Lösung · Nach Problem
Ausschreibungen beantworten, ohne pro Vergabe eine Woche zu verbrennen
Jede Ausschreibung sind Hunderte Seiten Vergabeunterlagen plus dieselben Antworten, die du letzten Monat schon geschrieben hast — vergraben in Ordnern. Während du suchst, läuft die Frist. Das wird automatisiert — und du bietest auf mehr Vergaben mit demselben Team.
Das Problem
Die Unterlagen kommen, und die Woche verschwindet.
- Jede Ausschreibung beginnt gleich: Hunderte Seiten lesen, um Anforderungen, Fristen und Anlagen von Hand herauszuziehen.
- Die Antworten existieren schon —du hast sie für die letzte Vergabe geschrieben— aber sie liegen verstreut in Ordnern, Mails und Word-Versionen, die niemand findet.
- Deine besten Leute verlieren Tage mit dem Administrativen, statt den Teil des Angebots zu schärfen, der wirklich punktet.
- Vergaben, die gepasst hätten, bleiben unbeantwortet, weil die Zeit fehlte: die Frist entscheidet für dich.
Was es kostet, alles zu lassen
Laut dem Loopio-Benchmark (2026) steckt ein durchschnittliches Team 33 Stunden in jede Ausschreibungsantwort: fast eine Personenwoche pro Vergabe, das meiste davon Suchen, Kopieren und Umschreiben von Bestehendem. Und jede Vergabe, die du nicht erreichst, ist Umsatz, um den du nicht mal gekämpft hast.
Die Lösung
Ein System, das die Unterlagen liest und den Entwurf vorbereitet; dein Team entscheidet
- 1Wir verbinden deinen Bestand —frühere Angebote, technische Konzepte, Zertifikate— in einer eigenen Wissensbasis: deine Gewinner-Antworten, endlich auffindbar.
- 2Das System liest jede neue Ausschreibung, extrahiert Anforderungen, Wertungskriterien und geforderte Nachweise und baut die Compliance-Matrix.
- 3Es erzeugt den Entwurf gestützt auf deinen Bestand —jede Aussage kommt aus deinen Dokumenten, nichts erfunden— und markiert die Lücken, die eine Person brauchen.
- 4Dein Team prüft, schärft die Strategie und unterschreibt. Wir lassen es gemessen zurück: Stunden pro Angebot, eingereichte Vergaben und Zuschläge.
Was sich ändert
Was du nicht mehr verlierst
Ein durchschnittliches Team braucht 33 Stunden pro Ausschreibungsantwort (im Vorjahr 35). Genau diese Arbeit kürzt das System: das Lesen der Unterlagen und den ersten Entwurf.
RFP Trends & Benchmarks 2026 (Loopio mit APMP, 1.500+ Unternehmen)
79 % der Angebotsteams nutzen bereits KI im Prozess (68 % ein Jahr zuvor), und die durchschnittliche Zuschlagsquote stieg von 43 % auf 45 % — die größte Verbesserung in fünf Jahren. Von Hand zu antworten ist nicht mehr der Standard.
RFP Trends & Benchmarks 2026 (Loopio)
Was wir messen: Stunden pro Angebot, Zahl der mit demselben Team eingereichten Vergaben und Zuschlagsquote.
Was wir messen
Datenblatt
- Wegfallende Arbeit
- jede Ausschreibung neu schreiben und schon verfasste Antworten heraussuchen
- Übliche Einrichtung
- 3–4 Wochen
- Eingang
- Ausschreibungsunterlage (PDF)
- Ausgang
- Antwortentwurf aus deiner Historie zusammengesetzt, bereit zur Prüfung
- Kompatibel mit
- PLACSPTED
- Kann sich verbinden mit
- SharePointGoogle DriveLLM mit Retrieval (RAG)Dein CRM / Angebotsmanager
- Was wir messen
- Vorbereitungszeit pro Ausschreibung% aus der Historie wiederverwendeter Inhaltefristgerecht beantwortete Ausschreibungen
- Geeignet für
- Unternehmen, die sich auf wiederkehrende Ausschreibungen bewerben und Historie haben
- Nicht geeignet für
- einmalige Ausschreibungen ohne Historie oder wiederholbare Kriterien
Alles ansehen, was du in Vertrieb und CRM automatisieren kannst →
Häufig gestellte Fragen
Nein — und misstrau jedem, der dir das verkauft. Das System macht die Fleißarbeit —Unterlagen lesen, Anforderungen extrahieren, den Entwurf aus deinen echten Antworten bauen— und dein Team liefert das Urteil: Strategie, Preis, Zusagen. Der Unterschied ist, jede Vergabe zu 70 % fertig zu starten statt mit leerer Seite — nicht, ungeprüfte Texte einzureichen.
Ja. Das System beobachtet die Quellen, in denen deine Vergaben erscheinen —bund.de, TED, die Portale deiner Branche— und meldet dir die, die zu deinem Profil passen, bevor die Frist dich frisst. Und das Lesen der Unterlagen funktioniert bei einer öffentlichen Vergabe genauso wie bei einer privaten RFP: Anforderungen, Wertungskriterien, Anlagen.
Dein Bestand bleibt in deinem Repository (SharePoint, Drive oder wo er schon liegt) und das System ruft von dort ab, mit Berechtigungen und Nachvollziehbarkeit. Die Modelle laufen per API unter Verträgen, die das Training mit deinen Daten ausschließen, und wenn deine Branche es verlangt, wird es im Privatmodus gebaut. Die Sicherheit entscheidet die Architektur, nicht „die KI“.
Bauen wir es in deinem Betrieb?
Du hast das Problem benannt. Wir liefern die Lösung und lassen sie gemessen laufen.