Solução · Por agente
Pedir orçamentos, compará-los e lançar a ordem de compra come a semana inteira das Compras. O agente que faz esse trabalho não tira férias: deixamo-lo a funcionar sobre o teu ERP.
Um bom comprador converte o pedido interno em pedido de compra formal, pede orçamento aos fornecedores certos, compara preço e prazo, lança a ordem de compra e faz o seguimento até à entrega. O problema é que esse trabalho é repetitivo, faz-se à mão em Excel e por email, e cada hora ali gasta é uma hora que não se dedica a negociar um preço melhor. Nós entregamos esse trabalho como agente sobre o teu ERP: converte o pedido em pedido de compra, pede e compara orçamentos, gera a ordem e faz o seguimento até à receção, com uma pessoa a aprovar a despesa antes de sair. Não te vendemos um formulário de pedidos; deixamos-te o trabalho de compras feito.
O problema
Comprar bem exige comparar e negociar. Comprar como se faz hoje é teclar o mesmo pedido três vezes.
- O pedido interno chega por email ou Slack, alguém copia-o à mão para um Excel ou para o ERP, e só esse passo come meia hora por ordem.
- Pedir orçamento a três fornecedores significa escrever três emails quase iguais, esperar pela resposta e copiar os números para uma tabela comparativa à mão.
- A ordem de compra sai correta quando alguém se lembra de todos os campos —produto, quantidade, preço, condições; quando não, o erro descobre-se na receção.
- Ninguém faz seguimento ativo da ordem até a produção parar porque o material não chegou, e já é tarde para reclamar a tempo.
O custo de continuar igual
Não aparece em nenhuma fatura: aparece como as horas das Compras a teclar a mesma coisa três vezes em vez de negociar um preço ou prazo melhor, como a ordem de compra mal montada que se descobre na receção, e como a rutura de stock que para a produção porque ninguém reclamou a tempo. O custo real de comprar mal não é o preço pago a mais; é o tempo que as Compras não dedicam a comprar bem porque o passam a comparar orçamentos em Excel.
A solução
Um agente de compras entregue sobre o teu ERP que pede, compara, monta a ordem de compra e faz o seguimento, com uma pessoa a aprovar a despesa
- 1Fixamos contigo os teus fornecedores homologados, os limiares de aprovação por montante e o critério de comparação: o que pesa mais, preço, prazo ou condições de pagamento.
- 2O agente converte cada pedido interno em pedido de compra formal, identifica a que fornecedores homologados pedir orçamento segundo a categoria, e envia o pedido.
- 3Quando chegam as respostas, compara-as numa tabela clara —preço, prazo, condições— e prepara a ordem de compra com o fornecedor que melhor encaixa, pronta para a tua aprovação se o montante o exigir.
- 4Depois da aprovação, gera a ordem no teu ERP, faz o seguimento do prazo combinado e avisa antes de a entrega atrasar, não depois.
O que muda
O que deixas de perder
As Compras deixam de teclar o mesmo pedido três vezes: o pedido converte-se, envia-se e compara-se sozinho, e a equipa dedica o tempo a negociar, não a copiar e colar.
Mecanismo
A ordem de compra sai completa à primeira —produto, quantidade, preço, condições— porque o agente a monta sobre os dados do orçamento aprovado, não à mão sob pressão.
Mecanismo
O seguimento deixa de ser reativo: o agente avisa quando um prazo combinado está em risco, antes de parar a produção, não depois.
Mecanismo
O que medimos: tempo médio desde o pedido até à ordem lançada, % de pedidos comparados com pelo menos dois fornecedores, incidências de receção causadas por uma ordem mal montada, e entregas assinaladas antes do prazo face a depois.
O que medimos
Ficha técnica
- Trabalho que elimina
- converter à mão o pedido interno em ordem de compra, escrever e comparar orçamentos de fornecedores por email, e montar a ordem de compra campo a campo
- Implementação habitual
- 2–4 semanas
- Entrada
- o pedido de compra interno, a tua lista de fornecedores homologados por categoria e o limiar de aprovação por montante
- Saída
- a ordem de compra gerada no teu ERP com o fornecedor escolhido, a comparação de orçamentos registada e o seguimento da entrega face ao prazo combinado
- Compatível com
- OdooSAPSageHoldedMicrosoft DynamicsEmail (Gmail/Outlook)Slack
- Pode ligar-se a
- O teu ERP e o seu módulo de ComprasO canal por onde entra o pedido interno (email, Slack, formulário)A tua lista de fornecedores homologados e as suas condiçõesOs limiares de aprovação da tua equipa
- O que medimos
- tempo médio desde o pedido até à ordem lançada% de pedidos comparados com pelo menos dois fornecedoresincidências de receção causadas por uma ordem mal montadaentregas assinaladas antes do prazo face a depois
- Adequado para
- equipas de Compras com volume recorrente de pedidos e fornecedores homologados que querem deixar de teclar e dedicar o tempo a negociar
- Não adequado para
- compras pontuais de volume muito baixo, ou categorias onde cada fornecedor exige uma negociação caso a caso impossível de sistematizar
Perguntas frequentes
Um formulário recolhe o pedido; o teu ERP guarda a ordem depois de alguém a teclar. O que acontece pelo meio —pedir orçamento aos fornecedores certos, comparar preço e prazo, decidir com quem ir, e preencher a ordem com esses dados— continua a ser trabalho manual. É exatamente isso que o agente faz: não substitui o teu ERP nem o teu formulário, faz o trabalho de critério entre os dois. A ordem continua a guardar-se onde já vive.
Não por defeito. O agente prepara a comparação e propõe a ordem, e uma pessoa aprova antes de sair —sobretudo acima do limiar de montante que fixamos contigo. Começamos com limiares baixos em modo proposta e só ampliamos a autonomia quando o histórico de acertos o sustenta. Tudo fica registado no teu ERP: o que foi pedido, a quem, o que responderam e porque foi escolhida essa opção.
Sim, porque o critério define-se por categoria, não de forma genérica. Fixamos contigo que fornecedores homologados se aplicam a cada categoria e o que pesa mais na comparação —na matéria-prima pode ser o prazo, nos serviços a condição de pagamento. Começamos pela categoria onde se perdem mais horas e ampliamos consoante o rendimento, não tudo de uma vez.
Montamos no teu negócio?
Localizaste o problema. Nós entregamos a solução e deixamo-la medida.