Solución · Por software
WooCommerce te cobra el pedido. Lo que pasa después —la devolución, la incidencia, el cambio de talla— lo lleva una persona a mano y en un Excel.
WooCommerce es WordPress: tu tienda es el core más una pila de plugins, y el core no trae flujo de devoluciones. Por eso la venta está automatizada y la postventa no: cada devolución, cada incidencia y cada cambio se resuelve a correo limpio, mirando el pedido en el back-office y apuntando en una hoja aparte. Sobre la REST API y los webhooks de tu WooCommerce montamos la capa de IA que convierte esa postventa suelta en casos con estado.
El problema
La venta la lleva el plugin. La postventa la lleva alguien acordándose.
- La devolución entra por correo o por WhatsApp, no por un flujo: alguien la apunta en un Excel, busca el pedido en el back-office y va persiguiendo el paquete de memoria hasta que llega al almacén.
- Cuando el cliente pregunta por su devolución, nadie sabe decirle en qué punto está sin abrir tres sitios: el correo, el panel de pedidos y la hoja donde alguien lleva la cuenta.
- Las incidencias —falta un artículo, llegó roto, se envió la talla equivocada— se resuelven caso a caso y cada persona lo hace distinto: unos reembolsan, otros mandan repuesto, otros piden foto.
- Los reembolsos parciales se calculan a mano y a veces mal: se devuelve el artículo pero no el porte, o al revés, y el descuadre aparece semanas después.
- Cada producto nuevo espera a que alguien le escriba la ficha, y mientras tanto se publica con la descripción del proveedor tal cual o no se publica.
Coste de seguir igual
Tienes una tienda que vende sola y una postventa que no existe como proceso: existe como personas acordándose. No sale en ninguna factura —sale como devoluciones que tardan semanas en cerrarse, clientes que preguntan tres veces por lo mismo, reembolsos mal calculados que descuadran el mes, y un Excel paralelo que solo entiende quien lo lleva. Y el día que esa persona se va de vacaciones, la postventa se para.
La solución
Una capa de IA sobre la REST API y los webhooks de tu WooCommerce que convierte la postventa en casos con estado
- 1Escribimos contigo el mapa que hoy no está escrito: qué motivos de devolución aceptas, qué plazo, quién paga el porte en cada caso, cuándo se reembolsa y cuándo se manda repuesto, y qué exige foto o revisión de almacén. Sin ese mapa no hay nada que automatizar, solo criterio disperso.
- 2Conectamos por la REST API de WooCommerce y sus webhooks —pedido creado, pagado, completado, reembolsado o reembolsado en parte— con credenciales acotadas, respetando el almacenamiento de pedidos que ya uses. La IA lee lo que entra por correo, formulario o WhatsApp, lo cruza con el pedido real y abre el caso con su motivo, sus artículos y su estado.
- 3Automatizamos el trayecto del caso: la etiqueta de recogida, el aviso al cliente en cada cambio de estado, la comprobación contra el plazo y la política, y el cálculo del reembolso —artículo, porte, promoción aplicada— dejado listo en el pedido de WooCommerce. Lo que exige criterio —un patrón raro, un importe alto, una excepción a la política— no se ejecuta: se escala con el caso ya montado.
- 4Cerramos el circuito con las fichas: la información del proveedor se convierte en descripción, atributos y categoría dentro de WooCommerce, para que el producto nuevo no espere a que alguien tenga la tarde libre.
- 5Lo dejamos medido y con red: cuántos casos se resuelven sin tocar nada, cuántos escalan y por qué, cuánto tarda una devolución de punta a punta y cuántos reembolsos salen descuadrados frente al proceso manual anterior.
Lo que cambia
Lo que dejas de perder
La devolución deja de vivir en un Excel paralelo: entra como caso en el sistema, con su motivo, su plazo y su estado, así que cualquiera puede decirle al cliente en qué punto está sin abrir tres sitios.
Mecanismo
La política se aplica igual siempre: el plazo, quién paga el porte y qué exige foto los decide el mapa escrito, no quién coja el correo esa mañana.
Mecanismo
WooCommerce no trae gestión de devoluciones en el core —es una extensión aparte del marketplace oficial—, así que la mayoría de tiendas no tiene proceso, tiene costumbre. Esta capa pone el proceso encima sin obligarte a cambiar de plugins. Fuente: [Returns and Warranty Requests](https://woocommerce.com/products/warranty-requests/), WooCommerce Marketplace, consultado el 10 de septiembre de 2026.
WooCommerce Marketplace (extensión oficial de RMA), 10-sep-2026
Qué medimos: % de casos de postventa resueltos sin intervención, motivos por los que se escala, tiempo de punta a punta de una devolución, reembolsos descuadrados y tiempo hasta publicar un producto nuevo, todo contra la línea base del proceso manual.
