In riunione qualcuno chiede per quanto tempo vadano conservati i registri dell'agente, e la risposta è sempre la stessa: «quello che dice la norma». Il problema è che le norme sono due, e sembrano dire cose opposte. Una ti chiede di conservare. L'altra ti chiede di non conservare più del dovuto. E a fissare il termine, nei fatti, è di solito un sistemista con una regola di rotazione a trenta giorni messa per risparmiare spazio.
La tesi in una frase: per quanto tempo conservare i log di un agente IA non è una questione giuridica ma di progettazione. Lo scontro tra AI Act e GDPR è meno grave di quanto appaia, perché lo stesso AI Act cede davanti alla protezione dei dati; ed è più grave di quanto ti convenga, perché un log normale mescola due cose con vite diverse — la traccia della decisione, che conviene tenere, e il contenuto con dati personali, che conviene cancellare — e le conserva insieme per lo stesso tempo.
Per quanto tempo conservare i log di un agente IA: un minimo e un massimo che non si misurano allo stesso modo
Partiamo da ciò che dice ciascun testo, perché il dibattito di solito va avanti senza averli letti. L'AI Act impone di conservare i log generati automaticamente da un sistema ad alto rischio per un periodo adeguato alla sua finalità e di almeno sei mesi, salvo diversa disposizione del diritto dell'Unione o nazionale. Lo dice l'articolo 26, paragrafo 6 per chi impiega il sistema e l'articolo 19 per chi lo fornisce, e in entrambi i casi solo nella misura in cui quei log siano sotto il suo controllo.
Il GDPR non dà nessuna cifra, ed è proprio questo il punto. Chiede che i dati personali siano adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alla finalità (articolo 5, paragrafo 1, lettera c) e conservati in una forma che consenta l'identificazione delle persone per un arco di tempo non superiore al necessario per quella finalità (articolo 5, paragrafo 1, lettera e), secondo il testo dell'articolo 5. Nessun numero di giorni. Una domanda — per che cosa lo conservi? — e l'obbligo di saper rispondere.
| Testo | Cosa fissa | Per chi | Da quando si applica |
|---|---|---|---|
| AI Act, art. 26(6) | Conservare i log automatici almeno sei mesi, o di più se lo richiedono la finalità o un'altra norma | Chi impiega un sistema ad alto rischio | Alto rischio dell'allegato III dal 2 dicembre 2027; sistemi integrati in prodotti regolamentati, da agosto 2028 |
| AI Act, art. 19 | Lo stesso, per i log che controlla il fornitore | Chi fornisce il sistema | Stesse date |
| GDPR, art. 5(1)(e) | Non conservare dati identificabili più a lungo del necessario per la finalità | Chiunque tratti dati personali | Oggi |
| GDPR, art. 5(1)(c) | Tenere solo ciò che è adeguato, pertinente e limitato a quanto necessario | Chiunque tratti dati personali | Oggi |
Due precisazioni che cambiano il quadro. La prima: il minimo dell'AI Act esiste solo per i sistemi ad alto rischio, e la maggior parte degli agenti di una piccola impresa — rispondere alle richieste, preparare documenti, spostare dati tra sistemi — non lo è. Per quelli non c'è un minimo legale di sei mesi: comanda la tua finalità, e comanda il tetto. La seconda: le date si sono spostate, e il calendario lo raccontiamo in l'AI Act è stato rinviato, ma il tuo chatbot deve comunque avvisare. Ambito di tutto quanto sopra: Unione europea.
AI Act e GDPR si scontrano davvero? Meno di quanto sembri, e più di quanto ti convenga
Meno, perché l'articolo 26(6) porta con sé la propria clausola di uscita: i sei mesi valgono «salvo diversa disposizione del diritto dell'Unione o nazionale», e il periodo deve essere adeguato alla finalità prevista. Una lettura prudente è che l'AI Act non ti autorizza a conservare dati personali oltre ciò che il GDPR consente: ciò che tieni deve continuare ad avere una finalità che lo giustifichi. Il minimo non è una licenza.
Di più, perché nella pratica nessuno conserva «una traccia»; conserva un dump. Il log tipico di un agente contiene il messaggio completo del cliente, la risposta integrale, gli allegati che l'agente ha aperto e il frammento di CRM che ha consultato. Quasi sempre è dato personale. Se lo tieni sei mesi «per l'AI Act» senza chiederti a che scopo, hai letto il minimo come un permesso e ti sei esposto dall'alto. E se lo cancelli dopo trenta giorni perché il disco si riempiva, su un sistema ad alto rischio sei sceso sotto il minimo. Le due regole vengono violate dalla stessa configurazione di default.
