Solución · Por agente
Tienes facturas vencidas y nadie con tiempo para perseguirlas una a una. El agente de cobros de IA reclama lo pendiente en su momento, concilia el pago cuando entra y escala el caso difícil —y una persona aprueba lo que sale al cliente: lo dejamos funcionando sobre tu facturación.
Reclamar lo vencido es un trabajo de constancia, no de talento: mirar cada día quién se ha pasado de plazo, mandar el recordatorio en el tono justo, subir la presión cuando toca, apuntar la promesa de pago, casar el ingreso con su factura cuando por fin entra y saber cuándo el caso deja de ser un email y pasa a una persona. El problema es que casi nadie lo hace bien, porque es tedioso y da pereza pelear por el dinero de la casa —así que se reclama tarde, a saltos, y la caja se resiente—. Nosotros desplegamos ese cobrador como agente sobre tu facturación: vigila la cartera de vencidos, redacta y programa la secuencia de reclamación, registra las promesas, concilia el cobro con su factura y te sube el caso peliagudo. La regla es dura: el agente propone lo que se envía y una persona lo aprueba; nunca cobra ni mueve dinero solo. No te vendemos otro software de facturación; te dejamos el empleado digital persiguiendo lo pendiente, con una persona al mando de lo que sale.
El problema
El dinero está facturado pero no cobrado, y perseguirlo es el trabajo que todo el mundo deja para mañana.
- La reclamación depende de que alguien saque un rato: se hace a saltos, tarde, y las facturas que llevan semanas vencidas se quedan sin un solo recordatorio.
- Nadie sabe a ciencia cierta quién debe qué hoy: hay que abrir el ERP, cruzar el extracto y sumar a mano para saber cuánto hay vencido y desde cuándo.
- Cuando entra un pago sin concepto claro, cuesta casarlo con su factura, así que se reclama a clientes que ya han pagado y se enfada a quien no toca.
- Las promesas de pago se pierden («te lo abono el viernes») porque no las apunta nadie, y el caso que ya pide una llamada seria sigue recibiendo emails automáticos.
Coste de seguir igual
El tiempo que nadie dedica a reclamar no aparece como gasto en ningún sitio: aparece como caja que entra tarde, como el crédito del banco que cubres para llegar a fin de mes, como la factura que acaba en incobrable porque se reclamó cuando el cliente ya había cerrado, y como el equipo bueno haciendo de cobrador a regañadientes en vez de su trabajo. Contratar a alguien para perseguir cubre un pico, no la constancia diaria que esto exige; y el criterio —a quién aprietas y a quién cuidas— se pierde entre la pereza y las prisas. Pagas el coste financiero de cobrar tarde y el de un dinero tuyo que se queda en la calle.
La solución
Un agente de cobros desplegado sobre tu facturación que vigila lo vencido, reclama en su momento, concilia el pago y escala el caso difícil, con una persona aprobando lo que sale
- 1Fijamos contigo el criterio y los límites: qué se considera vencido, la cadencia y el tono de la secuencia por tramo de retraso, qué canal usa (email, WhatsApp), a qué clientes se cuida y a cuáles se aprieta, cuándo escala a una persona y qué te pasa a aprobar antes de que salga.
- 2El agente vigila la cartera a diario: identifica lo vencido factura a factura, lo agrupa por cliente y por días de retraso, y prepara la reclamación —el mensaje redactado con el importe, la factura y el enlace de pago si lo usas—, lista para que la apruebes.
- 3Programa y persigue la secuencia en su momento: primer recordatorio amable, aviso firme, última llamada antes de escalar. Registra la promesa de pago y la reprograma, concilia el ingreso con su factura cuando entra y para de reclamar en cuanto está cobrado.
- 4Arranca con red y medido: el agente propone y una persona aprueba cada mensaje que sale al cliente, sobre todo al principio; nunca cobra ni mueve dinero por su cuenta. Comparamos lo que recupera con el proceso de antes y solo le ampliamos autonomía por tramo cuando el dato lo respalda. El caso peliagudo y la relación siguen siendo de la persona.
Lo que cambia
Lo que dejas de perder
La reclamación deja de depender de que alguien saque un rato: el agente vigila lo vencido a diario y prepara la secuencia en su momento, así que el recordatorio sale cuando toca y no tres semanas tarde.
Mecanismo
El dinero entra antes porque se pide antes y con constancia: la factura vencida recibe su recordatorio el día que toca en vez de esperar a que a alguien le apetezca pelear por el cobro.
