Solução · Por agente
Um bom recrutador passa o dia a marcar entrevistas, preparar fichas e avisar candidatos. O agente faz esse trabalho; a tua equipa decide quem contratar.
Contratar bem é critério humano: quem encaixa, quem não, em quem apostas. Mas à volta dessa decisão há um monte de trabalho mecânico que come a agenda de RH —encaixar horários de entrevista, preparar a documentação de cada candidato, recolher as avaliações dos entrevistadores e dizer a quem espera em que ponto está. Colocamos a funcionar um agente que faz exatamente isso: coordena o processo de seleção de ponta a ponta sobre as tuas ferramentas, e deixa às pessoas a única parte que não se delega —decidir quem contratas. Não te vendemos mais um ATS; deixamos-te o trabalho de coordenação feito.
O problema
O trabalho de coordenar uma seleção come as horas dos Recursos Humanos, e não é o que decide a contratação.
- Marcar uma entrevista é uma cadeia de emails: propor três horários, esperar, chocar com a agenda do entrevistador, repropor. Para cinco candidatos e duas rondas, meia semana de logística que não acrescenta critério nenhum.
- A ficha do candidato monta-se à mão de cada vez: CV por aqui, respostas do formulário por ali, notas da primeira chamada na caixa de correio de alguém. O entrevistador chega à reunião sem o contexto montado, ou prepara-o à última hora.
- As avaliações depois da entrevista ficam na cabeça de cada um: pedem-se por chat, chegam tarde e em formatos diferentes, e comparar candidatos acaba em «e tu, o que achaste?» num corredor.
- Os candidatos que não avançam ficam semanas sem resposta: ninguém teve tempo de escrever o «obrigado, desta vez não», e a marca de empregador sangra a cada silêncio.
O custo de continuar igual
Não sai em nenhuma fatura, mas paga-se. Paga-se nas horas de um cargo de RH caro gastas a fazer de secretária de agenda em vez de avaliar pessoas. Paga-se em processos que se arrastam semanas por pura logística, e no bom candidato que aceita outra oferta enquanto o teu ainda estava «à espera de marcar a segunda ronda». E paga-se em reputação: cada candidatura deixada sem resposta é alguém a contar que se candidatou contigo e ninguém lhe disse nada. O critério para contratar tem-lo; o que não tens são as horas que o trabalho à volta engole.
A solução
Um agente que coordena a seleção sobre as tuas ferramentas —marca, prepara, recolhe e avisa— com uma pessoa a aprovar e a decisão de contratação sempre humana
- 1Fixamos o processo contigo: as fases da tua seleção, quem entrevista em cada uma, que documentação precisa cada entrevistador e o que se comunica ao candidato em cada passo. O critério do quem sim e quem não fica onde tem de estar: na tua equipa.
- 2O agente marca as entrevistas cruzando a disponibilidade do candidato com a agenda real dos entrevistadores, envia a convocatória com o link de vídeo e reprograma sem cadeias de emails —cada marcação registada no teu ATS ou na tua agenda.
- 3Antes de cada entrevista prepara a ficha: reúne o CV, as respostas do formulário e as notas das fases anteriores num único contexto e deixa-a pronta ao entrevistador. Depois recolhe a sua avaliação no formato que definimos, para que comparar candidatos seja ler uma tabela e não reconstruir conversas.
- 4Arranca com rede: o agente propõe e uma pessoa aprova antes de sair qualquer comunicação ao candidato, sobretudo as recusas. Comunica o estado de cada candidatura a tempo, e só lhe damos autonomia tipo de mensagem a tipo de mensagem —primeiro as confirmações de marcação, depois os avisos de estado— quando o dado confirma que o faz bem.
O que muda
O que deixas de perder
Os RH deixam de fazer de secretária de agenda: recuperam para avaliar pessoas as horas engolidas a encaixar horários e a andar atrás das avaliações por chat.
Mecanismo
O processo deixa de se arrastar na logística: a entrevista marca-se assim que há um horário comum, não quando termina a cadeia de emails —e o bom candidato não arrefece à espera.
Mecanismo
Nenhum candidato fica sem resposta: o estado comunica-se a tempo em cada fase, incluindo o «desta vez não», e a marca de empregador deixa de sangrar nos silêncios.
