Solución · Por problema
Clasificar los documentos que entran y dejar cada uno en su sitio, solos
A tu bandeja compartida y a tu Drive cae de todo: contratos, CVs, DNIs, formularios, albaranes, correos con adjuntos. Alguien los abre uno a uno, decide de qué tipo son y los archiva en la carpeta o el sistema que toca. Eso se automatiza: el sistema los reconoce por tipo, los renombra y los deja donde van al entrar.
El problema
El documento entra. Alguien lo abre, adivina qué es y lo arrastra a una carpeta.
- A una misma bandeja o carpeta compartida cae de todo mezclado —contratos, currículums, identificaciones, formularios firmados, albaranes, correos con adjuntos— y alguien tiene que abrir cada uno para saber de qué va.
- El archivado depende de la persona: cada uno nombra los ficheros a su manera y los deja en la carpeta que le parece, así que luego nadie encuentra nada.
- El documento correcto acaba en la carpeta equivocada y no aparece hasta que hace falta de verdad —una auditoría, una reclamación, una firma pendiente—.
- En los picos —una campaña de contratación, un cierre, una avalancha de altas— la bandeja crece más rápido de lo que nadie clasifica y el trabajo se atasca detrás del triaje.
Coste de seguir igual
El rato que se va en abrir, identificar y archivar cada documento no aparece como gasto en ningún informe: aparece como carpetas que nadie entiende, documentos traspapelados y gente cualificada haciendo de archivador. Lo pagas igual, repartido y sin verlo, hasta el día que no encuentras el contrato que necesitas.
La solución
Un clasificador que reconoce el tipo de documento y lo archiva donde va; la persona solo revisa lo dudoso
- 1Definimos tus tipos de documento reales y a dónde va cada uno: contrato → carpeta de cliente, CV → ATS, DNI → expediente, albarán → ERP, formulario → su proceso. Tu taxonomía, no una plantilla genérica.
- 2Conectamos las entradas por donde ya te llegan —bandeja compartida, Drive, SharePoint, correo con adjuntos— y el sistema lee cada documento al entrar: entiende de qué tipo es aunque venga en PDF, escaneado o como foto, sin depender de una plantilla fija.
- 3Lo renombra con tu convención, le pone las etiquetas que uses y lo archiva en la carpeta o el sistema correcto según tus reglas. Lo que no reconoce con confianza lo deja en una bandeja de revisión en vez de archivarlo a ciegas.
- 4Lo dejamos medido: qué porcentaje se clasifica y archiva sin tocar, cuántos acaban reubicados después y cuánto baja el tiempo desde que entra un documento hasta que está en su sitio. Se reentrena con tus correcciones.
Lo que cambia
Lo que dejas de perder
Entre el 80% y el 90% de los datos nuevos de una empresa son no estructurados —documentos, correos, escaneos—: justo el material que las reglas de campo fijo nunca supieron leer y que hay que clasificar a mano.
Gartner (vía Extend, 2025)
La plantilla dedica de media unas 1,8 horas al día —9,3 a la semana— a buscar y reunir información; ordenar los documentos al entrar es lo que recorta esa búsqueda.
McKinsey (informe The social economy, vía Cottrill Research)
Qué medimos: % de documentos clasificados y archivados sin intervención, tasa de reubicación posterior y tiempo desde que entra un documento hasta que está en su carpeta o sistema.
Qué medimos
Ficha técnica
- Trabajo que elimina
- abrir cada documento para decidir qué es y dónde archivarlo
- Implementación habitual
- 2–3 semanas
- Entrada
- documento entrante (email con adjunto o carpeta compartida)
- Salida
- documento clasificado, renombrado y archivado en su destino
- Compatible con
- Google DriveSharePointOneDriveDropbox
- Puede conectarse con
- Clasificador documental con IA (visión + NLP)CRMATSERP
- Qué medimos
- % de documentos clasificados sin intervenciónprecisión de tipo y destinotiempo de archivadoduplicados detectados
- Adecuado para
- flujos con tipos de documento recurrentes y destinos definidos
- No adecuado para
- documentos sin patrón ni reglas claras de archivo
Preguntas frecuentes
Son dos pasos distintos. Aquí el trabajo es reconocer DE QUÉ tipo es cada documento —esto es un contrato, esto un CV, esto un albarán— y dejarlo en la carpeta o el sistema que le toca. Extraer datos es leer los campos DENTRO de un tipo concreto (proveedor, importe, IVA de una factura). Muchas veces van seguidos: primero clasificamos y archivamos, y sobre el tipo que lo pida montamos también la extracción. Pero el problema de «me entra de todo mezclado y no sé dónde ponerlo» se resuelve aquí.
Sí, eso es justo lo que resuelve. No depende de una plantilla fija: el sistema entiende el documento por lo que es —contrato, identificación, formulario— aunque llegue en PDF, escaneado torcido o como foto de móvil. Los tipos que no reconoce con confianza los deja en una bandeja de revisión en vez de archivarlos a ciegas, y aprende de cada corrección que hace tu equipo hasta que los clasifica solo.
No. Se monta sobre lo que ya usas —Google Drive, SharePoint, OneDrive, Dropbox y similares—: los documentos entran por donde entran hoy y salen archivados en tu estructura, con tus nombres y tus etiquetas. No te vendemos un gestor nuevo que aprender; quitamos el paso de abrir, identificar y arrastrar a mano del que ya tienes.
¿Lo montamos en tu negocio?
Tú tienes el problema localizado. Nosotros lo dejamos funcionando y medido.