Mecanismo
Dejas de reclamar a quien ya pagó: el agente concilia el ingreso con su factura y para la secuencia en cuanto está cobrado, así que ni molestas al buen cliente ni pierdes de vista al que de verdad debe.
Mecanismo
Qué medimos: días medios de cobro (DSO) antes y después, % de vencido reclamado a tiempo frente a lo que se quedaba sin tocar, promesas de pago cumplidas, y cobros conciliados sin intervención.
Qué medimos
Ficha técnica
- Trabajo que elimina
- que alguien tenga que abrir el ERP cada día para ver quién se ha pasado de plazo, redactar de cero cada recordatorio, acordarse de perseguir el pago que se prometió, cruzar el extracto a mano para saber si una factura ya está cobrada y decidir sobre la marcha a quién se aprieta y a quién no
- Implementación habitual
- 2–4 semanas
- Entrada
- tus facturas emitidas con sus vencimientos y su saldo pendiente (desde tu ERP o facturación), los movimientos de cobro (extracto o pasarela) contra los que conciliar, y el criterio de cobro, el tono y el guion que fijamos contigo
- Salida
- la cartera de vencidos vigilada y segmentada por cliente y días de retraso, la secuencia de reclamación redactada y programada lista para aprobar, las promesas de pago registradas y reprogramadas, el ingreso conciliado con su factura y la reclamación detenida en cuanto está cobrado, y el caso difícil escalado a una persona —con cada mensaje al cliente aprobado por una persona
- Compatible con
- HoldedSageOdooQuickBooksA3StripeGoCardlessEmail (Gmail/Outlook)WhatsAppConexión bancaria / extracto
- Puede conectarse con
- Tu facturación o ERP (facturas, vencimientos, saldo pendiente)Tus canales de aviso al cliente (email, WhatsApp)Tu pasarela o forma de cobro y el extracto del bancoEl criterio de cobro, el tono y las reglas de escalado de tu equipo
- Qué medimos
- días medios de cobro (DSO) antes y después% de vencido reclamado a tiempo frente a lo que se quedaba sin tocarpromesas de pago cumplidascobros conciliados con su factura sin intervención
- Adecuado para
- empresas con volumen recurrente de facturas a crédito, una cartera de vencidos que nadie persigue con constancia y un equipo que reclama a saltos cuando saca un rato
- No adecuado para
- negocios que cobran al contado o por adelantado y no tienen cartera de vencidos que gestionar, o casos que son estrictamente contabilidad —captura, asiento y conciliación de libros— para lo que está el agente contable de IA
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Preguntas frecuentes
El agente contable lleva los libros: captura la factura, propone el asiento con su cuenta y centro de coste, registra en el ERP y concilia el banco —reclamar lo vencido es una pieza más dentro de ese bucle—. El agente de cobros hace de esa pieza su oficio entero: vigila la cartera de vencidos día a día, segmenta por cliente y por retraso, redacta y persigue la secuencia de reclamación en el tono justo, registra las promesas de pago, casa el ingreso con su factura y escala el caso difícil. Si lo que se te acumula es la contabilidad mecánica, tu agente es el contable; si lo que se te queda en la calle es el dinero ya facturado, tu agente es el de cobros. Muchos negocios montan los dos, cada uno en lo suyo.
No, y esa es la línea que no cruza. El agente maneja información —qué está vencido, a quién y desde cuándo— y prepara la acción, pero cada mensaje que sale al cliente arranca en modo propuesta y una persona lo aprueba antes de enviarse, sobre todo al principio. No cobra, no emite recibos por su cuenta, no toca tu pasarela para sacar dinero: como mucho concilia el ingreso con su factura cuando entra y para de reclamar. El dinero de terceros lo mueve una persona con su criterio; el agente le quita el trabajo tedioso de vigilar, redactar y perseguir.
Por eso el tono y el criterio se fijan contigo antes de que salga nada, y una persona aprueba los mensajes. El agente no manda un email frío igual para todos: usa el tramo de retraso, el histórico y las reglas que marcas —al buen cliente que se despistó se le recuerda con tacto, al que se acostumbra a pagar tarde se le sube la firmeza—, y cuando el caso pide una conversación de verdad lo escala a tu persona en vez de insistir en automático. La constancia la pone el agente; el tacto y la decisión, tú. Sale más cuidado que la reclamación a saltos que hoy hace quien puede cuando puede.
¿Lo montamos en tu negocio?
Tú tienes el problema localizado. Nosotros lo dejamos funcionando y medido.