Solución · Por problema
Los mismos cinco emails, veinte veces al día. Eso se automatiza.
«¿En qué estado va mi pedido?», «¿me reenvías la factura?», «¿cuál es el horario?». Tu equipo escribe la misma respuesta una y otra vez, cambiando dos datos. No es que trabajen mal: es que están haciendo a mano un trabajo que un sistema hace solo. Lo montamos sobre tu bandeja y tus herramientas, y lo dejamos respondiendo.
El problema
No es el volumen de emails. Es que casi todos son el mismo.
- El 60-70% de los correos que entran son cinco o seis preguntas que se repiten: estado, factura, horario, disponibilidad, «cómo hago X».
- La respuesta ya existe —está en un pedido, en el ERP, en una plantilla— pero alguien tiene que buscarla, copiarla y pegarla a mano cada vez.
- Las respuestas tardan porque se acumulan en una cola, y el cliente percibe lentitud en algo que debería ser instantáneo.
- La persona que responde está sobrecualificada para la tarea: gasta su día en copiar-pegar en vez de en los correos que sí requieren criterio.
Coste de seguir igual
Cada respuesta repetitiva cuesta pocos minutos, y por eso nadie la mide. Pero multiplícala por cientos a la semana y es una persona a jornada parcial escribiendo lo mismo una y otra vez. No aparece como coste en ningún sitio; aparece como «vamos justos de gente» y como clientes que esperan horas por un dato que estaba a un clic.
La solución
Un sistema que lee, redacta con tus datos y responde —o te deja el borrador
- 1Identificamos los tipos de email repetitivo que copan tu bandeja y de dónde sale la respuesta real de cada uno: el pedido en el ERP, la factura en el sistema de facturación, la plantilla de siempre.
- 2Montamos la lectura: el sistema clasifica el correo que entra, entiende qué pide y saca el dato de la fuente real —no inventa, consulta— para redactar una respuesta con tu tono y tu información.
- 3Decides el nivel de autonomía: respuesta automática para los casos claros y seguros, o borrador listo para que una persona revise y envíe en un clic los que prefieras supervisar.
- 4Lo dejamos medido y con red: qué % se resuelve solo, cuáles escalan a un humano y qué tiempo de respuesta estás dando. Los casos raros van siempre a una persona.
Lo que cambia
Lo que dejas de perder
La respuesta deja de depender de que alguien tenga un hueco: para los casos estándar es inmediata, a cualquier hora, sin cola.
Mecanismo
La persona que respondía correos en cadena recupera el día para los emails que sí piden criterio —los que de verdad justifican un humano.
Mecanismo
Qué medimos: % de emails resueltos sin intervención humana, tiempo medio de respuesta, tasa de escalado a persona y errores detectados en revisión.
Qué medimos
Ficha técnica
- Trabajo que elimina
- escribir la misma respuesta una y otra vez cambiando dos datos
- Implementación habitual
- 2–3 semanas
- Entrada
- email entrante de un tipo repetitivo
- Salida
- respuesta redactada con tus datos reales, enviada o propuesta para aprobar
- Compatible con
- Google WorkspaceMicrosoft 365
- Puede conectarse con
- Tu fuente de datos (ERP, facturación, pedidos, CRM)ZendeskFreshdeskFront
- Qué medimos
- % de emails respondidos sin intervenciónprecisión de la respuestatiempo de respuestaescalados a persona
- Adecuado para
- buzones con tipos de email frecuentes y respuesta consultable en un sistema
- No adecuado para
- correos que siempre requieren criterio o datos no accesibles por API
Ver todo lo que puedes automatizar en Correo y comunicaciones →
Preguntas frecuentes
Un autoresponder manda siempre el mismo texto fijo («hemos recibido tu mensaje»); no resuelve nada. Clasificar ordena la bandeja pero sigue dejando que una persona escriba la respuesta. Esto va un paso más allá: entiende qué pide el correo, consulta el dato real en tu sistema —el estado concreto de ESE pedido, ESA factura— y redacta la respuesta específica. No es una plantilla ciega: es una respuesta con tu información real.
Por eso el nivel de autonomía lo decides tú, tipo de email por tipo de email. Los casos claros y de bajo riesgo (un horario, un estado de pedido) pueden ir solos; los sensibles se quedan en borrador para que una persona revise y envíe. Y todo lo que el sistema no entiende con seguridad escala a un humano por defecto, nunca improvisa. Empiezas con supervisión total y sueltas autonomía solo donde los números te digan que es seguro.
Sí. Se monta sobre tu Google Workspace o Microsoft 365 y sobre la fuente donde vive el dato —tu ERP, tu facturación, tu helpdesk—. No te pedimos cambiar de correo ni migrar nada: conectamos lo que ya tienes, metemos la lectura y la redacción en medio, y dejamos las respuestas saliendo desde tu propia bandeja, con tu dominio y tu tono.
¿Lo montamos en tu negocio?
Tú tienes el problema localizado. Nosotros lo dejamos funcionando y medido.