Solución · Por agente
Tu equipo de RRHH no se va en contratar. Se va en lo que pasa después de contratar.
Dar de alta las cuentas del que entra y quitárselas todas al que sale. Perseguir el DNI y el número de cuenta de la nueva incorporación. Aprobar vacaciones que ya cumplen la política. Cuadrar los partes de horas antes del cierre de nómina. Contestar por decimoquinta vez cuántos días de asuntos propios quedan. Nada de eso requiere criterio: requiere que alguien lo haga. Desplegamos un agente que lo hace, sobre tu HRIS y tus herramientas, con una persona aprobando lo que toca dinero o contrato.
El problema
El trabajo de RRHH que se ve es contratar. El que se come la semana es el de después.
- Cada alta arranca una cadena de correos a mano: pedir DNI, número de cuenta, número de la Seguridad Social y talla de ropa, recordarlo dos veces, y volver a pedir el documento que llegó ilegible el viernes.
- Dar de alta a alguien son seis sistemas distintos —correo, ERP, CRM, VPN, el chat, el control de accesos— y darle de baja son los mismos seis. La lista de salida existe, está en una hoja, y nadie sabe si se ejecutó entera hasta que alguien detecta que un ex empleado seguía con acceso al CRM.
- Las vacaciones y los permisos llegan por chat, por correo y por el formulario, en tres formatos distintos. La mayoría cumple la política a la primera y aun así espera días a que alguien las mire y las teclee en el sistema.
- El cierre de nómina es una semana de reunir partes de horas incompletos, perseguir firmas de responsables y montar a mano la lista de variaciones del mes: altas, bajas, cambios de jornada, incidencias, dietas.
- Las mismas cinco preguntas, todos los meses: cuántos días me quedan, cómo pido el permiso de mudanza, dónde está la política de teletrabajo, cuándo se paga la extra. Todas están escritas en un PDF que nadie encuentra.
Coste de seguir igual
No aparece en ninguna partida presupuestaria porque no es un proyecto: es el goteo. Se paga en horas de un perfil caro de RRHH haciendo de gestoría, en incorporaciones que llegan el primer día sin equipo ni accesos, en bajas que dejan permisos abiertos durante meses —eso ya no es una molestia, es un riesgo de seguridad y de protección de datos—, en errores de nómina que se detectan cuando el empleado abre la nómina, y en una plantilla que aprende que a RRHH se le pregunta por WhatsApp porque por el canal oficial no contesta nadie.
La solución
Un agente que ejecuta el ciclo de vida del empleado, con la persona en los puntos que importan
- 1Mapeamos primero: qué sistemas tocan un alta y una baja en tu casa, qué dice tu política de vacaciones y permisos de verdad —no la del convenio genérico—, qué entra en el fichero de nómina cada mes y qué preguntas repite la plantilla. De ahí sale el inventario de lo que se automatiza y de lo que se queda con una persona.
- 2El agente se ocupa de la incorporación y de la salida de punta a punta: pide y valida la documentación al nuevo empleado hasta tenerla completa y legible, lanza las altas en los sistemas que correspondan a su rol, arma el plan de los primeros días y persigue las tareas del responsable. En la salida ejecuta la lista de retirada de accesos sistema por sistema y deja el acta de qué se cerró y cuándo.
- 3Se ocupa del día a día administrativo: recoge las solicitudes de vacaciones y permisos vengan por donde vengan, las contrasta contra tu política y el saldo real, aprueba sola lo que cumple sin margen de duda y escala el resto con el motivo escrito. Recuerda los partes de horas pendientes antes del cierre y monta la lista de variaciones para nómina con su trazabilidad.
- 4Contesta a la plantilla sobre tus políticas reales, citando el documento y la versión de la que sale la respuesta. Cuando no lo sabe, no improvisa: lo pasa a una persona con la pregunta y el contexto ya recogidos.
- 5Arranca con red y se suelta por tramos: todo lo que toque contrato, dinero o dato sensible pasa por aprobación humana desde el primer día, y solo ganan autonomía los tipos de caso donde los números aguantan. Lo dejamos medido: qué porcentaje de altas queda completo sin intervención, cuántas bajas cierran todos los accesos en plazo y cuánto tarda una solicitud en resolverse.
Lo que cambia
Lo que dejas de perder
RRHH deja de hacer de gestoría: la documentación, las altas de sistemas y las solicitudes rutinarias se tramitan solas, y el tiempo del equipo vuelve a lo que sí requiere criterio —gente, no formularios—.
Mecanismo
La baja deja de ser una hoja que alguien recuerda ejecutar: los accesos se retiran sistema por sistema con acta de qué se cerró y cuándo, que es exactamente lo que te van a pedir en una auditoría.
Mecanismo
El cierre de nómina deja de ser una semana de perseguir: los partes se reclaman solos antes del corte y las variaciones del mes llegan montadas y trazables, no reconstruidas a mano.
