Solución · Por integración
Cada pedido de WooCommerce debería salir facturado de Holded. Hoy sale de alguien tecleando.
El pedido entra en la tienda y alguien tiene que convertirlo en factura, ajustar el stock, crear el contacto y aplicar el IVA que toca. Montamos la capa de IA entre la API de WooCommerce y la de Holded que hace ese trayecto entero, incluidos los casos que ningún conector cubre.
El problema
Vender más no debería significar teclear más.
- Cada pedido acaba copiado a Holded a mano, o por un conector que solo cubre el camino feliz: un producto, un envío, un país, un tipo de IVA.
- El stock vive en dos sitios. WooCommerce descuenta al vender y Holded al facturar o albaranar, y a las dos semanas no coinciden: acabas vendiendo lo que ya no tienes.
- El IVA depende del destino y del tipo de cliente —nacional, intracomunitario con VIES válido, exportación, ventanilla única para B2C en la UE— y esa regla no está en el pedido: está en la cabeza de una persona.
- Las devoluciones y los envíos parciales no tienen conector: cada uno se convierte en una rectificativa manual con su serie y su fecha, casi siempre tarde.
- El cliente que compra tres veces al mes acaba como tres contactos distintos en Holded porque cada pedido llegó con el correo escrito de otra forma.
Coste de seguir igual
El coste no aparece en ninguna factura: aparece como stock que no cuadra, IVA presentado con criterio improvisado, rectificativas emitidas semanas tarde y un cierre mensual que depende de que una persona concreta no se ponga enferma. Y hay una fecha encima: en España el reglamento Veri*Factu (RD 1007/2023, con la prórroga del RD-ley 15/2025) obliga a los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades desde el 1 de enero de 2027 y al resto de obligados desde el 1 de julio de 2027. Un flujo pedido → factura que hoy depende de que alguien teclee es exactamente el que peor va a envejecer cuando cada factura tenga que salir de un sistema con registro y huella.
La solución
Una capa de IA entre la API de WooCommerce y la de Holded que convierte pedidos en contabilidad y en stock
- 1Partimos de lo que ya tienes. Si usas un conector WooCommerce–Holded, no lo tiramos: lo dejamos cubriendo el pedido simple y montamos encima lo que no cubre, que es justo donde se van las horas.
- 2Escuchamos los eventos de WooCommerce por webhook —pedido creado, pagado, completado, reembolsado o reembolsado en parte— y los traducimos al documento que toca en Holded por su API: presupuesto, pedido, albarán, factura o rectificativa.
- 3Resolvemos el IVA con reglas explícitas y auditables, no con un prompt suelto: país de destino, tipo de cliente, validación del número de operador intracomunitario, tratamiento del transporte y de los cupones. La regla queda escrita en el propio documento, para que se pueda revisar.
- 4Unificamos cliente y existencias. Deduplicamos contactos por identificador fiscal, correo y teléfono en vez de crear uno nuevo por pedido, y sincronizamos el stock en un solo sentido —el que decidas— con reserva, umbral y alerta cuando aparece un descuadre.
- 5Cerramos los casos raros, que son los que se comen el mes: envío parcial que factura solo lo enviado, devolución con su rectificativa, cambio de producto, pedido con cupón o tarjeta regalo, y gastos de envío con un tipo impositivo distinto al del artículo.
- 6Lo dejamos medido y con red: qué porcentaje de pedidos llega a factura sin intervención, qué unidades se descuadran entre tienda y almacén, qué casos escalan a una persona y con qué contexto llegan.
Lo que cambia
Lo que dejas de perder
El pedido deja de necesitar teclado: entra por webhook y sale como el documento correcto en Holded, con su contacto, su serie y su tipo de IVA.
Mecanismo
El IVA deja de depender de que alguien recuerde la regla: se decide por destino, tipo de cliente y validación del número intracomunitario, y queda escrito y revisable en el documento.
Mecanismo
El descuadre de stock deja de descubrirse cuando un cliente compra algo agotado: se detecta y se avisa el día que aparece, no en el inventario del trimestre.
Mecanismo
Qué medimos: % de pedidos facturados sin intervención, aciertos de contacto y de tipo impositivo, unidades de descuadre entre tienda y almacén, y días que tarda el cierre mensual.
Qué medimos
Ficha técnica
- Trabajo que elimina
- convertir a mano cada pedido de la tienda en factura de Holded: crear el contacto, elegir el tipo de IVA, ajustar el stock y emitir la rectificativa cuando algo se devuelve
- Implementación habitual
- 2–4 semanas
- Entrada
- un evento de WooCommerce: un pedido creado, pagado, completado, reembolsado o reembolsado en parte
- Salida
- el documento correcto creado en Holded —factura, rectificativa, albarán o pedido— con su contacto deduplicado, su serie, su tipo impositivo y el stock ajustado
- Compatible con
- WooCommerce (REST API + webhooks)Holded (API v2)WordPressPasarelas de pago conectadas a WooCommerce
- Puede conectarse con
- Tu conector WooCommerce–Holded, si ya lo tienes activoTu almacén o tu ERP de existencias, si el stock no vive solo en HoldedTus series de facturación, tipos de IVA y reglas de operaciones intracomunitarias
- Qué medimos
- % de pedidos que llegan a factura sin intervenciónaciertos de contacto y de tipo impositivounidades de descuadre de stock entre tienda y almacéndías que tarda el cierre mensual
- Adecuado para
- tiendas en WooCommerce con volumen suficiente para que facturar a mano duela, que llevan la contabilidad y el catálogo en Holded
- No adecuado para
- quien vende cuatro pedidos al mes —ahí un conector estándar sobra— o quien necesita que alguien decida el criterio fiscal: eso lo pone tu asesor, no una integración
Preguntas frecuentes
Para el pedido simple, sí, y por eso no lo tocamos: un producto, un envío, un cliente nacional, un tipo de IVA. Donde se acaba el camino es en todo lo que exige criterio: un envío parcial que solo debe facturar lo enviado, una devolución que necesita rectificativa con su serie y su fecha, un cliente intracomunitario cuyo número hay que validar antes de decidir el impuesto, un pedido con cupón donde la base imponible ya no es el precio de catálogo, o el mismo cliente entrando como tres contactos porque escribió el correo de tres formas. Eso no es el 5% de los pedidos: es el 100% del trabajo manual que te queda.
Se decide por reglas explícitas antes de emitir nada, no por lo que crea el modelo. El sistema mira el país de destino, si el comprador es empresa o particular, y —cuando es empresa de otro país de la UE— valida su número de operador intracomunitario contra el registro oficial antes de aplicar la exención. Para venta a particulares dentro de la UE, aplica el tipo del país de destino según tu configuración de ventanilla única. Todo eso queda escrito y revisable en el propio documento: qué regla se aplicó y por qué. Lo que no hacemos es decidir tu criterio fiscal: las reglas las fijamos contigo y con tu asesor antes de tocar nada.
Por eso arranca con red. Los documentos que tocan contabilidad empiezan en modo propuesta: el sistema los deja preparados en Holded y una persona los aprueba, hasta que los aciertos son altos y sueltas autonomía por tipo de pedido —primero el nacional simple, después el intracomunitario, al final las devoluciones parciales—. Lo dudoso escala siempre a alguien, con el pedido resumido y el enlace directo a WooCommerce. Y todo queda registrado: qué documento se creó, con qué regla y a partir de qué evento. Sin traza no hay autonomía.
¿Lo montamos en tu negocio?
Tú tienes el problema localizado. Nosotros lo dejamos funcionando y medido.