Solução · Por agente
Tens faturas vencidas e ninguém com tempo para as perseguir uma a uma. O agente de cobranças de IA reclama o pendente no momento certo, concilia o pagamento quando entra e escala o caso difícil —e uma pessoa aprova o que sai para o cliente: deixamo-lo a funcionar sobre a tua faturação.
Reclamar o vencido é um trabalho de constância, não de talento: olhar todos os dias para quem passou do prazo, enviar o lembrete no tom certo, subir a pressão quando é altura, apontar a promessa de pagamento, casar o dinheiro com a sua fatura quando por fim entra e saber quando o caso deixa de ser um email e passa a uma pessoa. O problema é que quase ninguém o faz bem, porque é fastidioso e reclamar o dinheiro da casa mete preguiça —por isso reclama-se tarde, aos solavancos, e a tesouraria ressente-se. Nós montamos esse cobrador como agente sobre a tua faturação: vigia a carteira de vencidos, redige e programa a sequência de cobrança, regista as promessas, concilia o recebimento com a sua fatura e sobe-te o caso espinhoso. A regra é dura: o agente propõe o que sai e uma pessoa aprova; nunca cobra nem mexe dinheiro sozinho. Não te vendemos mais um software de faturação; deixamos-te o empregado digital a perseguir o pendente, com uma pessoa ao comando do que sai.
O problema
O dinheiro está faturado mas não cobrado, e persegui-lo é o trabalho que toda a gente deixa para amanhã.
- A cobrança depende de alguém arranjar um bocado: faz-se aos solavancos, tarde, e as faturas vencidas há semanas ficam sem um único lembrete.
- Ninguém sabe ao certo quem deve o quê hoje: é preciso abrir o ERP, cruzar o extrato e somar à mão para saber quanto está vencido e desde quando.
- Quando entra um pagamento sem referência clara, custa casá-lo com a sua fatura, por isso reclama-se a clientes que já pagaram e irrita-se quem não devia.
- As promessas de pagamento perdem-se («pago-te na sexta») porque ninguém as aponta, e o caso que já pede um telefonema a sério continua a receber emails automáticos.
O custo de continuar igual
O tempo que ninguém dedica a reclamar não aparece em nenhuma rubrica de despesa: aparece como tesouraria que entra tarde, como o crédito do banco que puxas para chegar a fim do mês, como a fatura que acaba em incobrável porque foi reclamada quando o cliente já tinha fechado, e como as tuas boas pessoas a fazer de cobrador a contragosto em vez do seu trabalho. Contratar alguém para perseguir cobre um pico, não a constância diária que isto exige; e o critério —a quem apertas e a quem cuidas— perde-se entre a preguiça e a pressa. Pagas o custo financeiro de cobrar tarde e o do teu próprio dinheiro deixado na rua.
A solução
Um agente de cobranças sobre a tua faturação que vigia o vencido, reclama no momento certo, concilia o pagamento e escala o caso difícil, com uma pessoa a aprovar o que sai
- 1Fixamos contigo o critério e os limites: o que conta como vencido, a cadência e o tom da sequência por escalão de atraso, que canal usa (email, WhatsApp), que clientes cuidas e quais apertas, quando escala a uma pessoa e o que te passa a aprovar antes de sair.
- 2O agente vigia a carteira todos os dias: identifica o vencido fatura a fatura, agrupa-o por cliente e por dias de atraso, e prepara a cobrança —a mensagem redigida com o valor, a fatura e o link de pagamento se o usares—, pronta para que a aproves.
- 3Programa e persegue a sequência no momento certo: primeiro lembrete simpático, aviso firme, última chamada antes de escalar. Regista a promessa de pagamento e reprograma-a, concilia o recebimento com a sua fatura quando entra e deixa de reclamar assim que está cobrado.
- 4Arranca com rede e medido: o agente propõe e uma pessoa aprova cada mensagem que sai para o cliente, sobretudo no início; nunca cobra nem mexe dinheiro sozinho. Comparamos o que recupera com o processo de antes e só lhe alargamos autonomia por escalão quando o dado o confirma. O caso espinhoso e a relação continuam a ser da pessoa.
O que muda
O que deixas de perder
A cobrança deixa de depender de alguém arranjar um bocado: o agente vigia o vencido todos os dias e prepara a sequência no momento certo, por isso o lembrete sai quando deve em vez de três semanas tarde.
Mecanismo
O dinheiro entra mais cedo porque é pedido mais cedo e com constância: a fatura vencida recebe o seu lembrete no dia certo em vez de esperar que alguém tenha vontade de brigar pelo recebimento.