Mecanismo
Qué medimos: % de incorporaciones con documentación completa antes del primer día, % de bajas con todos los accesos retirados dentro del plazo, tiempo medio de resolución de una solicitud de permiso, número de preguntas de plantilla resueltas sin tocar a RRHH y errores detectados en el fichero de nómina.
Qué medimos
Ficha técnica
- Trabajo que elimina
- que una persona de RRHH persiga documentación, teclee altas y bajas en seis sistemas, revise una por una solicitudes de permiso que ya cumplen la política y conteste las mismas preguntas cada mes
- Implementación habitual
- 3–5 semanas
- Entrada
- la incorporación o la salida de un empleado, una solicitud de vacaciones o permiso, los partes de horas del periodo y las preguntas de plantilla sobre políticas
- Salida
- documentación completa y validada, accesos dados de alta o retirados con acta, solicitudes resueltas contra tu política, la lista de variaciones lista para nómina y respuestas citando la política vigente
- Compatible con
- FactorialPersonioBambooHRSesameWorkdayHolded
- Puede conectarse con
- Tu directorio y tus accesos (Google Workspace, Microsoft 365/Entra ID, VPN, gestor de contraseñas)Tu gestoría o software de nóminaTus canales de plantilla (correo, Slack, Teams, WhatsApp)Tu repositorio de políticas y convenios
- Qué medimos
- % de incorporaciones con documentación completa antes del primer día% de bajas con todos los accesos retirados en plazotiempo medio de resolución de una solicitud de permisopreguntas de plantilla resueltas sin tocar a RRHHerrores detectados en el fichero de nómina
- Adecuado para
- empresas con política de personal escrita y un HRIS o un portal donde ya vive el dato, aunque el proceso siga siendo manual por encima
- No adecuado para
- organizaciones sin política escrita ni sistema de registro: primero se ordena el proceso y se escribe la norma, después se automatiza —y lo decimos antes de empezar—
Preguntas frecuentes
En el momento del ciclo. El agente reclutador trabaja antes de la firma: coordina el proceso de selección, cuadra entrevistas, prepara fichas de candidato y comunica el estado de cada candidatura. Este empieza justo después: desde que hay una persona contratada hasta que se va. Se complementan y se montan por separado, porque el comprador y las herramientas no son los mismos —selección vive en el ATS, administración de personal vive en el HRIS y en tu directorio de accesos—. Si necesitas los dos, se despliegan por fases; lo que no hacemos es venderte uno y cobrarte el otro.
Solo aprueba lo que tu política ya resuelve sin margen de interpretación: la solicitud que cumple antelación, saldo y solapamiento contrastados contra el sistema. Todo lo demás —excedencias, permisos no reglados, cualquier cosa que toque contrato o cambie una retribución— lo propone con el motivo escrito y lo aprueba una persona. Es una decisión de diseño, no una limitación técnica: el coste de equivocarse en nómina o en un permiso es alto, visible y molesto de deshacer, así que ahí el agente prepara y la persona firma. Los umbrales de qué aprueba solo se fijan contigo y se pueden estrechar en cualquier momento.
Con una lista por sistema, no con una lista mental. En el mapeo inicial se inventaría cada sistema que toca un empleado y quién lo administra, y la baja se ejecuta punto por punto contra ese inventario, dejando escrito qué se cerró, cuándo y por quién. Lo que el agente no puede cerrar solo —porque el sistema no expone una forma de hacerlo— se convierte en una tarea con dueño y plazo, y queda abierta y visible hasta que alguien la cierra. La diferencia con la hoja de cálculo de hoy no es que exista la lista: es que la ejecución queda registrada y se puede auditar. De ahí sale la métrica de bajas con todos los accesos retirados en plazo.
Funciona sobre el que tengas. Se monta contra la API de tu HRIS o portal del empleado —Factorial, Personio, BambooHR, Sesame, Workday, Holded— y contra tu directorio y tus sistemas de acceso. No migramos datos de personal ni te pedimos cambiar de plataforma: el dato sigue viviendo donde vive. Si alguna pieza de tu operación no expone lo que hace falta, lo detectamos en la primera semana y te decimos el puente exacto antes de facturarte nada. Y si hoy no tienes HRIS y el dato vive en hojas de cálculo, te lo decimos también: ahí lo primero no es un agente.
Que son la parte delicada del proyecto y se tratan como tal. El agente trabaja con el mínimo dato necesario para cada tarea, no con acceso general al expediente; los documentos de identidad y bancarios se validan y se depositan en el sistema que ya los custodia, sin copias paralelas; y cada consulta y cada acción queda registrada con quién, qué y cuándo. El alcance de acceso se acota por tipo de caso y se revisa con fecha, igual que se hace con cualquier persona que entra al sistema. Si tu empresa ya tiene un registro de actividades de tratamiento, este agente entra en él como una actividad más, con su base legal y su plazo de conservación: es un requisito, no un extra.
¿Lo montamos en tu negocio?
Tú tienes el problema localizado. Nosotros lo dejamos funcionando y medido.