Mecanismo
O que medimos: dias desde o pedido de entrevista até à marcação fechada, % de candidaturas respondidas dentro do teu prazo, avaliações recolhidas a tempo face às que ficavam sem registo, e horas de coordenação que desaparecem da agenda de RH.
O que medimos
Ficha técnica
- Trabalho que elimina
- que uma pessoa dos Recursos Humanos marque entrevistas por email, monte à mão a ficha de cada candidato, ande atrás das avaliações dos entrevistadores e escreva as mensagens de estado candidatura a candidatura
- Implementação habitual
- 2–4 semanas
- Entrada
- o teu processo de seleção e os seus critérios de avaliação, as candidaturas que já vivem no teu ATS ou na tua caixa de correio, a disponibilidade do candidato e a agenda real dos entrevistadores
- Saída
- entrevistas marcadas e convocadas, a ficha de contexto pronta para cada entrevistador, as avaliações recolhidas num formato comparável e o estado comunicado a cada candidatura —tudo registado no teu ATS
- Compatível com
- GreenhouseWorkableRecruiteeTeamtailorGoogle CalendarOutlookGoogle MeetZoomMicrosoft TeamsEmail (Gmail/Outlook)
- Pode ligar-se a
- As candidaturas e o pipeline do teu ATS (ou a tua folha e a tua caixa de correio)A agenda dos entrevistadores e a tua ferramenta de vídeoOs teus canais de aviso ao candidatoO processo, as fases e o critério de avaliação da tua equipa
- O que medimos
- dias desde o pedido de entrevista até à marcação fechada% de candidaturas respondidas dentro do teu prazoavaliações recolhidas a tempo face às que ficavam sem registohoras de coordenação que desaparecem da agenda de RH
- Adequado para
- equipas que contratam com algum volume e várias rondas de entrevista, com um processo definido e vontade de tirar a logística de cima sem ceder a decisão de contratação
- Não adequado para
- contratações muito esporádicas sem processo repetível, ou quem procura uma IA que peneire currículos e decida sozinha quem descartar —não o fazemos: a decisão é humana
Perguntas frequentes
Não, e é de propósito. A decisão de quem contratas —e de quem descartas— fica na tua equipa: isso é critério humano e não o automatizamos. O agente faz o trabalho à volta: marca as entrevistas, prepara a ficha de cada candidato, recolhe as avaliações dos entrevistadores e comunica o estado que a tua equipa decidiu. Não pontua currículos para deixar passar ou eliminar pessoas nem substitui o juízo de quem encaixa; tira-te a logística que come as horas e deixa intacta a parte que exige critério. Manter a decisão do lado humano é também o correto no plano legal: deixar uma IA descartar candidatos sozinha é precisamente o que a regulação olha com lupa.
Um ATS é o arquivador: guarda as candidaturas, ordena o pipeline e mostra-te em que fase está cada um. O que não faz é o trabalho —continua a ser uma pessoa a encaixar os horários, a montar a ficha, a andar atrás das avaliações e a escrever os avisos. O agente não compete com o teu ATS: trabalha por cima. Se já tens Greenhouse ou Workable, usamo-lo como fonte de verdade e o agente faz a coordenação que o ATS te deixa fazer à mão. Se ainda levas a seleção numa folha e no correio, o agente funciona igual sobre isso. Não te vendemos mais uma ferramenta para preencher: tiramos-te o trabalho que a ferramenta que já tens não faz.
É por isso que arranca em modo proposta e com uma pessoa a aprovar o que sai, sobretudo as comunicações ao candidato. O agente redige o aviso ou propõe o horário, e enquanto o dado não confirmar que acerta, alguém da tua equipa dá o aval antes de enviar. Cada ação fica registada —o que se propôs, o que se enviou e quando—, por isso se algo não bate certo vê-se no rasto, corrige-se a regra e não se repete. Damos-lhe autonomia tipo de mensagem a tipo de mensagem e de forma gradual: primeiro as confirmações de marcação, que são mecânicas; as mensagens delicadas, como uma recusa, continuam a passar por uma pessoa o tempo que for preciso.
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