La frase se repite en casi todas las reuniones de cumplimiento del último año: «nosotros no somos proveedores, solo usamos la herramienta». Se dice con alivio, porque todo el mundo ha entendido que al que usa le toca la lista corta y al que fabrica le toca la larga. Y se dice sin haber hecho la comprobación, que ocupa veinte minutos y cuatro preguntas.
La tesis en una línea: en el Reglamento europeo de IA la figura que te aplica no la decide tu contrato ni tu factura, la decide lo que haces con el sistema. Hay un artículo —el 25— cuyo único trabajo es reclasificarte como proveedor cuando pones tu marca encima, cuando lo modificas de forma sustancial o cuando le cambias la finalidad prevista. Configurar un agente a medida sobre una plataforma de terceros roza las tres puertas a la vez, y casi nadie lo ha mirado.
Aviso que conviene leer antes de seguir: esto es un mapa operativo para saber qué preguntar, no asesoramiento legal. La figura que te aplica depende de tu caso concreto y hay que cerrarla con tu asesoría. Lo que sí se puede hacer sin abogado es tener la lista de sistemas y la pregunta bien planteada al lado de cada uno, que es justo lo que casi nunca existe cuando llega la conversación.
Proveedor o responsable del despliegue en el AI Act: la etiqueta la decide lo que haces, no lo que firmas
El reglamento reparte obligaciones por papel, no por tamaño de empresa. El proveedor es quien desarrolla un sistema de IA y lo pone en el mercado o en servicio bajo su propio nombre o marca. El responsable del despliegue —deployer en la versión inglesa— es quien lo usa bajo su autoridad en el ejercicio de su actividad. La intuición de todo el mundo es que comprar una licencia te deja en el segundo grupo para siempre. El artículo 25 existe precisamente para que eso no sea verdad.
Su mecánica es seca: un distribuidor, un importador, un responsable del despliegue o cualquier tercero será considerado proveedor de un sistema de IA de alto riesgo, con el paquete de obligaciones que eso arrastra, si se da cualquiera de estos tres supuestos. Fuente: Article 25: Responsibilities along the AI value chain, Reglamento (UE) 2024/1689, consultado el 2 de octubre de 2026.
| Supuesto del art. 25 | Qué parece cuando lo haces | Por qué cruza la línea |
|---|---|---|
| Pones tu nombre o tu marca en un sistema de alto riesgo ya en el mercado | Personalizar la interfaz del asistente con tu logo y tu dominio | Hacia fuera, el sistema es tuyo. Quien lo usa no distingue tu capa del motor que hay debajo |
| Haces una modificación sustancial y el sistema sigue siendo de alto riesgo | Conectar fuentes propias, reescribir las instrucciones y ampliar lo que el sistema puede ejecutar | Has cambiado el comportamiento del sistema, y la evaluación de conformidad del original ya no cubre lo que has montado |
| Cambias la finalidad prevista de un sistema que no era de alto riesgo y lo conviertes en uno | Coger un modelo de propósito general y ponerlo a cribar candidaturas o a decidir prioridad de incidencias de clientes | La finalidad es lo que determina la clasificación. Cambiarla es reclasificar el sistema, y el que reclasifica responde |
La tercera fila es la que pilla a más gente, y es también la más fácil de cruzar sin acta ni comité. Nadie firma un documento que diga «cambiamos la finalidad prevista». Lo que ocurre es que un asistente que resumía documentos empieza, tres iteraciones después, a ordenar una cola de candidaturas, porque alguien vio que quedaba bien y porque añadirlo costó una tarde.
Qué te obliga ser responsable del despliegue: el artículo 26 en una lista
Si la comprobación sale limpia y eres responsable del despliegue, la lista es la del artículo 26. Es exigente, pero es operativa: casi todo son cosas que se hacen o no se hacen en el día a día del sistema, no documentos que se redactan una vez.
- Usar el sistema conforme a las instrucciones del proveedor. No es un detalle: salirse de las instrucciones es una de las vías por las que la responsabilidad se desplaza hacia ti.
- Encargar la supervisión humana a personas físicas con la competencia, la formación y la autoridad necesarias. Las tres, y la autoridad es la que más falta: supervisar sin poder parar es mirar.
- Vigilar el funcionamiento y, cuando haya motivo para pensar que el uso conforme a instrucciones genera un riesgo, suspender el uso e informar al proveedor y a la autoridad.
- Asegurarse de que los datos de entrada son pertinentes y suficientemente representativos para la finalidad prevista, en la medida en que controles esos datos.
- Conservar los registros generados automáticamente durante al menos seis meses, salvo que otra norma de la Unión o nacional —en particular la de protección de datos— diga otra cosa.
