Solução · Por agente
A tua equipa administrativa passa o dia a copiar dados de um sistema para outro, a preencher formulários e a atualizar fichas no ERP e no CRM, e a perseguir o dado que falta. O agente administrativo de IA faz esse trabalho mecânico de back-office e deixa à pessoa apenas o validar: deixamo-lo a funcionar sobre os teus sistemas.
Uma boa pessoa de administração recolhe o que entra, mete-o onde deve, mantém as fichas atualizadas, arquiva cada documento na sua pasta, cobra o que falta para fechar o processo e monta o relatório interno da semana. O problema é que quase tudo isso é voltar a digitar o mesmo dado várias vezes, preencher modelos e perseguir pessoas —horas de trabalho mecânico que devoram a equipa e deixam as fichas desatualizadas. Nós montamos essa pessoa como agente sobre os teus sistemas: lê o que entra, despeja o dado validado no ERP ou no CRM, preenche o formulário, arquiva o documento, cobra o que falta e prepara o relatório recorrente, e deixa-te só a exceção para aprovar. Não te vendemos outro software de gestão; deixamos o empregado digital a fazer a papelada, com uma pessoa a supervisionar o que não é óbvio.
O problema
O back-office não pode parar, e a maior parte do dia vai em voltar a digitar o mesmo dado, preencher modelos e perseguir pessoas.
- O mesmo dado digita-se três vezes: entra por um email ou um formulário e alguém copia-o para o ERP, depois para o CRM, depois para a folha de cálculo do momento —à mão, o dia todo.
- Meio dia vai a perseguir o que falta: ligar, escrever e lembrar quem não enviou o documento ou o campo, para poder fechar o processo.
- Preencher o mesmo formulário e arquivar cada documento na sua pasta fá-lo uma pessoa uma a uma; quando falta, a papelada acumula-se e ninguém sabe por onde ia.
- O relatório interno da semana monta-se à mão a copiar e colar de vários sistemas, e as fichas ficam desatualizadas até alguém se lembrar de lhes mexer.
O custo de continuar igual
O tempo que vai em copiar dados entre sistemas, preencher formulários e perseguir documentos não aparece em nenhuma linha de despesa: aparece como fichas que dizem o que já não é verdade, como processos fechados tarde, como relatórios que chegam com dados velhos e como pessoas boas a coordenar e a decidir a fazer de teclado entre ecrãs. Contratar mais uma pessoa para digitar cobre um pico, não o dia inteiro; e o critério administrativo continua preso em tarefas que não precisam dele. Pagas o custo de uma equipa a fazer trabalho mecânico e de um back-office sempre um dia atrasado.
A solução
Um agente administrativo montado sobre os teus sistemas que copia o dado, preenche o formulário, atualiza a ficha, arquiva o documento, persegue o que falta e monta o relatório recorrente, com uma pessoa a validar a exceção
- 1Fixamos contigo o critério e os limites: que processos absorve —transferência de dados entre sistemas, criação e atualização de fichas, formulários, arquivo documental, relatórios recorrentes—, para que sistema vai cada dado, o que faz sozinho e o que te passa a validar antes de tocar na ficha.
- 2O agente lê o que entra —um email, um formulário, um documento— extrai e valida os dados, e mete-os onde vão: cria ou atualiza a ficha no ERP ou no CRM, preenche o formulário com os campos certos e arquiva o documento na sua pasta.
- 3Persegue o que falta e monta o recorrente: cobra pelo seu canal o documento ou o campo pendente, fecha o processo quando está completo e prepara o relatório interno a cruzar os sistemas, pronto a enviar —sem que ninguém copie e cole à mão.
- 4Arranca com rede e medido: o agente propõe e uma pessoa valida a exceção, comparamos o seu trabalho com o que faria a tua equipa, e só lhe ampliamos a autonomia por tipo de tarefa quando o dado o confirma.
O que muda
O que deixas de perder
O dado deixa de se digitar várias vezes: o agente captura-o uma vez e mete-o no ERP, no CRM e na folha que toca, e as pessoas passam a coordenar e a decidir, onde o seu critério vale.
Mecanismo
Perseguir o que falta deixa de devorar o dia: o agente cobra pelo seu canal o documento ou o campo pendente e fecha o processo quando está completo, por isso os processos deixam de se acumular a meio.
