Solución · Por problema
Firmáis contratos que nadie se ha leído entero. La factura de eso llega dos años después.
El marco del cliente grande, las condiciones del proveedor, la póliza, el SaaS que se renueva solo. Llega el jueves, hay que firmarlo el viernes, y alguien lo mira por encima. Automatizamos la lectura: el sistema contrasta cada contrato que os llega con vuestros criterios, señala la cláusula que no deberíais aceptar y vigila los vencimientos que hoy no vigila nadie.
El problema
El riesgo no está en el contrato que negociáis a muerte. Está en los veinte que firmáis sin discutir.
- El contrato llega el jueves y se firma el viernes. Se leen la primera página, el precio y la duración. El resto se firma a fe.
- No hay abogado en plantilla, o lo hay y es el cuello de botella: todo el mundo espera a que lea, y él tiene cuarenta cosas antes que la vuestra.
- Las cláusulas que duelen —limitación de responsabilidad, penalización por retraso, exclusividad, cesión de propiedad intelectual, ley aplicable— se aceptan tal y como venían, porque nadie tenía un criterio escrito con el que compararlas.
- Preguntar «¿qué preaviso tenemos con este proveedor?» cuesta media mañana, porque los contratos firmados viven repartidos entre un Drive, un hilo de correo y el cajón de alguien que ya no trabaja aquí.
- La renovación tácita salta sola. Os enteráis cuando llega la factura de otro año de un servicio que ibais a cancelar.
- Cuando el contrato va y viene en tres versiones, nadie relee las cuarenta páginas para descubrir qué movieron: se mira lo que se acordó por email y se firma el PDF que llegó último.
Coste de seguir igual
Firmar sin leer no se paga el día de la firma. Se paga el día del conflicto, el de la penalización, o el de la renovación que nadie vio venir. Y nunca aparece en un informe bajo el epígrafe «revisión de contratos»: aparece como una indemnización que se negocia a la baja porque el contrato no os daba la razón, como doce meses más de una herramienta que ya no usáis, o como un plazo incumplido que estaba escrito y nadie había leído. Para dimensionar el agujero: la investigación de referencia del sector cifra la fuga media por mala gestión contractual en torno al 9 % del valor de los contratos al año —los peores, cerca del 15 %—, en ámbito internacional. Ese es el tamaño del problema, no una promesa nuestra.
La solución
Un sistema que lee cada contrato que os llega, lo mide contra vuestro criterio y no pierde de vista los plazos
- 1Primero escribimos el playbook, porque sin él no hay nada que automatizar: qué cláusulas aceptáis tal cual, cuáles negociáis y cuáles no firmáis nunca. Responsabilidad, plazos de pago, penalizaciones, exclusividad, propiedad intelectual, protección de datos, jurisdicción. Ese documento no existe en casi ninguna empresa, y es lo que convierte «esto me da mala espina» en un criterio que se puede aplicar solo.
- 2El sistema lee el contrato que entra —PDF, Word o escaneado— y lo desmonta cláusula por cláusula: identifica de qué trata cada una y la contrasta con tu playbook. Sale un informe corto: lo que está dentro de criterio, lo que se desvía y en qué dirección, y lo que directamente no deberías firmar. También señala lo que falta: una cláusula que no está es tan riesgo como una mala.
- 3Extrae la ficha del contrato —partes, importe, duración, preaviso, fecha de renovación, penalizaciones, obligaciones con fecha— y la saca del PDF a un registro consultable. Los vencimientos entran en un calendario que avisa con margen para decidir, no la semana en que ya se renovó solo.
- 4Cuando el contrato va y viene, compara versiones: qué cambió el otro lado entre la v3 y la v4, cláusula a cláusula, con el cambio marcado y su impacto explicado. Se acabó releer cuarenta páginas para descubrir que movieron una coma en el límite de responsabilidad.
- 5La frontera queda escrita: el sistema señala y prioriza, la persona decide y firma. Un NDA estándar dentro de criterio pasa rápido; lo que se desvía sube a quien tenga que verlo, con el motivo delante y el fragmento citado. Y todo deja registro: qué se revisó, contra qué versión de playbook y qué se decidió.
Lo que cambia
Lo que dejas de perder
La fuga de valor atribuida a una mala gestión contractual ronda el 9 % del valor de los contratos al año, y llega al 15 % en las peores organizaciones. Ámbito: internacional. Dimensiona el problema que atacas; no es un resultado que te prometamos.
World Commerce & Contracting (WorldCC), «Poor Contract Management Continues To Costs Companies 9% Of Their Bottom Line», informe de investigación, 28 de abril de 2020 — worldcc.com · ámbito internacional
La revisión deja de depender de quién esté libre el jueves por la tarde. El criterio está escrito y se aplica igual al contrato número uno y al número doscientos, en agosto y con el equipo de vacaciones.