- Informar a los representantes de los trabajadores y a las personas afectadas antes de poner en servicio un sistema de alto riesgo en el lugar de trabajo.
Fuente del listado: Article 26: Obligations of deployers of high-risk AI systems, AI Act Service Desk de la Comisión Europea, consultado el 2 de octubre de 2026. El artículo recoge además obligaciones de información a las personas afectadas por decisiones del sistema y, para determinados usos, la evaluación de impacto sobre derechos fundamentales.
Mirado de cerca, el artículo 26 es una descripción de lo que significa operar algo en producción: alguien que vigila, con autoridad para apagar, un registro que se conserva y un criterio sobre los datos que entran. Es el mismo contenido que gobernanza y control de la automatización con IA resuelve por razones que no tienen nada que ver con el regulador. Quien ya lo tiene montado cumple el 26 casi por acumulación; quien no, descubre que la norma le está pidiendo construir la operación que nunca construyó.
Qué te obliga ser proveedor: el paquete completo del artículo 16
Aquí está la asimetría que hace que la pregunta importe. Pasar a proveedor no es «un poco más de papeleo»: es entrar en un régimen distinto, con obligaciones que no se improvisan en el trimestre en que te enteras.
| Obligación de proveedor | Referencia | Qué implica construir |
|---|---|---|
| Sistema de gestión de riesgos a lo largo del ciclo de vida | art. 9 | Un proceso continuo y documentado de identificación, evaluación y mitigación, no una matriz hecha una vez |
| Gobernanza del dato de entrenamiento, validación y prueba | art. 10 | Procedencia, criterios de recogida, sesgos examinados, lagunas conocidas |
| Documentación técnica | art. 11 y anexo IV | Un expediente que describa el sistema y permita a una autoridad evaluar su conformidad |
| Registro automático de eventos | art. 12 | Trazabilidad por diseño, no logs de aplicación reaprovechados |
| Instrucciones de uso y transparencia hacia el responsable del despliegue | art. 13 | Documentación de producto: capacidades, límites, supervisión esperada |
| Supervisión humana diseñada en el propio sistema | art. 14 | Puntos de intervención construidos, no una política escrita aparte |
| Exactitud, robustez y ciberseguridad | art. 15 | Niveles declarados y sostenidos en el tiempo |
| Sistema de gestión de la calidad | art. 17 | Procedimientos escritos y seguidos, con responsables |
| Evaluación de conformidad, marcado CE y registro en la base de datos de la UE | arts. 43, 48 y 71 | Un trámite que presupone que todo lo anterior existe y es demostrable |
| Conservación de la documentación durante diez años | art. 18 | Diez, no seis meses. El cambio de orden de magnitud es el resumen de la diferencia |
Fuente: Article 16: Obligations of providers of high-risk AI systems, Reglamento (UE) 2024/1689, consultado el 2 de octubre de 2026. El artículo 16 remite a los requisitos del capítulo 2 —artículos 9 a 15— y añade el sistema de calidad, la evaluación de conformidad y el registro.
Compara las dos columnas de la vida real: el responsable del despliegue conserva registros seis meses; el proveedor conserva el expediente diez años. El responsable del despliegue vigila; el proveedor demuestra. Esa es la frontera, y se cruza con decisiones que en el momento parecen de producto.
Las tres puertas del artículo 25 por las que se cruza sin querer
Las tres se cruzan en el trabajo normal de montar un agente útil. No hay mala fe en ninguna; hay ausencia de alguien preguntando en el momento.
- La marca. El asistente se publica con tu nombre, tu dominio y tu identidad visual, porque presentarlo como «el chat de un proveedor externo» quedaba mal. A efectos del artículo 25, poner tu marca en un sistema de alto riesgo ya en el mercado es el supuesto más literal de los tres.
- La modificación sustancial. Fuentes de datos propias, instrucciones reescritas, herramientas nuevas que el sistema puede ejecutar, un flujo que decide cuándo escalar a una persona. Cada cambio parece configuración. El conjunto, pasados seis meses, es un sistema cuyo comportamiento ya no es el que el proveedor evaluó.
- La finalidad prevista. La más silenciosa. Un sistema de propósito general que empieza resumiendo y acaba decidiendo, en un dominio que el anexo III trata como alto riesgo —empleo, educación, servicios esenciales, crédito—. Nadie tomó la decisión de reclasificar nada: el alcance creció solo.
La forma práctica de no cruzar sin saberlo no es prohibir los cambios: es tener escrito cuánto puede crecer cada sistema por su cuenta y quién autoriza el escalón siguiente. Eso es, exactamente, la conversación de los niveles de autonomía de un agente. La escalera que ahí sirve para controlar el riesgo operativo sirve aquí para controlar el riesgo de clasificación: cada peldaño que subes es un punto donde toca volver a hacerse las cuatro preguntas.