Mecanismo
As fichas deixam de envelhecer e o relatório recorrente deixa de se montar à mão: o agente atualiza a ficha à medida que entra o dado e cruza os sistemas para o preparar, em vez de esperar que alguém se lembre.
Mecanismo
O que medimos: % de tarefas administrativas concluídas sem intervenção, tempo por processo antes e depois, campos e fichas desatualizados detetados, e relatórios internos entregues a tempo face ao processo manual.
O que medimos
Ficha técnica
- Trabalho que elimina
- que a equipa administrativa copie o mesmo dado de um sistema para outro, preencha formulários e atualize fichas no ERP e no CRM à mão, arquive cada documento na sua pasta, persiga por conta própria o dado que falta e monte os relatórios internos recorrentes a copiar e colar de vários sítios
- Implementação habitual
- 2–4 semanas
- Entrada
- o que entra pelos teus canais (emails, formulários e mensagens com dados e documentos), os teus sistemas de registo (ERP, CRM e folhas de cálculo), o teu gestor documental e os modelos e o guião que fixamos contigo
- Saída
- cada dado metido onde vai: a ficha criada ou atualizada no ERP e no CRM, o formulário preenchido, o documento arquivado onde deve, o dado em falta cobrado e o relatório interno recorrente montado e pronto a enviar —com a exceção encaminhada para uma pessoa
- Compatível com
- OdooSAPMicrosoft DynamicsSalesforceHubSpotMicrosoft 365 (Excel, Outlook, SharePoint)Google WorkspaceGestor documental o carpetas de red
- Pode ligar-se a
- Tus sistemas de registro (ERP, CRM y hojas de cálculo)Tus canales de entrada (correo, formularios y mensajería)Tu gestor documental o carpetasTus plantillas de formularios e informes internos
- O que medimos
- % de tarefas administrativas concluídas sem intervençãotempo por processo antes e depoiscampos e fichas desatualizados detetadosrelatórios internos entregues a tempo face ao processo manual
- Adequado para
- empresas com volume recorrente de back-office administrativo —registos, atualizações de fichas, formulários, arquivo documental e relatórios internos— espalhado entre vários sistemas e uma equipa a fazer de teclado entre eles
- Não adequado para
- trabalho administrativo pontual e sem padrão, ou casos estritamente contabilísticos (faturas, conciliação bancária e lançamentos) —para isso está o agente contabilístico de IA— ou apenas classificar documentos —para isso está a sua solução dedicada
Perguntas frequentes
O agente contabilístico faz a contabilidade mecânica: captura faturas, propõe o lançamento com a sua conta, concilia o banco e cobra os pagamentos. O agente administrativo é mais amplo e não mexe na escrita: absorve o back-office que não é contabilidade —transferir dados entre o ERP e o CRM, criar e atualizar fichas, preencher formulários, arquivar documentos, cobrar o dado que falta e montar os relatórios internos recorrentes. Se a tua dor são as faturas e os lançamentos, esse é o contabilístico; se é a papelada administrativa espalhada entre sistemas que devora a equipa, este é o agente que a absorve. Muitos clientes montam os dois, cada um na sua faixa.
Um RPA grava cliques sobre um ecrã e parte-se assim que muda um botão, um campo ou o formato do email que entra; e não entende o que lê. O agente administrativo lê o dado como ele vem —um email escrito por uma pessoa, um formulário, um PDF—, decide para que ficha vai e com que critério, e se algo não bate marca-o em vez de meter lixo no sistema. Não te pedimos para refazer os teus sistemas nem migrar nada: apoia-se no ERP, no CRM e no gestor documental que já usas e faz a parte mecânica que nenhum automatizou. E arranca supervisionado, não às cegas.
É precisamente por isso que arranca supervisionado e não toca na ficha sem rede. Propõe dentro do critério que fixamos contigo —para que sistema vai cada dado, que campos são obrigatórios, que regras de validação— e uma pessoa valida a exceção antes de algo ficar em definitivo, sobretudo no início. Comparamos o seu trabalho com o que faria a tua equipa antes de lhe ampliar a autonomia, e só lhe soltamos mais tipos de tarefa quando o dado o confirma. Se mete algo que não devia, fica no rasto, a regra corrige-se e não se repete. Não substituímos o critério administrativo onde é preciso; tiramos à equipa o trabalho de digitar, preencher e perseguir o dia todo.
Montamos no teu negócio?
Localizaste o problema. Nós entregamos a solução e deixamo-la medida.