Solução · Por agente
A tua equipa administrativa passa o mês a digitar faturas, a conciliar o banco e a perseguir cobranças. O agente contabilístico de IA faz esse trabalho mecânico e deixa à pessoa apenas o validar: deixamo-lo a funcionar sobre o teu ERP.
Um bom contabilista captura a fatura, extrai os seus dados, atribui-a à conta e ao centro de custo certos, regista-a no ERP, concilia o movimento do banco e cobra o que está vencido. O problema é que quase tudo isso é digitar, conciliar e perseguir —horas de trabalho mecânico que devoram a equipa e deitam abaixo o fecho. Nós implantamos esse contabilista como agente sobre o teu sistema: lê cada fatura recebida, despeja os dados validados, propõe o lançamento, concilia contra o extrato e deixa-te só a exceção para aprovar. Não te vendemos mais um software de faturação; deixamos o empregado digital a tratar da contabilidade, com uma pessoa a supervisionar o que não é óbvio.
O problema
A contabilidade não pode falhar, e a maior parte do mês vai-se em digitar, conciliar e perseguir à mão.
- Cada fatura que entra, alguém a abre, copia fornecedor, data, base, IVA e total, e digita-a no ERP —uma a uma, o mês inteiro.
- A conciliação bancária faz-se a olho no fim do mês: cruzar o extrato com os lançamentos linha a linha até bater certo, e apanhar o descuadre tarde.
- Atribuir a conta e o centro de custo certos depende de quem o faz e de se lembrar do critério; quando essa pessoa falta, acumula-se.
- As cobranças vencidas cobram-se quando alguém se lembra, não na data, e o fecho chega sempre a correr porque o mecânico comeu os dias.
O custo de continuar igual
O tempo que se vai a digitar faturas e a acertar o banco não aparece em nenhuma linha de despesa: aparece como uma equipa administrativa que não chega ao fecho a tempo, como pagamentos fora de prazo, como erros apanhados na auditoria, e como pessoas que valem para analisar a fazer de teclado. Contratar mais uma pessoa só para digitar cobre um pico, não o mês inteiro; e o critério contabilístico fica preso em tarefas que não precisam dele. Pagas o custo de uma equipa cara a fazer trabalho mecânico e de um fecho sempre com a língua de fora.
A solução
Um agente contabilístico implantado sobre o teu ERP que captura, extrai, concilia e propõe o lançamento, com uma pessoa a validar a exceção
- 1Fixamos contigo o critério e os limites: que documentos captura, como atribui contas e centros de custo segundo o teu plano de contas, o que concilia sozinho, o que cobra e o que te passa a validar antes de tocar no ERP.
- 2O agente lê cada fatura recebida —PDF, digitalização ou foto—, extrai os dados, valida-os contra a encomenda ou o histórico do fornecedor e propõe o lançamento com a sua conta e centro de custo, pronto a aprovar.
- 3Concilia os movimentos do banco contra os lançamentos, casa cobranças com faturas, marca o que não bate certo e prepara a cobrança do vencido —sem que ninguém cruze linhas à mão.
- 4Arranca com rede e medido: o agente propõe e uma pessoa valida a exceção, comparamos os seus lançamentos com os que faria a tua equipa, e só lhe ampliamos a autonomia por tipo de documento quando o dado o confirma.
O que muda
O que deixas de perder
A equipa deixa de digitar e conciliar à mão: a captura, a extração e a proposta de lançamento fá-las o agente, e as pessoas passam a validar e a analisar, onde o seu critério vale.
Mecanismo
A conciliação deixa de ser a maratona de fim de mês: os movimentos cruzam-se contra os lançamentos à medida que entram, por isso o descuadre vê-se cedo e o fecho deixa de chegar a correr.
Mecanismo
O critério contabilístico deixa de se gastar a digitar: o agente aplica o teu plano de contas de forma consistente, não depende de quem está nesse dia, e o mecânico deixa de acumular quando falta uma pessoa.