Qué medimos
Ficha técnica
- Trabajo que elimina
- que la postventa de la tienda —devoluciones, incidencias, cambios y reembolsos parciales— la lleve una persona a mano entre el correo, el back-office de WooCommerce y un Excel paralelo
- Implementación habitual
- 2–4 semanas
- Entrada
- lo que entra después de la venta: un correo o un mensaje pidiendo devolver, una incidencia de pedido, una foto de un artículo roto, un evento de reembolso de WooCommerce
- Salida
- el caso montado y movido dentro de tu WooCommerce: motivo y artículos identificados, etiqueta de recogida emitida, cliente avisado en cada cambio de estado y reembolso calculado y dejado listo en el pedido
- Compatible con
- WooCommerce 8.x & 9.x on WordPress (REST API v3 + webhooks)High-Performance Order Storage (HPOS) and the legacy posts storageExisting returns/RMA plugins, kept in place
- Puede conectarse con
- Tu instalación de WooCommerce y su base de datos, sin migrar a un SaaSEl correo, el formulario y el WhatsApp por los que hoy entra la postventaTu transportista, para la recogida y el seguimiento realTu Holded u otro ERP, si la factura y la rectificativa las lleva otro flujo
- Qué medimos
- % de casos de postventa resueltos sin intervenciónmotivos de escaladotiempo de punta a punta de una devoluciónreembolsos descuadradostiempo hasta publicar un producto nuevo
- Adecuado para
- tiendas que ya venden con WooCommerce y llevan la postventa a mano, con volumen suficiente para que las devoluciones y las incidencias sean un trabajo en sí mismo
- No adecuado para
- decisiones de negocio que exigen criterio caso a caso —a quién se le hace una excepción, con qué proveedor se reclama— ni tiendas con tan pocas devoluciones al mes que el proceso manual todavía sale a cuenta
Preguntas frecuentes
Un plugin de RMA te da el formulario, el número de devolución y una pantalla donde verlas. Eso es el continente. Lo que sigue haciendo una persona es el contenido: leer el correo del cliente que no usó el formulario, decidir si entra en plazo, cruzarlo con el pedido, ver si la promoción del pedido original cambia el importe, calcular qué se devuelve del porte, emitir la recogida y avisar en cada paso. Nuestra capa hace ese trabajo de criterio sobre la REST API de tu tienda, y si ya tienes un plugin de devoluciones no lo tocamos: se queda llevando el registro y nosotros nos ponemos encima. Lo que no hacemos es venderte otro plugin más para la pila.
En que un ticket se cierra contestando y un caso de postventa se cierra moviendo cosas. Responder «tu pedido salió ayer, aquí tienes el seguimiento» es soporte. Una devolución es otra cosa: tiene estados —solicitada, autorizada, recogida, recibida, revisada, reembolsada—, tiene plazos que corren, tiene dinero que se mueve y tiene almacén que tiene que confirmar. Por eso aquí no montamos un contestador: montamos el caso con su máquina de estados dentro de tu WooCommerce. Si lo que te sobra son preguntas repetidas y no devoluciones, lo que buscas es soporte con IA 24/7, que es otra pieza.
No, salvo que tú lo autorices explícitamente y por tipo de caso. Arranca en modo propuesta: la IA monta el caso, aplica tu política, calcula el importe y lo deja listo; una persona confirma. A medida que los aciertos se sostienen, se suelta autonomía por tramos —primero las devoluciones dentro de plazo y por debajo de un importe que fijas tú, y solo esas—. Los patrones raros, los importes altos y las excepciones a la política se quedan siempre pidiendo confirmación humana, por diseño: el coste de un reembolso mal aprobado no lo paga el modelo. Lo montamos así porque es lo que aguanta en producción, no porque quede bien decirlo.
No, y a propósito. Esta capa lleva el caso de postventa dentro de WooCommerce hasta dejar el reembolso calculado y aplicado en el pedido. El salto a contabilidad —que ese reembolso salga como rectificativa en tu ERP, con su IVA y su ajuste de stock— es un flujo distinto, con su propia API al otro lado, y lo tenemos montado aparte: integrar WooCommerce con Holded con IA. Se pueden tener las dos y encajan; lo que no hacemos es mezclarlas en un proyecto de tres meses que no termina nunca.
No. WooCommerce es tuyo —WordPress, en tu hosting, con tu base de datos— y así se queda. Trabajamos por la REST API oficial y los webhooks, con credenciales acotadas a lo que toca, y respetamos cómo guardas hoy los pedidos, tanto si estás en el almacenamiento de alto rendimiento (HPOS) como en el clásico. Tus plugins siguen donde están: no somos un sustituto de tu pila, somos la capa que hace el trabajo que hoy hace una persona entre ellos. Sigues abriendo el mismo escritorio de siempre, solo que con los casos ya montados.
¿Lo montamos en tu negocio?
Tú tienes el problema localizado. Nosotros lo dejamos funcionando y medido.