Soluzione · Per agente
Chiedere preventivi, confrontarli e lanciare l’ordine d’acquisto si mangia tutta la settimana degli Acquisti. L’agente che fa quel lavoro non va in ferie: lo lasciamo funzionante sul tuo ERP.
Un buon compratore trasforma la richiesta interna in richiesta d’acquisto formale, chiede un preventivo ai fornitori giusti, confronta prezzo e tempi di consegna, lancia l’ordine d’acquisto e ne fa il seguito fino all’arrivo. Il problema è che quel lavoro è ripetitivo, si fa a mano su Excel e via email, e ogni ora spesa lì è un’ora non spesa a negoziare un prezzo migliore. Noi consegniamo quel lavoro come agente sul tuo ERP: trasforma la richiesta in richiesta d’acquisto, chiede e confronta preventivi, genera l’ordine e lo segue fino al ricevimento, con una persona che approva la spesa prima che parta. Non ti vendiamo un modulo di richieste; ti lasciamo il lavoro di acquisto fatto.
Il problema
Comprare bene richiede confrontare e negoziare. Comprare come si fa oggi è ribattere la stessa richiesta tre volte.
- La richiesta interna arriva via email o Slack, qualcuno la ricopia a mano in un Excel o nell’ERP, e già solo questo passaggio si mangia mezz’ora per ordine.
- Chiedere un preventivo a tre fornitori significa scrivere tre email quasi identiche, aspettare la risposta e ricopiare i numeri in una tabella comparativa a mano.
- L’ordine d’acquisto esce corretto quando qualcuno si ricorda di tutti i campi —prodotto, quantità, prezzo, condizioni; quando no, l’errore si scopre al ricevimento.
- Nessuno segue attivamente l’ordine finché la produzione non si ferma perché il materiale non è arrivato, ed è già troppo tardi per reclamare in tempo.
Il costo di lasciare tutto com’è
Non appare in nessuna fattura: appare come le ore degli Acquisti a ribattere la stessa cosa tre volte invece di negoziare un prezzo o un termine migliore, come l’ordine d’acquisto costruito male che si scopre al ricevimento, e come la rottura di stock che ferma la produzione perché nessuno ha reclamato in tempo. Il vero costo di comprare male non è il prezzo pagato in più; è il tempo che gli Acquisti non dedicano a comprare bene perché lo passano a confrontare preventivi su Excel.
La soluzione
Un agente acquisti consegnato sul tuo ERP che chiede, confronta, costruisce l’ordine e ne fa il seguito, con una persona che approva la spesa
- 1Fissiamo con te i tuoi fornitori qualificati, le soglie di approvazione per importo e il criterio di confronto: cosa pesa di più, prezzo, tempi di consegna o condizioni di pagamento.
- 2L’agente trasforma ogni richiesta interna in richiesta d’acquisto formale, individua a quali fornitori qualificati chiedere il preventivo secondo la categoria, e lancia la richiesta.
- 3Quando arrivano le risposte, le confronta in una tabella chiara —prezzo, tempi di consegna, condizioni— e prepara l’ordine d’acquisto con il fornitore che si adatta meglio, pronto per la tua approvazione se l’importo lo richiede.
- 4Dopo l’approvazione, genera l’ordine nel tuo ERP, segue il termine di consegna concordato e avvisa prima che la consegna slitti, non dopo.
Cosa cambia
Quello che smetti di perdere
Gli Acquisti smettono di ribattere la stessa richiesta tre volte: la richiesta si converte, si invia e si confronta da sola, e il team dedica il tempo a negoziare, non a copiare e incollare.
Meccanismo
L’ordine d’acquisto esce completo la prima volta —prodotto, quantità, prezzo, condizioni— perché l’agente lo costruisce sui dati del preventivo approvato, non a mano sotto pressione.
Meccanismo
Il seguito smette di essere reattivo: l’agente avvisa quando un termine di consegna concordato è a rischio, prima che fermi la produzione, non dopo.
Meccanismo
Cosa misuriamo: tempo medio dalla richiesta all’ordine lanciato, % di richieste confrontate su almeno due fornitori, incidenti di ricevimento causati da un ordine costruito male, e consegne segnalate prima della scadenza rispetto a dopo.
Cosa misuriamo
Scheda tecnica
- Lavoro che elimina
- convertire a mano la richiesta interna in ordine d’acquisto, scrivere e confrontare i preventivi dei fornitori via email, e costruire l’ordine d’acquisto campo per campo
- Implementazione tipica
- 2–4 settimane
- Ingresso
- la richiesta d’acquisto interna, la tua lista di fornitori qualificati per categoria e la soglia di approvazione per importo
- Uscita
- l’ordine d’acquisto generato nel tuo ERP con il fornitore scelto, il confronto preventivi registrato e il tracciamento della consegna rispetto al termine concordato
- Compatibile con
- OdooSAPSageHoldedMicrosoft DynamicsEmail (Gmail/Outlook)Slack
- Può collegarsi con
- Il tuo ERP e il suo modulo AcquistiIl canale da cui arriva la richiesta interna (email, Slack, modulo)La tua lista di fornitori qualificati e le loro condizioniLe soglie di approvazione del tuo team
- Cosa misuriamo
- tempo medio dalla richiesta all’ordine lanciato% di richieste confrontate su almeno due fornitoriincidenti di ricevimento causati da un ordine costruito maleconsegne segnalate prima della scadenza rispetto a dopo
- Adatto per
- team acquisti con volume ricorrente di richieste e fornitori qualificati che vogliono smettere di ribattere a mano e dedicare il tempo a negoziare
- Non adatto per
- acquisti occasionali a volume molto basso, o categorie dove ogni fornitore richiede una negoziazione caso per caso impossibile da sistematizzare
Domande frequenti
Un modulo raccoglie la richiesta; il tuo ERP memorizza l’ordine una volta che qualcuno lo digita. Quello che succede in mezzo —chiedere un preventivo ai fornitori giusti, confrontare prezzo e tempi di consegna, decidere con chi andare, e riempire l’ordine con quei dati— resta lavoro manuale. È esattamente quello che fa l’agente: non sostituisce né il tuo ERP né il tuo modulo, fa il lavoro di giudizio in mezzo. L’ordine continua a memorizzarsi dove già vive.
Non per impostazione predefinita. L’agente prepara il confronto e propone l’ordine, e una persona approva prima che parta —soprattutto sopra la soglia di importo che fissiamo con te. Partiamo con soglie basse in modalità proposta e ampliamo l’autonomia solo quando lo storico degli acquisti riusciti lo sostiene. Tutto resta registrato nel tuo ERP: cosa è stato chiesto, a chi, cosa hanno risposto e perché è stata scelta quell’opzione.
Sì, perché il criterio si definisce per categoria, non in modo generico. Fissiamo con te quali fornitori qualificati valgono per ogni categoria e cosa pesa di più nel confronto —i tempi di consegna per le materie prime, la condizione di pagamento per i servizi. Partiamo dalla categoria che perde più ore ed espandiamo secondo i risultati, non tutto in una volta.
Lo montiamo nella tua azienda?
Hai individuato il problema. Noi consegniamo la soluzione e la lasciamo misurata.