Mecanismo
O que medimos: % de faturas capturadas e contabilizadas sem intervenção, tempo de conciliação antes e depois, erros apanhados na validação, e dias até ao fecho face ao processo manual.
O que medimos
Ficha técnica
- Trabalho que elimina
- que a equipa administrativa capture faturas à mão, digite os seus dados no ERP, decida a conta e o centro de custo uma a uma, acerte o banco no fim do mês a cruzar linhas e persiga as cobranças vencidas quando alguém se lembra
- Implementação habitual
- 2–4 semanas
- Entrada
- as faturas recebidas (PDF, digitalização ou foto por email ou pasta), o teu plano de contas com as suas contas e centros de custo, o guião que fixamos contigo e o extrato ou a ligação do teu banco
- Saída
- cada fatura capturada e com os dados validados, o lançamento proposto com conta e centro de custo pronto a aprovar, os movimentos do banco conciliados, as cobranças casadas com as suas faturas e os vencidos prontos a cobrar —com a exceção encaminhada para uma pessoa
- Compatível com
- HoldedSageOdooA3Microsoft DynamicsERP contable del sectorConexión bancaria / extractoEmail o carpeta de facturas
- Pode ligar-se a
- O teu ERP ou software de contabilidadeO teu plano de contas, contas e centros de custoO teu banco (extrato ou ligação bancária)O teu canal de entrada de faturas (email ou pasta)
- O que medimos
- % de faturas capturadas e contabilizadas sem intervençãotempo de conciliação bancária antes e depoiserros apanhados na validaçãodias até ao fecho face ao processo manual
- Adequado para
- empresas e gabinetes de contabilidade com volume recorrente de faturas de fornecedor, conciliação bancária mensal e uma equipa administrativa a afogar-se em trabalho mecânico
- Não adequado para
- operações sem ERP nem processo contabilístico definido, ou casos onde cada lançamento exige critério humano especializado desde o primeiro segundo e não há volume repetitivo para absorver
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Perguntas frequentes
Um OCR lê a fatura e devolve-te o texto; o software de faturação guarda o documento e deixa-te os campos para preencher. Nenhum dos dois decide a conta, concilia o banco nem cobra o vencido: deixam o trabalho espalhado por ecrãs. O agente contabilístico faz a cadeia inteira: captura, extrai, valida, propõe o lançamento com a sua conta e centro de custo, concilia contra o extrato e prepara a cobrança —e passa-te só a exceção para validar. Não compete com o teu ERP; apoia-se nele e faz a parte que o ERP nunca automatizou.
É precisamente por isso que arranca supervisionado e não toca no ERP sem rede. O agente propõe o lançamento dentro do critério que fixamos —o teu plano de contas, os teus centros de custo, as tuas regras— e uma pessoa valida a exceção antes de algo ser registado em definitivo, sobretudo no início. Comparamos os seus lançamentos com os que faria a tua equipa antes de lhe ampliar a autonomia, e só lhe soltamos mais tipos de documento quando o dado o confirma. Se atribui uma conta que não devia, fica no rasto, a regra corrige-se e não se repete. Não substituímos o critério contabilístico onde é preciso critério; tiramos à equipa o trabalho de digitar e conciliar mil linhas por mês.
Extrair os dados de uma fatura é uma peça —essa podes atacá-la sozinha se é a tua única dor; temos uma solução dedicada só a extrair os dados das faturas. O agente contabilístico é o empregado digital que faz o ciclo completo da contabilidade mecânica: captura e lê as faturas, propõe o lançamento com conta e centro de custo, regista no ERP, concilia os movimentos do banco, casa cobranças com faturas e cobra o vencido. Se o teu é só o OCR de faturas, começa por aí; se o que te devora é o mês inteiro de administração, este é o agente que o absorve.
Montamos no teu negócio?
Localizaste o problema. Nós entregamos a solução e deixamo-la medida.