Solución · Por problema
Extraer los datos de las facturas sin teclearlos a mano, una por una
Cada factura que entra, alguien la abre, lee el importe, el proveedor, la fecha y el IVA, y lo pica en el ERP. Multiplícalo por las que recibes al mes. Eso se automatiza, y se nota en horas y en errores.
El problema
La factura llega. Alguien la teclea. Y de vez en cuando se equivoca.
- Cada factura se pica a mano: abrir el PDF, copiar proveedor, fecha, número, base, IVA y total, y pegarlo en el ERP.
- Llegan en mil formatos —PDF, foto de móvil, email, papel escaneado— y cada proveedor coloca los datos donde le da la gana.
- Un dígito mal tecleado en un importe se arrastra hasta el cierre y aparece cuando ya no toca.
- A fin de mes el equipo administrativo desaparece bajo una pila de facturas en vez de revisar lo que de verdad importa.
Coste de seguir igual
El tiempo que se va en teclear facturas no aparece como gasto en ningún sitio: aparece como un equipo administrativo que no llega, como pagos fuera de plazo y como errores que se cazan tarde. Lo pagas igual, solo que repartido y sin verlo.
La solución
Un sistema que lee la factura, extrae los datos y deja a una persona solo validar
- 1Conectamos la entrada de facturas (email, carpeta compartida, móvil) a un motor que las lee vengan como vengan: PDF, escaneo o foto.
- 2Extrae los campos que importan —proveedor, fecha, número, base, IVA, total y líneas— y los cruza con tus datos: que el proveedor exista, que las cuentas cuadren, que no sea un duplicado.
- 3Vuelca el resultado en tu ERP o contabilidad ya estructurado. Lo dudoso lo marca para que una persona lo revise; lo claro pasa solo.
- 4Lo dejamos medido: cuántas facturas se procesan sin tocar, cuánto se tarda por factura y qué tasa de error queda frente a picarlas a mano.
Lo que cambia
Lo que dejas de perder
Procesar una factura a mano cuesta de media unos 12,88 $ y lleva entre 10 y 30 minutos; los equipos que automatizan bajan a alrededor de 2,78 $ y cierran en días, no en semanas.
Benchmarks de cuentas por pagar 2025 (APQC, vía Resolve)
Un flujo automatizado procesa del orden de 30 facturas por hora frente a unas 5 a mano: el equipo administrativo deja de teclear y vuelve a revisar y conciliar.
Benchmarks de procesamiento de facturas 2025
Qué medimos: % de facturas procesadas sin intervención, tiempo medio por factura y errores de captura frente al método manual.
Qué medimos
Ficha técnica
- Trabajo que elimina
- teclear a mano el importe, proveedor, fecha e IVA de cada factura
- Implementación habitual
- 2–3 semanas
- Entrada
- factura de proveedor (PDF, email o carpeta)
- Salida
- datos extraídos y volcados en el ERP con su cuenta e impuesto
- Compatible con
- SAPSageHoldedA3
- Puede conectarse con
- OCR + modelos de extracciónTu plan de cuentas y maestro de proveedoresEmail o carpeta de entrada
- Qué medimos
- % de facturas capturadas sin intervenciónprecisión de los campos extraídostiempo de proceso por facturacasos escalados
- Adecuado para
- volumen recurrente de facturas con formatos variados
- No adecuado para
- documentos que no son facturas o que exigen validación contable compleja caso a caso
Ver todo lo que puedes automatizar en Finanzas y contabilidad →
Preguntas frecuentes
Sí, eso es justo lo que resuelve. No depende de una plantilla fija: el motor entiende la factura por lo que dice, no por dónde lo coloca cada proveedor. Da igual que llegue en PDF, escaneada o como foto de móvil; extrae proveedor, importe, IVA y líneas estén donde estén. Los formatos raros se marcan para revisión hasta que el sistema aprende a leerlos solo.
Por eso no contabiliza a ciegas. Cada extracción se cruza con tus datos —maestro de proveedores, plan de cuentas, detección de duplicados— y lo que no cuadra se marca para que una persona lo valide antes de pasar. Lo claro entra solo; lo dudoso espera revisión. La diferencia con teclear a mano es que el error se caza antes del cierre, no después.
No. Montamos la extracción sobre lo que ya usas (SAP, Sage, Holded, A3 y similares): la factura entra por donde entra hoy y el dato sale volcado en tu sistema. No te vendemos un software nuevo que aprender; quitamos el paso de teclear del que ya tienes.
¿Lo montamos en tu negocio?
Tú tienes el problema localizado. Nosotros lo dejamos funcionando y medido.