Solução · Por problema
Extrair os dados das faturas sem os digitar à mão, uma a uma
Cada fatura que entra, alguém a abre, lê o valor, o fornecedor, a data e o IVA, e digita-os no ERP. Multiplica isso pelas que recebes por mês. Isso automatiza-se — e nota-se em horas e em erros.
O problema
A fatura chega. Alguém a digita. E de vez em quando engana-se.
- Cada fatura é digitada à mão: abrir o PDF, copiar fornecedor, data, número, base, IVA e total, colar no ERP.
- Chegam em mil formatos —PDF, foto de telemóvel, email, papel digitalizado— e cada fornecedor põe os dados onde lhe apetece.
- Um dígito mal digitado num valor arrasta-se até ao fecho e aparece no pior momento.
- Ao fim do mês a equipa administrativa desaparece debaixo de uma pilha de faturas em vez de rever o que realmente importa.
O custo de continuar igual
O tempo gasto a digitar faturas não aparece como despesa em lado nenhum: aparece como uma equipa administrativa que não chega, como pagamentos fora de prazo e como erros apanhados tarde. Pagas o mesmo — repartido e invisível.
A solução
Um sistema que lê a fatura, extrai os dados e deixa a uma pessoa apenas validar
- 1Ligamos a entrada de faturas (email, pasta partilhada, telemóvel) a um motor que as lê venham como vierem: PDF, digitalização ou foto.
- 2Extrai os campos que importam —fornecedor, data, número, base, IVA, total e linhas— e cruza-os com os teus dados: que o fornecedor exista, que as contas batam certo, que não seja um duplicado.
- 3Despeja o resultado no teu ERP ou contabilidade já estruturado. O duvidoso assinala-o para que uma pessoa o reveja; o claro passa sozinho.
- 4Deixamo-lo medido: quantas faturas passam sem se tocar, tempo por fatura e que taxa de erro fica face a digitá-las à mão.
O que muda
O que deixas de perder
Processar uma fatura à mão custa em média cerca de 12,88 $ e leva entre 10 e 30 minutos; as equipas que automatizam descem para perto de 2,78 $ e fecham em dias, não em semanas.
Benchmarks de contas a pagar 2025 (APQC, via Resolve)
Um fluxo automatizado processa na ordem das 30 faturas por hora face a cerca de 5 à mão: a equipa administrativa deixa de digitar e volta a rever e conciliar.
Benchmarks de processamento de faturas 2025
O que medimos: % de faturas processadas sem intervenção, tempo médio por fatura e erros de captura face ao método manual.
O que medimos
Ficha técnica
- Trabalho que elimina
- digitar à mão o valor, fornecedor, data e IVA de cada fatura
- Implementação habitual
- 2–3 semanas
- Entrada
- fatura de fornecedor (PDF, email ou pasta)
- Saída
- dados extraídos e lançados no ERP com a sua conta e imposto
- Compatível com
- SAPSageHoldedA3
- Pode ligar-se a
- OCR + modelos de extraçãoO teu plano de contas e cadastro de fornecedoresEmail ou pasta de entrada
- O que medimos
- % de faturas capturadas sem intervençãoprecisão dos campos extraídostempo de processamento por faturacasos escalados
- Adequado para
- um volume recorrente de faturas com formatos variados
- Não adequado para
- documentos que não são faturas ou que exigem validação contábil complexa caso a caso
Ver tudo o que podes automatizar em Finanças e contabilidade →
Perguntas frequentes
Sim — é exatamente o que resolve. Não depende de um modelo fixo: o motor entende a fatura pelo que diz, não por onde cada fornecedor a coloca. Venha em PDF, digitalizada ou como foto de telemóvel, extrai fornecedor, valor, IVA e linhas onde quer que estejam. Os formatos estranhos são assinalados para revisão até o sistema aprender a lê-los sozinho.
É por isso que não contabiliza às cegas. Cada extração é cruzada com os teus dados —cadastro de fornecedores, plano de contas, deteção de duplicados— e o que não bate certo é assinalado para que uma pessoa o valide antes de passar. O claro passa sozinho; o duvidoso espera revisão. A diferença face a digitar à mão é que o erro é apanhado antes do fecho, não depois.
Não. Montamos a extração sobre o que já usas (SAP, Sage, Holded, A3 e afins): a fatura entra por onde entra hoje e o dado sai despejado no teu sistema. Não te vendemos um software novo para aprender; tiramos o passo de digitar daquele que tens.
Montamos no teu negócio?
Localizaste o problema. Nós entregamos a solução e deixamo-la medida.