Solución · Por software
Toda la empresa corre sobre Google Workspace. Y el equipo se pasa el día pasando el dato de Gmail a una hoja de Sheets a Drive a mano.
Gmail, Sheets, Docs, Drive y Chat te lo dan todo en un sitio —pero el pedido llega a Gmail y alguien lo teclea en una hoja de Sheets, el informe se monta pegando datos de tres hojas, el adjunto se renombra y se arrastra a la carpeta de Drive que toca, y el mismo dato salta entre el correo, la hoja y Drive. Sobre las APIs de Google Workspace montamos la IA que hace esa parte mecánica sola.
El problema
Google Workspace lo tiene todo junto. Lo que no hace es teclearse solo de Gmail a Sheets a Drive.
- El pedido, la factura o el dato de un cliente llega a Gmail y alguien lo abre, lo copia y lo pega en una hoja de Sheets o en un formulario a mano.
- El informe que pide dirección se monta cada semana abriendo tres hojas de Sheets y una carpeta de Drive, filtrando y pegando columnas a mano.
- Los documentos que entran —contratos, PDFs, adjuntos— se renombran y se arrastran de uno en uno a la carpeta de Drive que toca.
- El mismo dato vive en Gmail, en una hoja de Sheets y en un Doc, y alguien se pasa la mañana cuadrando que los tres digan lo mismo.
Coste de seguir igual
Pagas una suite que promete tenerlo todo integrado y pones a gente cualificada a hacer de puente copiando y pegando entre Gmail, Sheets y Drive. No sale en ninguna factura: sale como horas de administración moviendo el mismo dato de una app a otra, informes que llegan tarde porque se montan a mano, y errores de tecleo que nadie ve hasta que rompen algo.
La solución
Una capa de IA sobre las APIs de Google Workspace que hace la parte mecánica entre apps sola
- 1Mapeamos contigo qué partes de tu Google Workspace se comen las horas: el volcado de Gmail a Sheets, el reporting que cruza hojas y Drive, el archivado de documentos o el cuadre entre hojas.
- 2Conectamos por las APIs de Google Workspace (Gmail, Sheets, Drive, Docs) sobre tu dominio, con una cuenta de servicio y ámbitos acotados por OAuth: la IA lee lo que entra —un correo en Gmail, un adjunto, una fila nueva— y lo deja donde toca —una celda de Sheets, un documento en Drive, un mensaje en Chat— sin que nadie copie y pegue.
- 3Automatizamos los saltos entre apps: un correo que llega genera su fila en la hoja, un documento que entra se renombra y se archiva en su carpeta de Drive, y el informe que cruza Sheets y Drive se arma solo con lo que ya vive en tu dominio.
- 4Lo dejamos medido y con red: qué % de casos entra limpio sin intervención, qué dudosos escalan a una persona y cuánto baja el tiempo de copiar, pegar y cuadrar entre apps.
Lo que cambia
Lo que dejas de perder
Administración deja de ser el puente entre apps: el volcado de Gmail a Sheets y el archivado en Drive pasan a hacerse solos, y las horas vuelven a operar en vez de a copiar y pegar.
Mecanismo
El informe deja de montarse a mano: la IA lo arma sobre las APIs de Google cruzando las hojas de Sheets y las carpetas de Drive que ya usas, y llega a dirección a su hora en vez de cuando alguien tiene un rato.
Mecanismo
El dato deja de teclearse dos y tres veces: entra una vez y la IA lo propaga a la app que toca, así el correo, la hoja y el Doc dicen lo mismo sin que nadie los cuadre.
Mecanismo
Qué medimos: % de casos que entran limpios sin intervención, aciertos al volcar y clasificar, tiempo de copiar-pegar por documento e informe, y descuadres entre apps frente al proceso manual anterior.
Qué medimos
Ficha técnica
- Trabajo que elimina
- que administración haga de puente copiando y pegando el mismo dato entre Gmail, Sheets y Drive
- Implementación habitual
- 2–4 semanas
- Entrada
- lo que entra a tu operación: un correo en Gmail, un adjunto, una fila nueva en una hoja de Sheets
- Salida
- el dato dejado donde toca: una celda de Sheets, un documento archivado en Drive, un mensaje en Google Chat
- Compatible con
- Google Workspace (APIs de Google — Gmail, Sheets, Docs, Drive, Chat, Calendar)
- Puede conectarse con
- Tus apps de Google Workspace (Gmail, Sheets, Docs, Drive, Chat)Las fuentes de tu trabajo (correo, adjuntos, Google Forms, filas nuevas)Tu ERP, CRM o facturación si el dato entra o sale de ahí
- Qué medimos
- % de casos que entran limpios sin intervenciónaciertos al volcar y clasificartiempo de copiar-pegar por documento e informedescuadres entre apps frente al proceso manual anterior
- Adecuado para
- empresas que ya operan sobre Google Workspace y quieren quitar el copiar-pegar manual entre sus apps
- No adecuado para
- procesos fuera de Google Workspace o que exigen criterio de negocio caso a caso
Preguntas frecuentes
Apps Script es código que programas y mantienes tú: si pasa A, haz B. Va muy bien para lo determinista —mover un fichero, copiar un campo calcado, disparar un correo—, pero lo tienes que escribir y arreglar a mano cada vez que el proceso cambia. Gemini es un asistente que redacta a tu lado dentro de la app: te propone el correo en Gmail o resume la hoja de Sheets, pero lo dispara una persona, prompt a prompt. Lo que ninguno hace solo es la parte que exige criterio corriendo de punta a punta sin nadie delante: leer un correo en texto libre o un PDF y sacar los datos, decidir a qué fila o carpeta corresponde, cuadrar lo que no casa entre tres apps. Ahí entra nuestra capa. La montamos encima de Apps Script y de Gemini, no en su lugar: la suite dispara, la IA hace el trabajo que antes hacía una persona a mano.
No. Trabajamos sobre tu dominio tal cual, conectando por las APIs de Google Workspace con una cuenta de servicio y ámbitos acotados por OAuth a lo que toca. No te vendemos otra suite ni te pedimos migrar nada: tu correo, tus hojas y tu Drive siguen donde están; la IA se pone en medio de los pasos repetitivos y deja el dato dentro de Google Workspace, en la app que toca. Sigues abriendo el mismo Gmail y el mismo Drive de siempre, solo que con la parte de copiar y pegar ya hecha.
Tus datos se quedan en tu dominio de Google Workspace. La cuenta de servicio accede solo a los ámbitos (scopes) que le concedes —los mínimos para el flujo, no «a todo»— y cada acción queda trazada en el registro de auditoría de tu consola de Google Admin. Los modelos se usan por API con contratos que excluyen entrenar con tus datos, y si tu sector lo exige, se monta en modo privado. En los flujos sensibles —enviar un correo a un cliente, publicar un documento— arranca en modo propuesta: la IA prepara y una persona aprueba, hasta que los aciertos son altos y sueltas autonomía por tipo de caso. La seguridad la decide la arquitectura y los permisos, no «la IA».
¿Lo montamos en tu negocio?
Tú tienes el problema localizado. Nosotros lo dejamos funcionando y medido.