Mecanismo
Deixas de reclamar a quem já pagou: o agente concilia o recebimento com a sua fatura e para a sequência assim que está cobrado, por isso não incomodas o bom cliente nem perdes de vista quem deve mesmo.
Mecanismo
O que medimos: os dias médios de recebimento (DSO) antes e depois, a % de vencido reclamado a tempo face ao que ficava por tocar, as promessas de pagamento cumpridas, e os recebimentos conciliados sem intervenção.
O que medimos
Ficha técnica
- Trabalho que elimina
- que alguém tenha de abrir o ERP todos os dias para ver quem passou do prazo, redigir de raiz cada lembrete, lembrar-se de perseguir o pagamento prometido, cruzar o extrato à mão para saber se uma fatura já está cobrada e decidir na hora a quem se aperta e a quem não
- Implementação habitual
- 2–4 semanas
- Entrada
- as tuas faturas emitidas com os seus vencimentos e o saldo em dívida (do teu ERP ou faturação), os movimentos de recebimento (extrato ou gateway) contra os quais conciliar, e o critério de cobrança, o tom e o guião que fixamos contigo
- Saída
- a carteira de vencidos vigiada e segmentada por cliente e dias de atraso, a sequência de cobrança redigida e programada pronta a aprovar, as promessas de pagamento registadas e reprogramadas, o recebimento conciliado com a sua fatura e a cobrança parada assim que está cobrado, e o caso difícil escalado a uma pessoa —com cada mensagem ao cliente aprovada por uma pessoa
- Compatível com
- HoldedSageOdooQuickBooksA3StripeGoCardlessEmail (Gmail/Outlook)WhatsAppConexión bancaria / extracto
- Pode ligar-se a
- A tua faturação ou ERP (faturas, vencimentos, saldo em dívida)Os teus canais para o cliente (email, WhatsApp)O teu gateway ou forma de recebimento e o extrato do bancoO critério de cobrança, o tom e as regras de escalada da tua equipa
- O que medimos
- dias médios de recebimento (DSO) antes e depois% de vencido reclamado a tempo face ao que ficava por tocarpromessas de pagamento cumpridasrecebimentos conciliados com a sua fatura sem intervenção
- Adequado para
- empresas com volume recorrente de faturas a crédito, uma carteira de vencidos que ninguém persegue com constância e uma equipa que reclama aos solavancos quando arranja um bocado
- Não adequado para
- negócios que cobram a pronto ou por adiantado e não têm carteira de vencidos para gerir, ou casos estritamente contabilísticos —captura, lançamento e conciliação dos livros— para o que existe o agente contabilístico de IA
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Perguntas frequentes
O agente contabilístico leva os livros: captura a fatura, propõe o lançamento com a sua conta e centro de custo, regista-o no ERP e concilia o banco —reclamar o vencido é uma peça dentro desse ciclo. O agente de cobranças faz dessa peça o seu ofício inteiro: vigia a carteira de vencidos dia após dia, segmenta por cliente e por atraso, redige e persegue a sequência de cobrança no tom certo, regista as promessas de pagamento, casa o dinheiro com a sua fatura e escala o caso difícil. Se o que se te acumula é a contabilidade mecânica, o teu agente é o contabilista; se o que fica na rua é dinheiro já faturado, o teu agente é o de cobranças. Muitos negócios montam os dois, cada um no seu terreno.
Não, e essa é a linha que não passa. O agente maneja informação —o que está vencido, de quem e desde quando— e prepara a ação, mas cada mensagem que sai para o cliente arranca em modo proposta e uma pessoa aprova-a antes de ser enviada, sobretudo no início. Não cobra, não emite recibos sozinho, não mexe no teu gateway para tirar dinheiro: no máximo concilia o recebimento com a sua fatura quando entra e para de reclamar. O dinheiro de terceiros é movido por uma pessoa com o seu critério; o agente tira-lhe o trabalho fastidioso de vigiar, redigir e perseguir.
Por isso o tom e o critério fixam-se contigo antes de sair seja o que for, e uma pessoa aprova as mensagens. O agente não manda um email frio igual para todos: usa o escalão de atraso, o histórico e as regras que marcas —ao bom cliente que se esqueceu lembra-se com tato, a quem se habitua a pagar tarde sobe-se a firmeza—, e quando o caso pede uma conversa a sério escala-o à tua pessoa em vez de insistir em automático. A constância põe-na o agente; o tato e a decisão, tu. Sai mais cuidado do que a cobrança aos solavancos que hoje faz quem pode quando pode.
Montamos no teu negócio?
Localizaste o problema. Nós entregamos a solução e deixamo-la medida.