El proveedor original no desaparece, pero deja de responder por ese sistema
Hay una consecuencia del artículo 25 que casi nunca se lee y que cambia cómo se negocian los contratos: cuando alguien pasa a ser considerado proveedor por una de esas tres vías, el proveedor inicial deja de ser considerado proveedor de ese sistema concreto. No es un reparto; es un relevo. El original queda obligado a cooperar estrechamente, a facilitar la información necesaria y a dar el acceso técnico razonablemente esperado para que el nuevo proveedor pueda cumplir, pero el que responde es el nuevo.
El mismo artículo prevé que proveedor y terceros que suministren sistemas, modelos, herramientas, servicios, componentes o procesos integrados especifiquen por escrito la información, capacidades y acceso técnico necesarios. Traducido: la cláusula no es un extra de abogados, es la condición para que el relevo sea operable. Sin ella te toca demostrar conformidad sobre una caja que no puedes abrir.
Cuándo te obliga: el calendario se movió, la clasificación no
La parte del régimen de alto riesgo llega más tarde de lo que se anunció en 2024. Según el análisis de Orrick de julio de 2026 sobre el Digital Omnibus y los ocho cambios de cumplimiento que cierra, las obligaciones para sistemas de alto riesgo autónomos del anexo III se aplazan al 2 de diciembre de 2027 y las de IA incorporada a productos regulados del anexo I, al 2 de agosto de 2028, mientras las obligaciones de transparencia del artículo 50 se aplican desde el 2 de agosto de 2026 sin cambios.
La lectura perezosa de ese aplazamiento es «tenemos tiempo». La lectura correcta es otra: lo que se movió es la fecha de exigencia, no el momento en que se toma la decisión que te clasifica. Si el agente que pones en producción este trimestre lleva tu marca y ha cambiado de finalidad, en diciembre de 2027 no vas a estar empezando un expediente: vas a estar reconstruyendo hacia atrás el historial de un sistema que ya lleva un año y medio decidiendo cosas. La documentación técnica y el registro de eventos no se escriben retrospectivamente; o se generan desde el primer día o no existen.
Y el calendario corre contra un parque de sistemas que crece deprisa. En 2025, el 20,0% de las empresas de la UE con diez o más empleados usaba tecnologías de IA, frente al 13,5% en 2024, según Eurostat (datos extraídos en diciembre de 2025). Ámbito: Unión Europea, empresas de diez o más empleados. Esa cifra dimensiona el problema —cuántas organizaciones tienen ya algo que clasificar—, no nuestro resultado ni el de nadie.
Cómo contestar la pregunta esta semana
La comprobación es corta. Lo que no es corto es tener la lista sobre la que hacerla, y por eso casi nadie la ha hecho.
- Enumera los sistemas de IA en uso, con dueño. Si no puedes nombrarlos, el trabajo empieza aquí y no en la clasificación: no se califica lo que no está contado.
- Por cada uno, decide si su finalidad cae en alguno de los usos que el anexo III trata como alto riesgo. Si no cae, la pregunta de proveedor o responsable del despliegue pierde casi toda su carga; si cae, sigue.
- Hazte las tres preguntas del artículo 25: ¿aparece nuestra marca en él? ¿lo hemos modificado de forma sustancial? ¿le hemos cambiado la finalidad respecto a lo que el proveedor documentó?
- Escribe la figura resultante al lado del sistema, con fecha y con el nombre de quien lo decidió. Una etiqueta sin dueño se discute otra vez en la siguiente reunión.
- Guarda el razonamiento, no solo la conclusión. Lo que se te va a pedir no es la etiqueta: es por qué elegiste esa y con qué información.
El paso cinco es el que casi nadie hace y el que más vale. Una clasificación sin razonamiento guardado es una opinión con fecha, y se desmorona el día que cambia el equipo o el proveedor actualiza el modelo. Montar ese expediente a la vez que el sistema corre —inventario, categoría de riesgo, figura, documentación y supervisión, cada cosa con su dueño— es cumplir el AI Act operando tu IA, y la mitad del trabajo consiste en que el rastro se genere solo en vez de reconstruirse en pánico. La pieza que lo hace demostrable, la de poder explicar una decisión concreta meses después, es trazabilidad de decisiones de IA.
La pregunta de hoy no es si te va a tocar el régimen duro. Es si alguien en tu empresa ha mirado. Cuatro preguntas por sistema, una tarde de trabajo y un documento aburrido separan a quien sabe qué figura le aplica de quien lo va a averiguar cuando ya no se pueda cambiar nada.