Distributore industriale mid-market (organico 120, fatturato 18 M€ annui). Settore che storicamente "non è da IA". Ti mostriamo come si è fatto, cosa è stato toccato e cosa no.
Il punto di partenza
Il team amministrativo dedicava 32 ore alla settimana — tra 4 persone — a compiti ripetitivi: classificare bolle di consegna, conciliare fatture con gli ordini, rispondere alle domande frequenti delle filiali, aggiornare l'ERP con dati che arrivavano via email.
Lavoro invisibile. Costoso. E soprattutto: lavoro che nessuno voleva fare ma di cui tutti avevano bisogno.
Cosa abbiamo automatizzato (e cosa no)
| Processo | Decisione | Motivo |
|---|---|---|
| Classificazione delle bolle | Sì | Regole chiare al ~100%, alta ripetizione |
| Riconciliazione fattura-ordine | Sì | Volume alto, eccezioni basse |
| Risposte FAQ alle filiali | Sì | Le top 30 domande coprono l'80% del volume |
| Aggiornamento ERP da email | Parziale | Gli edge case richiedono revisione umana |
| Negoziazione con fornitori | No | Componente relazionale + rischio alto |
| Decisioni di credito ai clienti | No | Rischio regolatorio |
Lo stack
- GPT-4o-mini per la classificazione documenti (costo imbattibile)
- Claude Sonnet 4 per risposte che richiedono contesto lungo
- Supabase come livello di orchestrazione + log
- Webhook diretto all'ERP per scrittura controllata
- Langfuse per observability
Come è stato misurato
Prima: cronometro reale per 2 settimane con le 4 persone che annotavano il tempo per categoria di attività. Dopo: dashboard automatica che conta ogni documento processato vs lo SLA umano che sostituiva.
| Metrica | Prima | Dopo (settimana 8) | Delta |
|---|---|---|---|
| Ore/settimana in ripetitivo | 32 h | 4 h | -87% |
| Tempo medio per bolla | 4 min | 12 sec | -95% |
| Errori manuali | 4,2% | 0,3% | -93% |
| Costo per processo | 4,80 € | 0,40 € | -92% |
Cosa si poteva fare ma NON è stato fatto
Il cliente voleva automatizzare anche la negoziazione con i fornitori. Gli abbiamo detto di no. Non perché impossibile — perché inopportuno: il relazionale con i fornitori strategici è parte del valore. Automatizzarlo sarebbe stato efficiente e costoso allo stesso tempo.
Costo totale e ROI
- Investimento: 12.000 € (setup + 8 settimane di implementazione)
- Costo ricorrente: 450 €/mese (LLM + infra + monitoraggio)
- Ore/anno liberate: ~1.400 h (28 h × 50 sett.)
- Valore equivalente: ~49.000 €/anno (a costo/ora di 35 €)
- Payback: 3 mesi · ROI anno 1: 308%
L'abbiamo lasciato funzionante. Il team admin non è stato licenziato: è stato riallocato all'acquisizione. In 6 mesi l'azienda era cresciuta del 12% senza toccare l'organico.