Solución · Por problema
Automatizar las notas de gasto: del ticket en el bolsillo al reembolso en nómina, sin perseguir a nadie
La nota de gasto es un trámite de cinco minutos que le cuesta a la empresa dos semanas: el empleado no encuentra el ticket, el responsable aprueba sin mirar y administración persigue justificantes hasta el cierre. Automatizamos el circuito entero —captura, política, aprobación y reembolso— sobre tus sistemas.
El problema
Nadie odia las notas de gasto lo suficiente como para arreglarlas, y por eso siguen costando lo que cuestan.
- El empleado acumula tickets en la cartera y los mete todos de golpe a fin de mes, cuando ya no se acuerda de qué era cada uno.
- El responsable aprueba en bloque desde el móvil sin comprobar nada: no tiene delante la política, ni el histórico, ni el presupuesto que le queda.
- Administración hace de detective —perseguir el justificante que falta, decidir si esa cena entra en dietas, calcular qué IVA es deducible— y eso no sale en ninguna descripción de puesto.
- La tarjeta corporativa multiplica el trabajo en vez de reducirlo: el movimiento ya está en el banco, pero el justificante que lo respalda aparece tres semanas después, o no aparece.
- La política de gastos existe, está en un PDF y no la ha leído nadie desde que la firmaron.
Coste de seguir igual
El coste no está en el reembolso, está en el circuito: el tiempo del empleado, el del aprobador, el de administración persiguiendo papeles y el del cierre que se retrasa. Y hay un coste que ni se mide —el gasto que se cuela porque nadie contrastó la política, y el que se rechaza tarde y ya ha generado una conversación incómoda—. Todo eso se paga cada mes, repartido entre gente que cobra por hacer otra cosa.
La solución
Un circuito que captura, valida contra tu política, enruta la aprobación y deja el reembolso listo
- 1El empleado envía el ticket por donde ya trabaja —foto por móvil, email, WhatsApp o Slack—. El sistema lee comercio, fecha, importe, impuesto y forma de pago, venga en papel arrugado, PDF o captura.
- 2Lo clasifica y lo contrasta contra tu política escrita: categoría, límite por concepto, dietas por destino, qué necesita justificante, qué IVA es deducible y qué proyecto o centro de coste lo soporta.
- 3Lo enruta a quien tiene que aprobarlo con el contexto delante —qué se gastó, si cumple política y qué presupuesto queda—, no como una lista de importes sin historia. Lo que cumple y está por debajo del umbral que tú decidas pasa solo.
- 4Concilia el gasto contra el movimiento de la tarjeta corporativa y avisa del justificante que falta antes del cierre, no después. Deja el asiento y el reembolso preparados en tu ERP o tu nómina.
- 5Lo dejamos medido: cuántas notas pasan sin intervención, cuánto tarda un gasto desde que se hace hasta que se aprueba y qué porcentaje se devuelve por incumplir política.
Lo que cambia
Lo que dejas de perder
Procesar una sola nota de gasto cuesta de media 58 $ y unos 20 minutos, según el estudio de referencia del sector de viajes de negocio.
GBTA Foundation — «How Much Do Expense Reports Really Cost a Company?» (gbta.org)
Alrededor del 19 % de las notas de gasto llevan errores, y corregir una cuesta de media otros 52 $ y 18 minutos: el retrabajo es una segunda factura que casi nadie contabiliza.
GBTA Foundation — «How Much Do Expense Reports Really Cost a Company?» (gbta.org)
Qué medimos: % de notas que se aprueban sin intervención, días desde el gasto hasta el reembolso, % devuelto por incumplir política y justificantes pendientes en el cierre.
Qué medimos
Ficha técnica
- Trabajo que elimina
- perseguir justificantes, contrastar a mano cada gasto contra la política y aprobar a ciegas listas de importes
- Implementación habitual
- 3–4 semanas
- Entrada
- ticket o factura simplificada del empleado (foto, PDF o email) y movimiento de tarjeta corporativa
- Salida
- gasto clasificado, validado contra política, aprobado y listo para reembolso en el ERP o la nómina
- Compatible con
- SAPSageHoldedA3SlackWhatsApp
- Puede conectarse con
- Tu software de nómina o de RRHHExtractos de tarjeta corporativaTu política de gastos escritaCanal de entrada del empleado (móvil, email, chat)
- Qué medimos
- % de notas aprobadas sin intervencióndías desde el gasto hasta el reembolso% devuelto por incumplir políticajustificantes pendientes al cierre
- Adecuado para
- empresas con equipo que viaja o gasta a menudo, política de gastos escrita y un cierre mensual que se atasca con los justificantes
- No adecuado para
- quien no tiene política de gastos definida —hay que escribirla antes— o quien mueve dos o tres gastos sueltos al mes
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Preguntas frecuentes
En quién genera el documento y en qué hay que decidir con él. La factura de proveedor entra por cuentas a pagar: viene de fuera, ya está aprobada por el hecho de haber comprado, y el trabajo es extraer bien los datos y contabilizarla —eso es extraer los datos de las facturas—. La nota de gasto la genera tu propio empleado, y ahí el dato es la parte fácil: lo difícil es decidir si ese gasto entra en política, quién lo aprueba y cómo vuelve el dinero a la persona. Son dos circuitos distintos, con dos dueños distintos y dos formas de fallar distintas.
No. Montamos el circuito sobre lo que ya tienes: tu ERP o contabilidad, tu nómina y tus extractos de tarjeta. Si ya usas una herramienta de gastos y funciona, la conectamos en vez de sustituirla; lo que automatizamos es lo que esa herramienta no hace —contrastar contra tu política concreta, enrutar la aprobación con contexto y cerrar la conciliación con la tarjeta—. Si no usas ninguna, el canal de entrada es el que ya usa el equipo: el móvil, el correo o el chat.
No aprueba a ciegas: aprueba dentro de los límites que tú escribes. Tú decides el umbral por debajo del cual un gasto que cumple política pasa solo, y todo lo que se sale —importe alto, categoría dudosa, justificante que falta, proveedor nuevo— se enruta a una persona con el motivo señalado. La diferencia con el circuito manual no es que decida la máquina: es que la persona que aprueba tiene delante la política y el histórico en vez de una lista de importes, así que su «sí» significa algo.
Se detectan antes del cierre, que es la única forma de que se resuelvan. El sistema cruza los movimientos de la tarjeta corporativa contra los justificantes recibidos y avisa al empleado del que falta cuando el gasto es reciente y todavía se acuerda, no tres semanas después. Lo que sigue sin justificante queda marcado y visible para administración, con su importe y su fecha, en vez de aparecer como una sorpresa cuando ya no hay margen.
¿Lo montamos en tu negocio?
Tú tienes el problema localizado. Nosotros lo dejamos funcionando y medido.