Distributrice industrielle mid-market (effectif 120, CA 18 M€ annuel). Secteur qui historiquement « n'est pas pour l'IA ». On montre comment ça s'est fait, ce qu'il a fallu toucher et ce qu'il ne fallait pas toucher.
Le point de départ
L'équipe administration consacrait 32 heures hebdomadaires — réparties sur 4 personnes — à des tâches répétitives : classer les bons de livraison, rapprocher factures et commandes, répondre aux questions fréquentes des agences, mettre à jour l'ERP avec des données qui arrivaient par e-mail.
Travail invisible. Cher. Et surtout : travail que personne ne voulait faire mais que tout le monde avait besoin de voir fait.
Ce qu'on a automatisé (et ce qu'on n'a pas automatisé)
| Process | Décision | Raison |
|---|---|---|
| Classification des bons de livraison | Oui | ~100 % règles claires, répétition élevée |
| Rapprochement facture-commande | Oui | Volume élevé, peu d'exceptions |
| Réponses FAQ aux agences | Oui | Top 30 questions couvrent 80 % du volume |
| Mise à jour ERP depuis e-mail | Partielle | Edge cases nécessitent une revue humaine |
| Négociation fournisseurs | Non | Composante relationnelle + risque élevé |
| Décisions de crédit clients | Non | Risque réglementaire |
Le stack
- GPT-4o-mini pour la classification de documents (coût imbattable)
- Claude Sonnet 4 pour les réponses qui demandent du contexte long
- Supabase comme couche d'orchestration + logs
- Webhook direct vers l'ERP pour l'écriture contrôlée
- Langfuse pour l'observability
Comment on a mesuré
Avant : chronométrage réel pendant 2 semaines avec les 4 personnes notant le temps par catégorie de tâche. Après : dashboard automatique qui compte chaque document traité face au SLA humain qu'il remplaçait.
| Métrique | Avant | Après (semaine 8) | Delta |
|---|---|---|---|
| Heures/semaine en répétitif | 32 h | 4 h | -87 % |
| Temps moyen par bon | 4 min | 12 sec | -95 % |
| Erreurs manuelles | 4,2 % | 0,3 % | -93 % |
| Coût par process | 4,80 € | 0,40 € | -92 % |
Ce qu'on pouvait faire mais qu'on N'A PAS fait
Le client voulait aussi automatiser la négociation avec les fournisseurs. On a dit non. Pas parce qu'impossible — parce qu'inopportun : le relationnel avec les fournisseurs stratégiques fait partie de la valeur. L'automatiser aurait été efficace et coûteux à la fois.
Coût total et ROI
- Investissement : 12 000 € (setup + 8 semaines d'implémentation)
- Coût récurrent : 450 €/mois (LLM + infra + monitoring)
- Heures/an libérées : ~1 400 h (28 h × 50 sem)
- Valeur équivalente : ~49 000 €/an (à un coût/heure de 35 €)
- Payback : 3 mois · ROI année 1 : 308 %
On l'a laissé tourner. L'équipe admin n'a pas été licenciée : elle a été réaffectée à l'acquisition. En 6 mois la boîte avait grandi de 12 % sans toucher au headcount.