La traccia della decisione e il contenuto hanno vite diverse
L'uscita dal dilemma non è scegliere tra sei mesi e trenta giorni: è smettere di trattare il log come una cosa sola. Ci sono due oggetti con esigenze diverse, e incollarli insieme è ciò che fabbrica il falso dilemma.
| Cosa conservi | Esempio | Contiene dati personali? | Per quanto tempo |
|---|---|---|---|
| Traccia della decisione | Identificativo del caso, marca temporale, versione del modello, versione delle istruzioni, strumenti invocati, decisione presa, chi l'ha rivista o annullata | Il meno possibile: identificativi interni, mai il testo | Il termine che fissa la tua finalità e, se il sistema è ad alto rischio, mai meno del minimo |
| Contenuto | Messaggio completo del cliente, risposta integrale, allegati, dati estratti dai sistemi | Sì, quasi sempre | Il minimo che la tua finalità giustifica, con cancellazione programmata |
| Riferimento | Puntatore al record originale nel CRM o nell'ERP invece di una copia | Nessuna copia: il dato resta dove è già governato | Finché esiste il record di origine |
La traccia è ciò che serve per rispondere alla domanda che conta mesi dopo: che cosa ha deciso il sistema, con quale versione e chi lo ha supervisionato. Per questo non ha bisogno del testo del cliente; serve che ogni decisione possa essere ricostruita e attribuita. È lo stesso registro che descriviamo in tracciabilità delle decisioni dell'IA, ed è la parte dell'osservabilità degli agenti con strumenti aperti che deve vivere più a lungo.
Il contenuto, invece, scade. Lo tieni per il tempo che serve a fare debug, esaminare un reclamo o adempiere un obbligo preciso, poi lo cancelli o lo riduci. E una trappola da avere chiara: pseudonimizzare non è anonimizzare. Se sostituisci il nome con un identificativo ma conservi la tabella che li collega, il dato resta personale ai fini del GDPR. Riduce il rischio; non ti fa passare sotto il tetto. Quello che diciamo in IA e GDPR: quello che il tuo fornitore non ti dice su dove finiscono i dati vale qui così com'è.
Quattro domande per fissare il termine prima che lo fissi il disco
- Il tuo sistema è ad alto rischio? Se non rientra nell'allegato III e non è integrato in un prodotto regolamentato, non c'è un minimo dell'AI Act: comanda la finalità. Se lo è, il minimo è sei mesi e la parte difficile è ciò che ci metti dentro. Per classificarlo con criterio, vedi che cosa ti obbliga a seconda che tu sia fornitore o deployer.
- Quanto tempo ci mette un problema a emergere nella tua attività? Un reclamo di un cliente, un errore di fatturazione o una controversia con un fornitore non escono a trenta giorni. Il termine della traccia si calibra su questo, non sulle dimensioni dello storage.
- Quale altra norma ti fissa dei termini? Fiscale, giuslavoristica, di settore. Lo stesso articolo 26(6) prevede che gli istituti finanziari conservino i log nell'ambito della documentazione che la loro normativa già richiede. Se qualcun altro ha già fissato un termine, quel termine conta.
- Quale parte del log è traccia e quale è contenuto? Se non sai rispondere, il primo deliverable è separarli. Tutto il resto dipende da questo.
Nota che nessuna delle quattro si risolve con uno strumento. Si risolvono con una decisione scritta: quale termine, per che cosa e chi può cambiarlo.
Quando questa separazione NON ti serve
Quattro situazioni in cui separare traccia e contenuto non basta, o addirittura intralcia:
- Ti serve il testo integrale per difendere una decisione contestata. Se un cliente reclama per un rifiuto, può servire riprodurre esattamente ciò che il sistema ha visto. Allora conservi il contenuto di quel caso, con accesso ristretto e termine proprio, non quello dell'intero flusso.
- Il fornitore conserva i log e tu non li controlli. Entrambi gli articoli dell'AI Act subordinano l'obbligo al fatto che i log siano sotto il tuo controllo. Se non lo sono, il termine lo fissa il contratto, ed è per questo che lo chiedi per iscritto prima di firmare.
- L'agente tratta categorie particolari di dati. Salute, appartenenza sindacale, biometria. L'asticella della giustificazione si alza e la conversazione con il tuo responsabile della protezione dei dati smette di essere facoltativa.
- Pensi che una regola di ciclo di vita dello storage risolva tutto. Cancella per data, non per caso. Quando c'è un reclamo aperto devi poter congelare proprio quei record, e una cancellazione automatica cieca non sa che esiste.
Cosa fare questa settimana
- Per ogni agente, chiedi dove sono conservati i registri, chi può leggerli e quando vengono cancellati. Se la risposta è «non lo so», hai già il primo riscontro. Chi può leggerli è anche una decisione di accesso, quella che trattiamo in quali permessi dare a un agente IA.
- Dividi il registro in traccia e contenuto, anche solo in due tabelle dello stesso database.
- Scrivi un termine per ciascuno e, accanto, il motivo. Un termine senza motivo è quello che ti verrà contestato.
- Programma la cancellazione del contenuto e definisci l'eccezione per i casi aperti.
- Annota chi può cambiare il termine, e che sia un nome, non un team.
Questo insieme è la parte log di governance e controllo dell'automazione con IA, la guida dove sta insieme a permessi, rollback e audit. E se vuoi arrivare al 2027 con il fascicolo già costruito invece di ricostruirlo nel panico, quello che mettiamo in piedi è rispettare l'AI Act gestendo la tua IA.
La frase per la prossima riunione
Quando qualcuno chiede per quanto tempo vadano conservati i log, la risposta utile non è un numero. È: parli della traccia o del contenuto? Con la traccia il problema è non perderla; con il contenuto, non tenerne troppo. E la configurazione di default di quasi ogni sistema sbaglia entrambe insieme.