Soluzione · Per software
Tutta l’azienda gira su Google Workspace. E il team passa la giornata a spostare il dato da Gmail a un Sheet a Drive a mano.
Gmail, Sheets, Docs, Drive e Chat ti danno tutto in un posto —ma l’ordine arriva in Gmail e qualcuno lo digita in uno Sheet, il report si monta incollando dati da tre fogli, l’allegato si rinomina e si trascina nella cartella di Drive giusta, e lo stesso dato salta tra la posta, il foglio e Drive. Sulle API di Google Workspace montiamo l’IA che fa quella parte meccanica da sola.
Il problema
Google Workspace tiene tutto insieme. Quello che non fa è digitarsi da solo da Gmail a Sheets a Drive.
- L’ordine, la fattura o il dato di un cliente arriva in Gmail e qualcuno lo apre, lo copia e lo incolla in uno Sheet o in un modulo a mano.
- Il report che chiede la direzione si monta ogni settimana aprendo tre Sheets e una cartella di Drive, filtrando e incollando colonne a mano.
- I documenti che entrano —contratti, PDF, allegati— si rinominano e si trascinano uno a uno nella cartella di Drive giusta.
- Lo stesso dato vive in Gmail, in uno Sheet e in un Doc, e qualcuno passa la mattina a far quadrare che i tre dicano la stessa cosa.
Il costo di lasciare tutto com’è
Paghi una suite che promette di tenere tutto integrato e metti gente qualificata a fare da ponte copiando e incollando tra Gmail, Sheets e Drive. Non esce su nessuna fattura: esce come ore di amministrazione che spostano lo stesso dato da un’app all’altra, report che arrivano tardi perché si montano a mano, ed errori di battitura che nessuno vede finché non rompono qualcosa.
La soluzione
Uno strato di IA sulle API di Google Workspace che fa la parte meccanica tra app da solo
- 1Mappiamo con te quali parti del tuo Google Workspace si mangiano le ore: il versamento da Gmail a Sheets, il reporting che incrocia fogli e Drive, l’archiviazione dei documenti o la quadratura tra fogli.
- 2Colleghiamo tramite le API di Google Workspace (Gmail, Sheets, Drive, Docs) sul tuo dominio, con un account di servizio e ambiti (scope) delimitati via OAuth: l’IA legge ciò che entra —un’email in Gmail, un allegato, una riga nuova— e lo mette dove va —una cella di Sheets, un documento in Drive, un messaggio in Chat— senza che nessuno copi e incolli.
- 3Automatizziamo i salti tra app: un’email che arriva genera la sua riga nel foglio, un documento che entra si rinomina e si archivia nella sua cartella di Drive, e il report che incrocia Sheets e Drive si monta da solo con ciò che già vive sul tuo dominio.
- 4Lo lasciamo misurato e con rete: quale % di casi entra pulito senza intervento, quali dubbi salgono a una persona e di quanto scende il tempo di copiare, incollare e quadrare tra app.
Cosa cambia
Quello che smetti di perdere
L’amministrazione smette di essere il ponte tra app: il versamento da Gmail a Sheets e l’archiviazione in Drive si fanno da soli, e le ore tornano a operare invece che a copia-incolla.
Meccanismo
Il report smette di montarsi a mano: l’IA lo monta sulle API di Google incrociando gli Sheets e le cartelle di Drive che già usi, e arriva alla direzione in orario invece che quando qualcuno ha un attimo.
Meccanismo
Il dato smette di digitarsi due e tre volte: entra una volta e l’IA lo propaga all’app giusta, così la posta, il foglio e il Doc dicono la stessa cosa senza che nessuno li quadri.
Meccanismo
Cosa misuriamo: % di casi che entrano puliti senza intervento, precisione nel versare e classificare, tempo di copia-incolla per documento e report, e discordanze tra app rispetto al processo manuale precedente.
Cosa misuriamo
Scheda tecnica
- Lavoro che elimina
- che l’amministrazione faccia da ponte copiando e incollando lo stesso dato tra Gmail, Sheets e Drive
- Implementazione tipica
- 2–4 settimane
- Ingresso
- ciò che entra nella tua operatività: un’email in Gmail, un allegato, una riga nuova in un Sheet
- Uscita
- il dato messo dove va: una cella di Sheets, un documento archiviato in Drive, un messaggio in Google Chat
- Compatibile con
- Google Workspace (APIs de Google — Gmail, Sheets, Docs, Drive, Chat, Calendar)
- Può collegarsi con
- Le tue app Google Workspace (Gmail, Sheets, Docs, Drive, Chat)Le tue fonti di lavoro (email, allegati, Google Forms, righe nuove)Il tuo ERP, CRM o fatturazione se il dato entra o esce da lì
- Cosa misuriamo
- % di casi che entrano puliti senza interventoprecisione nel versare e classificaretempo di copia-incolla per documento e reportdiscordanze tra app rispetto al processo manuale precedente
- Adatto per
- aziende che già girano su Google Workspace e vogliono togliere il copia-incolla manuale tra le loro app
- Non adatto per
- processi fuori da Google Workspace o che richiedono giudizio di business caso per caso
Domande frequenti
Apps Script è codice che scrivi e mantieni tu: se succede A, fai B. Va benissimo per il deterministico —spostare un file, copiare un campo identico, far partire un’email—, ma lo devi scrivere e sistemare a mano ogni volta che il processo cambia. Gemini è un assistente che redige al tuo fianco dentro l’app: ti propone l’email in Gmail o riassume lo Sheet, ma lo fa partire una persona, prompt dopo prompt. Ciò che nessuno dei due fa da solo è la parte che richiede giudizio girando da capo a fondo senza nessuno davanti: leggere un’email in testo libero o un PDF e tirarne fuori i dati, decidere a quale riga o cartella corrisponde, quadrare ciò che non torna tra tre app. Lì entra il nostro strato. Lo montiamo sopra Apps Script e Gemini, non al loro posto: la suite fa partire, l’IA fa il lavoro che prima faceva una persona a mano.
No. Lavoriamo sul tuo dominio così com’è, collegandoci tramite le API di Google Workspace con un account di servizio e ambiti delimitati via OAuth a ciò che serve. Non ti vendiamo un’altra suite né ti chiediamo di migrare nulla: la tua posta, i tuoi fogli e il tuo Drive restano dove sono; l’IA si infila nei passi ripetitivi e lascia il dato dentro Google Workspace, nell’app giusta. Continui ad aprire lo stesso Gmail e lo stesso Drive di sempre, solo con la parte di copia-incolla già fatta.
I tuoi dati restano nel tuo dominio Google Workspace. L’account di servizio accede solo agli ambiti che concedi —il minimo per il flusso, non «a tutto»— e ogni azione è tracciata nel log di audit della tua console Google Admin. I modelli si usano via API con contratti che escludono l’addestramento sui tuoi dati, e se il tuo settore lo esige, si monta in modalità privata. Nei flussi sensibili —mandare un’email a un cliente, pubblicare un documento— parte in modalità proposta: l’IA prepara e una persona approva, finché la precisione è alta e molli autonomia per tipo di caso. La sicurezza la decidono l’architettura e i permessi, non «l’IA».
Lo montiamo nella tua azienda?
Hai individuato il problema. Noi consegniamo la soluzione e la lasciamo misurata.