Mecanismo
Las renovaciones tácitas dejan de ser una sorpresa: la fecha de preaviso sale del contrato el día que se firma y entra en un calendario que avisa cuando aún se puede hacer algo.
Mecanismo
Qué medimos: días desde que llega un contrato hasta que está revisado, % de contratos con la ficha completa en el registro, desviaciones detectadas contra el playbook y renovaciones avisadas con preaviso suficiente.
Qué medimos
Ficha técnica
- Trabajo que elimina
- leer a mano cada contrato que os llega para averiguar qué estáis aceptando, y perseguir después los plazos por el PDF
- Implementación habitual
- 3–5 semanas
- Entrada
- el contrato que recibes de un tercero: PDF, Word o escaneado, venga por email o del repositorio
- Salida
- informe de desviaciones contra tu playbook, ficha del contrato (partes, importes, plazos, preavisos, obligaciones) y alertas de vencimiento y renovación
- Compatible con
- SharePointGoogle DriveMicrosoft 365Google WorkspaceDocuSignSlack
- Puede conectarse con
- Tu playbook de cláusulasTu archivo de contratos firmadosTu calendario de vencimientos y preavisosTu canal de avisos (Slack, Teams, email)
- Qué medimos
- días desde que llega el contrato hasta que está revisado% de contratos con ficha completa en el registrodesviaciones detectadas contra el playbookrenovaciones avisadas con preaviso suficiente
- Adecuado para
- empresas que firman contratos de terceros a menudo —proveedores, clientes grandes, SaaS, alquileres, seguros— y no tienen un legal interno que dé abasto
- No adecuado para
- la operación singular de alto importe, donde lo que necesitas es un abogado negociando, no un filtro previo
Preguntas frecuentes
En la dirección del papel. Generar contratos es la salida: cerráis un trato y hay que sacar vuestro documento desde vuestra plantilla, listo para firmar. Esto es la entrada: el contrato lo redacta el otro, llega con sus condiciones y con su letra pequeña, y el trabajo es entender qué estáis aceptando antes de firmar y no perder de vista lo que os obliga después. Un lado acelera la venta. El otro protege a la empresa de lo que ha firmado.
No, y quien te diga lo contrario te está vendiendo un problema. El criterio jurídico lo pone tu equipo legal: de hecho el playbook lo escribís vosotros con ellos, y es suyo. Lo que hace el sistema es el trabajo mecánico que hoy consume su tiempo o, peor, que no hace nadie: leer las cuarenta páginas, encontrar dónde está cada cláusula, compararla con lo que ya habíais decidido y llegar con las desviaciones marcadas y citadas. Tu abogado deja de ser un lector de PDF y pasa a decidir sobre lo que de verdad requiere criterio. Y firma una persona, siempre.
Ahí suele estar el primer valor, y por eso empezamos por el archivo. Hacemos un barrido del histórico —lo que hay en el Drive, en SharePoint, en el correo y lo escaneado— y sacamos la ficha de cada contrato vivo: qué firmasteis, con quién, hasta cuándo, con qué preaviso y con qué obligaciones pendientes. En casi todas las empresas ese primer barrido encuentra dos cosas incómodas: renovaciones que ya estaban corriendo sin que nadie las hubiera decidido, y obligaciones asumidas que nadie está cumpliendo porque nadie sabía que estaban ahí.
Se mide antes de confiar en él, y el número te lo enseñamos aunque no nos favorezca. Antes de dejarlo trabajar solo lo pasamos por contratos que tu equipo ya había revisado y comparamos: qué encontró, qué no y qué marcó de más. Tres cosas contienen el fallo. La primera: no responde «limpio» por defecto —si una cláusula del playbook no aparece en el contrato, lo reporta como ausencia, porque una cláusula que falta es tan riesgo como una mala—. La segunda: cita el fragmento exacto en el que se apoya, así que revisar su trabajo cuesta segundos, no otra lectura entera. Y la tercera: la línea de lo que pasa solo y lo que sube a una persona la decides tú por tipo de contrato y por importe, y se mueve cuando los datos digan que hay que moverla.
Es la pregunta correcta y condiciona el montaje entero, no es un anexo del final. Se resuelve decidiendo tres cosas por escrito antes de empezar: dónde se procesa el documento y bajo qué contrato con el proveedor de modelo —incluido el compromiso de no entrenar con tus datos—, quién puede ver qué dentro de tu empresa (el contrato del CEO no lo abre cualquiera, y los permisos del repositorio se respetan tal cual) y qué queda registrado de cada consulta. Si tu política o tu sector no admiten que un contrato salga de tu perímetro, se monta con modelo en tu entorno y se pierde algo de calidad a cambio de no discutir con nadie. Lo que no hacemos es montarlo primero y preguntarlo después.
¿Lo montamos en tu negocio?
Tú tienes el problema localizado. Nosotros lo dejamos funcionando y medido.