Lösung · Nach Problem
Rechnungsdaten auslesen, ohne sie einzeln von Hand abzutippen
Jede Rechnung, die reinkommt, öffnet jemand, liest Betrag, Lieferant, Datum und Steuer und tippt sie ins ERP. Multipliziere das mit dem, was du pro Monat bekommst. Das lässt sich automatisieren — und es zeigt sich in Stunden und in Fehlern.
Das Problem
Die Rechnung kommt rein. Jemand tippt sie. Und ab und zu vertippt er sich.
- Jede Rechnung wird von Hand erfasst: PDF öffnen, Lieferant, Datum, Nummer, Netto, Steuer und Gesamtbetrag kopieren, ins ERP einfügen.
- Sie kommen in tausend Formaten —PDF, Handyfoto, E-Mail, gescanntes Papier— und jeder Lieferant setzt die Daten hin, wo es ihm passt.
- Eine vertippte Ziffer in einem Betrag schleppt sich bis zum Abschluss und taucht im ungünstigsten Moment auf.
- Zum Monatsende verschwindet das Verwaltungsteam unter einem Stapel Rechnungen, statt zu prüfen, was wirklich zählt.
Was es kostet, alles zu lassen
Die Zeit fürs Abtippen von Rechnungen taucht nirgends als Kosten auf: Sie taucht auf als ein Verwaltungsteam, das nicht hinterherkommt, als verspätete Zahlungen und als Fehler, die zu spät auffallen. Du zahlst es trotzdem — verteilt und unsichtbar.
Die Lösung
Ein System, das die Rechnung liest, die Daten extrahiert und einem Menschen nur die Validierung lässt
- 1Wir verbinden den Rechnungseingang (E-Mail, geteilter Ordner, Handy) mit einer Engine, die sie liest, wie sie auch kommen: PDF, Scan oder Foto.
- 2Sie extrahiert die wichtigen Felder —Lieferant, Datum, Nummer, Netto, Steuer, Gesamt und Positionen— und gleicht sie mit deinen Daten ab: dass der Lieferant existiert, dass die Konten stimmen, dass es kein Duplikat ist.
- 3Sie legt das Ergebnis bereits strukturiert in deinem ERP oder der Buchhaltung ab. Zweifelhaftes markiert sie zur Prüfung durch einen Menschen; Klares läuft von allein durch.
- 4Wir lassen es gemessen: wie viele Rechnungen unberührt durchlaufen, Zeit pro Rechnung und die Fehlerquote gegenüber dem Abtippen von Hand.
Was sich ändert
Was du nicht mehr verlierst
Eine Rechnung von Hand zu verarbeiten kostet im Schnitt rund 12,88 $ und dauert 10 bis 30 Minuten; Teams, die automatisieren, sinken auf etwa 2,78 $ und schließen in Tagen ab, nicht in Wochen.
Kreditoren-Benchmarks 2025 (APQC, via Resolve)
Ein automatisierter Fluss verarbeitet in der Größenordnung von 30 Rechnungen pro Stunde gegenüber etwa 5 von Hand: Das Verwaltungsteam tippt nicht mehr und kommt zurück zum Prüfen und Abstimmen.
Benchmarks zur Rechnungsverarbeitung 2025
Was wir messen: % der Rechnungen, die ohne Eingriff verarbeitet werden, durchschnittliche Zeit pro Rechnung und Erfassungsfehler gegenüber der manuellen Methode.
Was wir messen
Datenblatt
- Wegfallende Arbeit
- Betrag, Lieferant, Datum und USt. jeder Rechnung von Hand eintippen
- Übliche Einrichtung
- 2–3 Wochen
- Eingang
- Lieferantenrechnung (PDF, E-Mail oder Ordner)
- Ausgang
- Daten extrahiert und mit Konto und Steuer ins ERP gebucht
- Kompatibel mit
- SAPSageHoldedA3
- Kann sich verbinden mit
- OCR + ExtraktionsmodelleDein Kontenplan und LieferantenstammE-Mail oder Eingangsordner
- Was wir messen
- % ohne Eingriff erfasster RechnungenGenauigkeit der extrahierten FelderBearbeitungszeit pro Rechnungeskalierte Fälle
- Geeignet für
- ein wiederkehrendes Volumen an Rechnungen in verschiedenen Formaten
- Nicht geeignet für
- Dokumente, die keine Rechnungen sind oder komplexe buchhalterische Prüfung im Einzelfall brauchen
Alles ansehen, was du in Finanzen und Buchhaltung automatisieren kannst →
Häufig gestellte Fragen
Ja — genau das löst es. Es hängt nicht an einer festen Vorlage: Die Engine versteht die Rechnung daran, was sie sagt, nicht daran, wo jeder Lieferant es hinsetzt. Ob PDF, gescannt oder Handyfoto, sie extrahiert Lieferant, Betrag, Steuer und Positionen, egal wo sie stehen. Seltsame Formate werden zur Prüfung markiert, bis das System lernt, sie allein zu lesen.
Deshalb bucht sie nicht blind. Jede Extraktion wird mit deinen Daten abgeglichen —Lieferantenstamm, Kontenplan, Duplikaterkennung— und was nicht stimmt, wird zur Validierung durch einen Menschen markiert, bevor es durchgeht. Klares läuft allein durch; Zweifelhaftes wartet auf Prüfung. Der Unterschied zur Handerfassung: Der Fehler wird vor dem Abschluss gefangen, nicht danach.
Nein. Wir bauen die Extraktion auf das, was du schon nutzt (SAP, Sage, Holded, A3 und Co.): Die Rechnung kommt dort rein, wo sie heute reinkommt, und die Daten kommen abgelegt in deinem System heraus. Wir verkaufen dir keine neue Software zum Lernen; wir nehmen den Tippschritt aus der, die du hast.
Bauen wir es in deinem Betrieb?
Du hast das Problem benannt. Wir liefern die Lösung und lassen sie gemessen laufen.