Mécanisme
Le bon de commande sort complet du premier coup —produit, quantité, prix, conditions— parce que l’agent le monte sur les données du devis validé, pas à la main sous pression.
Mécanisme
Le suivi cesse d’être réactif : l’agent prévient quand un délai engagé est en risque, avant que ça arrête la production, pas après.
Mécanisme
Ce qu’on mesure : délai moyen entre la demande et le bon de commande posé, % de demandes comparées sur au moins deux fournisseurs, incidents de réception dus à un bon de commande mal monté, et livraisons signalées avant l’échéance plutôt qu’après.
Ce qu’on mesure
Fiche technique
- Travail supprimé
- convertir à la main la demande interne en bon de commande, écrire et comparer les devis fournisseurs par e-mail, et monter le bon de commande champ par champ
- Mise en place habituelle
- 2–4 semaines
- Entrée
- la demande d’achat interne, ta liste de fournisseurs homologués par catégorie et le seuil de validation par montant
- Sortie
- le bon de commande généré dans ton ERP avec le fournisseur choisi, la comparaison de devis enregistrée et le suivi de livraison par rapport au délai engagé
- Compatible avec
- OdooSAPSageHoldedMicrosoft DynamicsEmail (Gmail/Outlook)Slack
- Peut se connecter à
- Ton ERP et son module AchatsLe canal par lequel arrive la demande interne (e-mail, Slack, formulaire)Ta liste de fournisseurs homologués et leurs conditionsLes seuils de validation de ton équipe
- Ce qu’on mesure
- délai moyen entre la demande et le bon de commande posé% de demandes comparées sur au moins deux fournisseursincidents de réception dus à un bon de commande mal montélivraisons signalées avant l’échéance plutôt qu’après
- Adapté pour
- équipes achats avec un volume récurrent de demandes et des fournisseurs homologués qui veulent arrêter de ressaisir et passer le temps à négocier
- Pas adapté pour
- achats ponctuels à très faible volume, ou catégories où chaque fournisseur exige une négociation au cas par cas impossible à systématiser
Questions fréquentes
Un formulaire recueille la demande ; ton ERP stocke le bon de commande une fois que quelqu’un l’a saisi. Ce qui se passe entre les deux —demander un devis aux bons fournisseurs, comparer prix et délai, décider avec qui partir, et remplir le bon de commande avec ces données— reste un travail manuel. C’est exactement ce que fait l’agent : il ne remplace ni ton ERP ni ton formulaire, il fait le travail de jugement entre les deux. Le bon de commande continue à se stocker là où il vit déjà.
Pas par défaut. L’agent prépare la comparaison et propose le bon de commande, et une personne valide avant que ça parte —surtout au-dessus du seuil de montant qu’on fixe avec toi. On démarre avec des seuils bas en mode proposition et on n’élargit l’autonomie que quand l’historique de justesse le soutient. Tout est enregistré dans ton ERP : ce qui a été demandé, à qui, ce qu’ils ont répondu et pourquoi cette option a été choisie.
Oui, parce que le critère se définit par catégorie, pas de façon générique. On fixe avec toi quels fournisseurs homologués s’appliquent à chaque catégorie et ce qui pèse le plus dans la comparaison —le délai pour les matières premières, la condition de paiement pour les services. On démarre par la catégorie qui perd le plus d’heures et on étend selon les résultats, pas tout d’un coup.
On le monte chez toi ?
Tu as ciblé le problème. On livre la solution et on la laisse mesurée.