La tesis en una frase: la IA que redacta tu propuesta te ahorra horas; la que te dice que no la presentes te ahorra semanas. Y solo una de las dos se vende.
Es lógico que sea así. Redactar es un problema visible, medible y demostrable en una demo: metes el pliego, sale el borrador, todo el mundo aplaude. Decidir no presentarse no tiene demo. No produce entregable. Nadie sale de la reunión con un documento bonito. Lo único que produce es una semana de tu mejor gente que no se ha gastado, y eso no aparece en ninguna línea de ningún presupuesto.
Por qué decidir a qué licitaciones presentarse importa más que redactarlas
Empieza por la aritmética, que es donde se ve. El informe anual de Loopio sobre respuesta a licitaciones, que encuesta a más de 1.500 empresas, sitúa la tasa media de victoria en el 39 % este año, con Europa en ese mismo entorno y Reino Unido arriba, en el 47 %. Traducido: de cada diez concursos que presentas, seis se van a la basura. Y cada uno se ha llevado por delante días de trabajo de la gente que mejor conoce tu producto.
El mismo informe da el dato que de verdad interesa aquí: las empresas responden de media al 55 % de las licitaciones que reciben. Es decir, casi la mitad ya se descarta. La pregunta no es si filtras —filtras—, es cómo: si ese 45 % se decide con un criterio escrito o se decide a las siete de la tarde de un viernes, por cansancio, por quién grita más en la reunión o por el sesgo de que este cliente nos hace mucha ilusión.
Ahí está el dinero. Mejorar la redacción sube el margen de los concursos a los que ya ibas. Mejorar el filtro cambia a cuáles vas, y eso mueve la tasa de victoria entera. Un equipo que presenta veinte concursos al año con un 30 % de acierto y otro que presenta doce con un 50 % ganan lo mismo — pero el segundo se ha ahorrado ocho semanas de trabajo y tiene a su gente descansada para la propuesta que sí importa.
Lo que la IA hace bien aquí (y no es predecir quién gana)
Vamos a quitar de en medio la fantasía primero: no le pidas a un modelo que te diga si vas a ganar. No lo sabe. No conoce a los otros licitadores, no conoce el precio al que van a ir, no sabe qué relación tiene el órgano de contratación con el incumbente, y cualquier probabilidad que te escupa es una alucinación con dos decimales. Si alguien te vende eso, te está vendiendo un oráculo.
Lo que sí hace bien, y hace muy bien, es instruir el expediente en minutos en vez de en días. Leer trescientas páginas de pliego y sacar a la superficie las cosas que descalifican, que son casi siempre las mismas cuatro:
- Requisitos que no cumples y no puedes cumplir a tiempo. Solvencia técnica o económica, clasificación empresarial, certificaciones, obras o servicios similares acreditados en los últimos tres años. Esto es booleano y está escrito. Es exactamente el trabajo que un modelo hace bien y una persona cansada hace mal a la página 180.
- Criterios de puntuación donde pierdes por estructura. Si el precio pesa el 60 % y tú no eres el barato, no tienes un problema de redacción: tienes un problema de aritmética. Extraer la matriz de ponderación y contrastarla contra tu posición real es un filtro de treinta segundos que casi nadie aplica antes de decir que sí.
- Pliegos escritos a medida de otro. No hace falta acusar a nadie: basta con detectar el patrón —especificaciones tan concretas que solo un producto las cumple, plazos de ejecución que solo tienen sentido si ya estabas dentro, referencias exigidas que describen el contrato anterior—. El modelo no juzga la intención, señala la señal. Tú decides.
- El calendario real. No la fecha límite: el trabajo que hay entre hoy y la fecha límite, cruzado con los otros dos concursos que ya tienes abiertos y la persona que tendría que hacer los tres. Este es el filtro que más concursos debería tumbar y el que menos se aplica, porque exige mirar la capacidad y no las ganas.
Fíjate en que ninguno de los cuatro es una predicción. Los cuatro son lectura y contraste: sacar lo que ya está escrito en el pliego y ponerlo enfrente de lo que ya está escrito en tu casa. Por eso funciona. Y por eso la salida correcta no es un veredicto, es un expediente de una página con los cuatro puntos resueltos y las banderas rojas señaladas, para que la decisión la tome quien tiene que tomarla.
El criterio escrito: cinco preguntas y un umbral
Automatizar un criterio que no existe no produce un criterio: produce el mismo desorden, más rápido. Antes de conectar nada, escribe las preguntas y el umbral. Cinco bastan, y las cuatro primeras son las de arriba. La quinta es la que nadie escribe:
¿Qué dejamos de hacer esa semana? El coste de oportunidad es el único factor que no está en el pliego, y es casi siempre el decisivo. Presentarse a un concurso no cuesta el tiempo de redactarlo: cuesta la propuesta comercial que no se hizo, el cliente actual que no se atendió y el margen de la semana siguiente. Si esa pregunta no está en tu plantilla de decisión, tu bid/no-bid está midiendo mal.
Y un umbral, explícito: cuántas banderas rojas convierten un «depende» en un «no». Escríbelo antes de tener el pliego delante, porque con el pliego delante y el cliente ilusionando a alguien, todos los umbrales se vuelven flexibles.
Cuándo NO montar esto
Si presentas cuatro concursos al año, no automatices nada. Léelos. El filtro automático compensa a partir de volumen —cuando el cuello de botella es que llegan más pliegos de los que alguien puede leer con atención— y por debajo de ahí lo único que consigues es meter una capa de software entre tú y un documento que te convenía leer entero.
Tampoco lo montes si tu problema real es que no sabes por qué pierdes. Un filtro de entrada no arregla una propuesta que puntúa mal: solo hace que presentes menos de lo mismo. Ahí el trabajo es otro —revisar los informes de valoración de los concursos perdidos, que en contratación pública suelen estar disponibles y casi nadie lee—.
La señal de que tu bid/no-bid no existe
Hay una pregunta que lo destapa en diez segundos: ¿cuál fue tu tasa de victoria el año pasado, y cuántas horas costó cada concurso presentado? Si los dos números no existen, no tienes un proceso de decisión: tienes una costumbre. Y no puedes mejorar lo que no mides — vale para una automatización y vale para esto: medir el rendimiento de un sistema una vez desplegado empieza siempre por tener la línea base antes, no por comprar la herramienta.
Empieza por ahí, entonces. Saca la lista de los concursos del último año, apunta cuáles ganaste y cuántas horas se fue cada uno. Con esa tabla delante, el criterio se escribe solo: vas a ver el patrón de lo que ganas y el patrón de lo que te desangra, y probablemente descubras que llevas dos años presentándote religiosamente a un tipo de concurso que no has ganado nunca.
Y después, sí: para los concursos que sí pasan el filtro, automatiza la respuesta. Ahí la IA ahorra exactamente lo que promete, y está resuelto como servicio en responder licitaciones sin quemar una semana por pliego. Pero en ese orden. Primero decidir a cuáles no vas, después redactar mejor las que quedan. Al revés lo único que consigues es perder concursos más deprisa y con mejor tipografía.