Solução · Por problema
Classificar os documentos que entram e pôr cada um no seu sítio, sozinhos
Na tua caixa partilhada e no teu Drive cai de tudo: contratos, CVs, documentos de identificação, formulários, guias de remessa, e-mails com anexos. Alguém abre-os um a um, adivinha de que tipo são e arquiva-os na pasta ou no sistema certo. Isso automatiza-se: o sistema reconhece-os por tipo, renomeia-os e deixa cada um onde vai assim que entra.
O problema
O documento entra. Alguém abre-o, adivinha o que é e arrasta-o para uma pasta.
- Numa mesma caixa ou pasta partilhada cai de tudo, misturado —contratos, CVs, documentos de identificação, formulários assinados, guias de remessa, e-mails com anexos— e alguém tem de abrir cada um para saber de que se trata.
- O arquivo depende da pessoa: cada um nomeia os ficheiros à sua maneira e deixa-os na pasta que lhe parece, por isso depois ninguém encontra nada.
- O documento certo acaba na pasta errada e só aparece quando faz mesmo falta —uma auditoria, uma reclamação, uma assinatura pendente—.
- Nos picos —uma campanha de contratação, um fecho, uma vaga de inscrições— a caixa cresce mais depressa do que alguém consegue classificar e o trabalho encrava atrás da triagem.
O custo de continuar igual
O tempo que se gasta a abrir, identificar e arquivar cada documento não aparece como custo em lado nenhum: aparece como pastas que ninguém percebe, documentos extraviados e gente qualificada a fazer de arquivista. Pagas na mesma —espalhado e invisível— até ao dia em que não encontras o contrato de que precisas.
A solução
Um classificador que reconhece o tipo de documento e o arquiva onde vai; a pessoa só revê o que é duvidoso
- 1Definimos os teus tipos de documento reais e para onde vai cada um: contrato → pasta de cliente, CV → ATS, documento de identificação → processo, guia de remessa → ERP, formulário → o seu processo. A tua taxonomia, não um modelo genérico.
- 2Ligamos as entradas por onde já te chegam —caixa partilhada, Drive, SharePoint, e-mail com anexos— e o sistema lê cada documento assim que entra: percebe de que tipo é mesmo em PDF, digitalizado ou como foto, sem depender de um modelo fixo.
- 3Renomeia-o com a tua convenção, aplica as etiquetas que usas e arquiva-o na pasta ou sistema certo segundo as tuas regras. O que não reconhece com confiança deixa-o numa caixa de revisão em vez de o arquivar às cegas.
- 4Deixamo-lo medido: que percentagem é classificada e arquivada sem lhe tocar, quantos acabam recolocados depois e quanto baixa o tempo desde que um documento entra até estar no seu sítio. Reaprende com as tuas correções.
O que muda
O que deixas de perder
Entre 80% e 90% dos novos dados de uma empresa são não estruturados —documentos, e-mails, digitalizações—: precisamente o material que as regras de campo fixo nunca souberam ler e que se classifica à mão.
Gartner (via Extend, 2025)
Em média, as equipas dedicam cerca de 1,8 horas por dia —9,3 por semana— a procurar e reunir informação; arrumar os documentos assim que entram é o que corta essa procura.
McKinsey (relatório The social economy, via Cottrill Research)
O que medimos: % de documentos classificados e arquivados sem intervenção, taxa de recolocação posterior e tempo desde que um documento entra até estar na sua pasta ou sistema.
O que medimos
Ficha técnica
- Trabalho que elimina
- abrir cada documento para decidir o que é e onde arquivá-lo
- Implementação habitual
- 2–3 semanas
- Entrada
- documento recebido (anexo de email ou pasta partilhada)
- Saída
- documento classificado, renomeado e arquivado no seu destino
- Compatível com
- Google DriveSharePointOneDriveDropbox
- Pode ligar-se a
- Classificador documental com IA (visão + NLP)CRMATSERP
- O que medimos
- % de documentos classificados sem intervençãoprecisão de tipo e destinotempo de arquivoduplicados detetados
- Adequado para
- fluxos com tipos de documento recorrentes e destinos definidos
- Não adequado para
- documentos sem padrão nem regras claras de arquivo
Perguntas frequentes
São dois passos distintos. Aqui o trabalho é reconhecer DE QUE tipo é cada documento —isto é um contrato, isto um CV, isto uma guia de remessa— e pô-lo na pasta ou no sistema que lhe compete. Extrair dados é ler os campos DENTRO de um tipo concreto (fornecedor, valor, IVA de uma fatura). Muitas vezes vão em sequência: primeiro classificamos e arquivamos, e sobre o tipo que o pedir montamos também a extração. Mas o problema «entra-me de tudo misturado e não sei onde pôr» resolve-se aqui.
Sim, é precisamente o que resolve. Não depende de um modelo fixo: o sistema percebe o documento pelo que é —contrato, documento de identificação, formulário— mesmo em PDF, digitalizado torto ou como foto do telemóvel. Os tipos que não reconhece com confiança deixa-os numa caixa de revisão em vez de os arquivar às cegas, e aprende com cada correção da tua equipa até os classificar sozinho.
Não. Monta-se sobre o que já usas —Google Drive, SharePoint, OneDrive, Dropbox e afins—: os documentos entram por onde entram hoje e saem arquivados na tua estrutura, com os teus nomes e as tuas etiquetas. Não te vendemos uma gestão nova para aprender; tiramos o passo de abrir, identificar e arrastar à mão da que já tens.
Montamos no teu negócio?
Localizaste o problema. Nós entregamos a solução e deixamo-la medida.