Distribuidora industrial mid-market (plantilla 120, ventas €18M anuales). Sector que históricamente "no es para IA". Mostramos cómo se hizo, qué tocó tocar y qué no.
El punto de partida
El equipo de administración dedicaba 32 horas semanales — entre 4 personas — a tareas repetitivas: clasificar albaranes, conciliar facturas con pedidos, responder consultas frecuentes de delegaciones, actualizar el ERP con datos que llegaban por email.
Trabajo invisible. Caro. Y sobre todo: trabajo que nadie quería hacer pero todo el mundo necesitaba que se hiciera.
Qué automatizamos (y qué no)
| Proceso | Decisión | Razón |
|---|---|---|
| Clasificación de albaranes | Sí | ~100% reglas claras, alta repetición |
| Conciliación factura-pedido | Sí | Volumen alto, baja excepción |
| Respuestas FAQ a delegaciones | Sí | Top 30 preguntas cubren 80% del volumen |
| Actualización ERP desde email | Parcial | Edge cases necesitan revisión humana |
| Negociación con proveedores | No | Componente relacional + riesgo alto |
| Decisiones de crédito a clientes | No | Riesgo regulatorio |
El stack
- GPT-4o-mini para clasificación de documentos (coste imbatible)
- Claude Sonnet 4 para respuestas que necesitan contexto largo
- Supabase como capa de orquestación + logs
- Webhook directo al ERP para escritura controlada
- Langfuse para observability
Cómo se midió
Antes: cronómetro real de 2 semanas con las 4 personas anotando tiempo por categoría de tarea. Después: dashboard automático que cuenta cada documento procesado vs el SLA humano que sustituía.
| Métrica | Antes | Después (semana 8) | Delta |
|---|---|---|---|
| Horas/semana en repetitivo | 32h | 4h | -87% |
| Tiempo medio por albarán | 4 min | 12 seg | -95% |
| Errores manuales | 4,2% | 0,3% | -93% |
| Coste por proceso | €4,80 | €0,40 | -92% |
Qué se podía hacer pero NO se hizo
El cliente quería automatizar también la negociación con proveedores. Le dijimos que no. No por imposible — por inconveniente: el relacional con proveedores estratégicos es parte del valor. Automatizarlo habría sido eficiente y caro a la vez.
Coste total y ROI
- Inversión: €12.000 (setup + 8 semanas de implementación)
- Coste recurrente: €450/mes (LLM + infra + monitorización)
- Horas/año liberadas: ~1.400h (28h × 50 sem)
- Valor equivalente: ~€49.000/año (a coste/hora de €35)
- Payback: 3 meses · ROI año 1: 308%
Lo dejamos funcionando. El equipo de admin no se despidió: se reasignó a captación. En 6 meses la empresa había crecido un 12% sin tocar headcount.