Solución · Por agente
Tu equipo de administración se pasa el mes picando facturas, cuadrando el banco y persiguiendo cobros. El agente contable de IA hace ese trabajo mecánico y deja a la persona solo validar: lo dejamos funcionando sobre tu ERP.
Un buen contable captura la factura, extrae sus datos, la asigna a la cuenta y al centro de coste que toca, la registra en el ERP, concilia el movimiento del banco y reclama lo que está vencido. El problema es que casi todo eso es teclear, cuadrar y perseguir —horas de trabajo mecánico que se comen al equipo y se llevan por delante el cierre—. Nosotros desplegamos ese contable como agente sobre tu sistema: lee cada factura entrante, vuelca los datos validados, propone el asiento, concilia contra el extracto y te deja solo la excepción para aprobar. No te vendemos otro software de facturación; te dejamos el empleado digital contabilizando, con una persona supervisando lo que no es obvio.
El problema
La contabilidad no puede fallar, y la mayor parte del mes se va en teclear, cuadrar y perseguir a mano.
- Cada factura que entra alguien la abre, copia proveedor, fecha, base, IVA y total, y lo pica en el ERP —una por una, todo el mes.
- La conciliación bancaria se hace a ojo a fin de mes: cruzar el extracto con los asientos línea a línea hasta que cuadra, y cazar el descuadre tarde.
- Asignar la cuenta contable y el centro de coste correcto depende de quién lo haga y de que se acuerde del criterio; cuando falta esa persona, se acumula.
- Los cobros vencidos se reclaman cuando alguien se acuerda, no cuando toca, y el cierre llega siempre con prisa porque lo mecánico se comió los días.
Coste de seguir igual
El tiempo que se va en teclear facturas y cuadrar el banco no aparece como gasto en ningún sitio: aparece como un equipo de administración que no llega al cierre a tiempo, como pagos fuera de plazo, como errores que se cazan en la auditoría y como personas que valen para analizar haciendo de teclado. Contratar a alguien más para picar cubre un pico, no el mes entero; y el criterio contable sigue atrapado en tareas que no lo necesitan. Pagas el coste de un equipo caro haciendo trabajo mecánico y el de un cierre que siempre va con la lengua fuera.
La solución
Un agente contable desplegado sobre tu ERP que captura, extrae, concilia y propone el asiento, con una persona validando la excepción
- 1Fijamos contigo el criterio y los límites: qué documentos captura, cómo asigna cuentas y centros de coste según tu plan contable, qué concilia solo, qué reclama y qué te pasa a validar antes de tocar el ERP.
- 2El agente lee cada factura entrante —PDF, escaneo o foto—, extrae los datos, los valida contra el pedido o el histórico del proveedor y propone el asiento con su cuenta y su centro de coste, listo para aprobar.
- 3Concilia los movimientos del banco contra los asientos, casa cobros con facturas, marca lo que no cuadra y prepara la reclamación de lo vencido —sin que nadie cruce líneas a mano—.
- 4Arranca con red y medido: el agente propone y una persona valida la excepción, comparamos sus asientos con los que haría tu equipo, y solo le ampliamos autonomía por tipo de documento cuando el dato lo respalda.
Lo que cambia
Lo que dejas de perder
El equipo deja de picar y cuadrar a mano: la captura, la extracción y la propuesta de asiento las hace el agente, y las personas pasan a validar y a analizar, que es donde su criterio vale.
Mecanismo
La conciliación deja de ser el maratón de fin de mes: los movimientos se cruzan contra los asientos según entran, así que el descuadre se ve pronto y el cierre deja de llegar con prisa.
Mecanismo
El criterio contable deja de gastarse en teclear: el agente aplica tu plan de cuentas de forma consistente, no depende de quién esté ese día, y lo mecánico deja de acumularse cuando falta una persona.
Mecanismo
Qué medimos: % de facturas capturadas y contabilizadas sin intervención, tiempo de conciliación antes y después, errores detectados en validación, y días hasta el cierre frente al proceso manual.
Qué medimos
Ficha técnica
- Trabajo que elimina
- que el equipo de administración capture facturas a mano, teclee sus datos en el ERP, decida la cuenta y el centro de coste una por una, cuadre el banco a fin de mes cruzando líneas y persiga los cobros vencidos cuando alguien se acuerda
- Implementación habitual
- 2–4 semanas
- Entrada
- las facturas entrantes (PDF, escaneo o foto por email o carpeta), tu plan contable con sus cuentas y centros de coste, el guion que fijamos contigo y el extracto o la conexión de tu banco
- Salida
- cada factura capturada y con sus datos validados, el asiento propuesto con cuenta y centro de coste listo para aprobar, los movimientos del banco conciliados, los cobros casados con sus facturas y los vencidos preparados para reclamar —con la excepción derivada a una persona—
- Compatible con
- HoldedSageOdooA3Microsoft DynamicsERP contable del sectorConexión bancaria / extractoEmail o carpeta de facturas
- Puede conectarse con
- Tu ERP o software contableTu plan contable, cuentas y centros de costeTu banco (extracto o conexión bancaria)Tu canal de entrada de facturas (email o carpeta)
- Qué medimos
- % de facturas capturadas y contabilizadas sin intervencióntiempo de conciliación bancaria antes y despuéserrores detectados en validacióndías hasta el cierre frente al proceso manual
- Adecuado para
- empresas y gestorías con volumen recurrente de facturas de proveedor, conciliación bancaria mensual y un equipo de administración que se ahoga en trabajo mecánico
- No adecuado para
- operaciones sin ERP ni proceso contable definido, o casos donde cada asiento exige criterio experto humano desde el primer segundo y no hay volumen repetitivo que absorber
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Preguntas frecuentes
Un OCR lee la factura y te devuelve el texto; el software de facturación te guarda el documento y te deja los campos para que los rellenes. Ninguno de los dos decide la cuenta contable, concilia el banco ni reclama lo vencido: te dejan el trabajo repartido en pantallas. El agente contable hace la cadena entera: captura, extrae, valida, propone el asiento con su cuenta y centro de coste, concilia contra el extracto y prepara la reclamación —y te pasa solo la excepción a validar—. No compite con tu ERP; se apoya en él y hace la parte que el ERP nunca automatizó.
Por eso arranca supervisado y no toca el ERP sin red. El agente propone el asiento dentro del criterio que fijamos —tu plan de cuentas, tus centros de coste, tus reglas— y una persona valida la excepción antes de que nada se registre en firme, sobre todo al principio. Comparamos sus asientos con los que haría tu equipo antes de ampliarle autonomía, y solo le soltamos más tipos de documento cuando el dato lo respalda. Si asigna una cuenta que no toca, queda en la traza, se corrige la regla y no se repite. No sustituimos el criterio contable donde hace falta; le quitamos al equipo el trabajo de teclear y cuadrar mil líneas al mes.
Extraer los datos de una factura es una pieza —esa la puedes atacar sola si es tu único dolor; tenemos una solución dedicada solo a extraer los datos de las facturas—. El agente contable es el empleado digital que hace el bucle completo de la contabilidad mecánica: captura y lee las facturas, propone el asiento con cuenta y centro de coste, registra en el ERP, concilia los movimientos del banco, casa cobros con facturas y reclama lo vencido. Si lo tuyo es solo el OCR de facturas, empieza por ahí; si lo que se te come es el mes entero de administración, esto es el agente que lo absorbe.
¿Lo montamos en tu negocio?
Tú tienes el problema localizado. Nosotros lo dejamos funcionando y medido.