Escenario ilustrativo. Una cadena de talleres pone un agente que reparte las órdenes de trabajo entre los mecánicos según urgencia y carga. Funciona: los coches salen antes. A los dos meses, un mecánico pregunta por qué siempre le tocan las reparaciones largas del viernes, el delegado de personal pide saber cómo decide el agente y nadie en dirección sabe responder algo que no sea «lo hace la IA». El proyecto era un éxito operativo y es un hueco legal.
La tesis en una línea: en España, un agente que reparte tareas, turnos o evaluaciones ya no es solo una decisión de producto; es información que la plantilla tiene derecho a recibir, y la empresa debe poder escribirla en una página antes de que se la pidan.
¿Hay que informar a los trabajadores del uso de IA en la empresa?
Depende de qué decida el sistema, no de cuánta IA lleve dentro. Si un algoritmo o un sistema de IA influye en las condiciones de trabajo, la empresa tiene dos deberes de información distintos, y conviene no confundirlos: uno colectivo, hacia la representación legal de la plantilla, y otro individual, hacia cada persona trabajadora.
- Colectivo. El artículo 64.4.d del Estatuto de los Trabajadores, introducido en 2021 por la llamada ley rider (Ley 12/2021), da al comité de empresa o a los delegados de personal derecho a conocer los parámetros, reglas e instrucciones en que se basan los algoritmos o sistemas de IA que afectan a decisiones sobre condiciones de trabajo, acceso y mantenimiento del empleo, incluida la elaboración de perfiles.
- Individual. El Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, publicado en el BOE el 15 de septiembre y en vigor desde el 5 de octubre de 2026, obliga a informar por escrito a cada persona trabajadora de la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones y, cuando se usen para decidir condiciones de trabajo, de sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento.
Esto describe derecho español. La directiva europea que el real decreto traspone es común, pero cada Estado la ha llevado a su ley a su manera, así que si tu equipo trabaja en otro país, esta lista no sirve tal cual.
¿Qué cambió el 5 de octubre de 2026 con el Real Decreto 723/2026?
El real decreto traspone parcialmente la Directiva (UE) 2019/1152, sobre condiciones laborales transparentes y previsibles, y deroga el Real Decreto 1659/1998. Para quien despliega agentes, lo que importa es una letra: la k) del artículo 3.2, que añade a la información que se entrega al empezar una relación laboral la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones.
La norma enumera, a título de ejemplo, las decisiones que cuentan: la duración y distribución de la jornada, la asignación de tareas, la determinación de los salarios, la progresión profesional, el lugar de trabajo y la extinción del contrato. Tres detalles prácticos:
- Cuándo. La información se da antes de que empiece la relación laboral (art. 7.1); si después cambia el sistema, a más tardar el día en que el cambio surte efecto (art. 7.3). Este capítulo solo se aplica a relaciones de más de cuatro semanas (art. 2.2).
- Plantilla ya contratada. La disposición transitoria no obliga a repartir papeles el 5 de octubre, pero sí a entregar la información en treinta días hábiles a quien la solicite, y a informar de cualquier modificación posterior.
- Formato. En papel o en formato electrónico accesible (art. 6.2). El SEPE debe publicar un modelo de documento, pero mientras no exista la norma dice que la empresa tiene que informar igualmente.
¿Tu agente cuenta como «sistema algorítmico de toma de decisiones»?
