Soluzione · Per problema
Classificare i documenti che arrivano e mettere ognuno al suo posto, da soli
Nella tua casella condivisa e nel tuo Drive cade di tutto: contratti, CV, documenti d’identità, moduli, bolle di consegna, e-mail con allegati. Qualcuno li apre uno a uno, indovina di che tipo sono e li archivia nella cartella o nel sistema giusto. Questo si automatizza: il sistema li riconosce per tipo, li rinomina e li mette dove vanno appena entrano.
Il problema
Il documento arriva. Qualcuno lo apre, indovina cos’è e lo trascina in una cartella.
- In una stessa casella o cartella condivisa cade di tutto, mescolato —contratti, CV, documenti d’identità, moduli firmati, bolle, e-mail con allegati— e qualcuno deve aprire ognuno per sapere di cosa si tratta.
- L’archiviazione dipende dalla persona: ognuno nomina i file a modo suo e li lascia nella cartella che gli pare, così poi nessuno trova più niente.
- Il documento giusto finisce nella cartella sbagliata e non salta fuori finché non serve davvero —un audit, un reclamo, una firma in sospeso—.
- Nei picchi —una campagna di assunzioni, una chiusura, un’ondata di iscrizioni— la casella cresce più in fretta di quanto chiunque riesca a classificare e il lavoro si blocca dietro il triage.
Il costo di lasciare tutto com’è
Il tempo speso ad aprire, identificare e archiviare ogni documento non compare come costo da nessuna parte: compare come cartelle che nessuno capisce, documenti smarriti e persone qualificate che fanno le archiviste. Lo paghi lo stesso —sparso e invisibile— fino al giorno in cui non trovi il contratto che ti serve.
La soluzione
Un classificatore che riconosce il tipo di documento e lo archivia dove va; la persona rivede solo i casi dubbi
- 1Definiamo i tuoi tipi di documento reali e dove va ognuno: contratto → cartella cliente, CV → ATS, documento d’identità → fascicolo, bolla → ERP, modulo → il suo processo. La tua tassonomia, non un modello generico.
- 2Colleghiamo gli ingressi da dove ti arrivano già —casella condivisa, Drive, SharePoint, e-mail con allegati— e il sistema legge ogni documento appena entra: capisce di che tipo è anche in PDF, scansionato o come foto, senza dipendere da un modello fisso.
- 3Lo rinomina secondo la tua convenzione, applica le etichette che usi e lo archivia nella cartella o nel sistema giusto secondo le tue regole. Ciò che non riconosce con sicurezza lo lascia in una casella di revisione invece di archiviarlo alla cieca.
- 4Lo lasciamo misurato: che percentuale viene classificata e archiviata senza toccarla, quanti finiscono ricollocati dopo e di quanto cala il tempo da quando un documento entra a quando è al suo posto. Si riaddestra con le tue correzioni.
Cosa cambia
Quello che smetti di perdere
Tra l’80% e il 90% dei nuovi dati di un’azienda sono non strutturati —documenti, e-mail, scansioni—: proprio il materiale che le regole a campo fisso non hanno mai saputo leggere e che si classifica a mano.
Gartner (via Extend, 2025)
In media i team dedicano circa 1,8 ore al giorno —9,3 a settimana— a cercare e raccogliere informazioni; ordinare i documenti appena entrano è ciò che taglia quella ricerca.
McKinsey (rapporto The social economy, via Cottrill Research)
Cosa misuriamo: % di documenti classificati e archiviati senza intervento, tasso di ricollocazione successiva e tempo da quando un documento entra a quando è nella sua cartella o sistema.
Cosa misuriamo
Scheda tecnica
- Lavoro che elimina
- aprire ogni documento per decidere cos’è e dove archiviarlo
- Implementazione tipica
- 2–3 settimane
- Ingresso
- documento in arrivo (allegato email o cartella condivisa)
- Uscita
- documento classificato, rinominato e archiviato a destinazione
- Compatibile con
- Google DriveSharePointOneDriveDropbox
- Può collegarsi con
- Classificatore documentale IA (visione + NLP)CRMATSERP
- Cosa misuriamo
- % di documenti classificati senza interventoprecisione di tipo e destinazionetempo di archiviazioneduplicati rilevati
- Adatto per
- flussi con tipi di documento ricorrenti e destinazioni definite
- Non adatto per
- documenti senza schema né regole chiare di archiviazione
Domande frequenti
Sono due passi distinti. Qui il lavoro è riconoscere DI CHE tipo è ogni documento —questo è un contratto, questo un CV, questo una bolla— e metterlo nella cartella o nel sistema che gli spetta. Estrarre dati è leggere i campi DENTRO un tipo preciso (fornitore, importo, IVA di una fattura). Spesso vanno in fila: prima classifichiamo e archiviamo, poi sul tipo che lo richiede montiamo anche l’estrazione. Ma il problema «mi arriva di tutto mescolato e non so dove metterlo» si risolve qui.
Sì, è proprio quello che risolve. Non dipende da un modello fisso: il sistema capisce il documento per quello che è —contratto, documento d’identità, modulo— anche in PDF, scansionato storto o come foto dal telefono. I tipi che non riconosce con sicurezza li lascia in una casella di revisione invece di archiviarli alla cieca, e impara da ogni correzione del tuo team finché non li classifica da solo.
No. Si monta su quello che usi già —Google Drive, SharePoint, OneDrive, Dropbox e simili—: i documenti entrano da dove entrano oggi ed escono archiviati nella tua struttura, con i tuoi nomi e le tue etichette. Non ti vendiamo un nuovo gestore da imparare; togliamo il passo di aprire, identificare e trascinare a mano da quello che hai già.
Lo montiamo nella tua azienda?
Hai individuato il problema. Noi consegniamo la soluzione e la lasciamo misurata.