La pregunta útil no es si es IA generativa, sino si decide, fija o modifica una condición de trabajo. Algunos despachos van más lejos y entienden que también entra una herramienta que solo recomienda y deja la firma a una persona; si el agente propone y el responsable aprueba casi siempre, la diferencia es más teórica que práctica. Es el mismo problema de los niveles de autonomía de un agente: cuenta lo que ocurre de hecho, no lo que dice el diagrama, y un humano en el bucle que aprueba sin leer no te saca del radar.
| Agente | ¿Toca condiciones de trabajo? | Qué hay que poder explicar |
|---|---|---|
| Reparte órdenes o tickets entre personas del equipo | Sí: asignación de tareas | Criterios de reparto (urgencia, carga, especialidad) y quién puede cambiarlos |
| Propone turnos o calendarios | Sí: jornada y su distribución | Qué datos usa, qué restricciones respeta y cómo se pide revisión |
| Puntúa desempeño o calcula incentivos | Sí: salario y progresión | Qué mide, con qué peso y qué no mide |
| Filtra candidaturas | Sí: acceso al empleo, y probable alto riesgo en el Reglamento de IA | Criterios de cribado y revisión humana real |
| Resume correos o redacta borradores | No, salvo que alguien lo use para evaluar a personas | Nada específico; sí una política de uso |
¿Qué hay que poner por escrito, y hace falta enseñar el código?
La norma habla de pautas, criterios y reglas de funcionamiento. No habla de código fuente ni de pesos del modelo. Eso cambia el trabajo: no se trata de abrir la caja, sino de describirla con honestidad en una página que entienda alguien que no sea ingeniero. Para cada sistema, esa página responde a seis preguntas:
- Qué decide o recomienda, y sobre qué condición de trabajo.
- Qué datos de las personas usa y de dónde salen.
- Qué criterios o reglas aplica, en lenguaje llano y con sus excepciones.
- Quién revisa el resultado y en qué casos puede cambiarlo.
- Cómo puede una persona pedir que se revise una decisión que le afecta.
- Cuándo y cómo se avisará de los cambios.
Escribirla obliga a saber cómo funciona tu agente, y ahí está la ventaja escondida: si no puedes explicar por qué reparte así las tareas, tampoco puedes defender ese reparto ante un cliente, un auditor o el propio equipo.
¿Cómo se prepara una empresa sin frenar el proyecto?
No hace falta un programa con comité; hace falta orden. Una secuencia que cabe en un mes:
- Inventario. Lista de agentes y automatizaciones que usan datos de personal o afectan a su trabajo. Si todavía no tienes el inventario de agentes que tu empresa no tiene, este es un buen motivo para hacerlo.
- Clasificación. Marca cuáles tocan jornada, tareas, salario, progresión, lugar de trabajo o extinción, y cuáles solo apoyan.
- Ficha de una página por cada sistema marcado, con las seis preguntas de arriba.
- Entrega. La ficha va a la representación legal de la plantilla y al canal individual que use RR. HH.: anexo al contrato, documento complementario o portal del empleado.
- Cambios. Un cambio de reglas, de datos o de modelo que altere cómo decide el agente es una modificación y debe avisarse a tiempo. Cuélgalo del proceso de cambios con el que ya gobiernas la automatización, como plantea la guía de gobernanza y control de la automatización con IA.
- Rastro. Guarda qué decidió el sistema y con qué regla; sin eso la ficha es una promesa. Es lo que cubre la trazabilidad de decisiones de IA.
Los agentes que tratan candidaturas o datos de plantilla tienen además su propio camino en el Reglamento de IA, con otro calendario: lo cubre cumplir el AI Act operando IA. Y para lo que toca RR. HH. desde la herramienta, léete antes dónde ayuda y dónde roza lo ilegal automatizar RR. HH. con IA.
¿Cuándo no hace falta informar?
Cuando el agente no condiciona el trabajo de las personas: atención a clientes, extracción de facturas, clasificación de documentos. Aun así, vigila la deriva. Un agente que reparte tickets y al que un día se le pide que además priorice por rendimiento ha cambiado de categoría sin que nadie lo anote. Revisa la clasificación cada vez que cambie su función.
Nota: este artículo no es asesoramiento jurídico y no usa cifras de terceros. Los datos normativos proceden del texto del Real Decreto 723/2026 publicado en el BOE; la redacción exacta del artículo 64.4.d del Estatuto y el alcance concreto para tu caso conviene confirmarlos con tu asesoría laboral. El escenario es ilustrativo.