Lösung · Nach Agent

Dein Verwaltungsteam verbringt den Tag damit, Daten von einem System ins andere zu tippen, Formulare auszufüllen und Datensätze in ERP und CRM zu pflegen und der fehlenden Info hinterherzulaufen. Der KI-Verwaltungsagent macht diese mechanische Back-Office-Arbeit und lässt der Person nur das Validieren: Wir lassen ihn auf deinen Systemen laufen.

Eine gute Verwaltungskraft nimmt auf, was hereinkommt, legt es dorthin, wo es hingehört, hält die Datensätze aktuell, legt jedes Dokument in seinen Ordner, mahnt an, was zum Schließen des Vorgangs fehlt, und baut den Wochenbericht. Das Problem ist, dass fast alles davon dieselbe Angabe mehrfach zu tippen, Vorlagen auszufüllen und Leuten hinterherzulaufen ist —Stunden mechanischer Arbeit, die das Team auffressen und die Datensätze veralten lassen. Wir setzen diese Kraft als Agent auf deine Systeme: Er liest, was hereinkommt, kippt die validierte Angabe ins ERP oder CRM, füllt das Formular aus, legt das Dokument ab, mahnt Fehlendes an und bereitet den wiederkehrenden Bericht vor —und lässt dir nur die Ausnahme zum Freigeben. Wir verkaufen dir keine weitere Verwaltungssoftware; wir lassen den digitalen Mitarbeiter die Büroarbeit machen, mit einer Person, die überwacht, was nicht offensichtlich ist.

Bau es in meinem Betrieb Sehen, wie es läuft

Das Problem

Das Back-Office darf nicht stehenbleiben, und der Großteil des Tages geht in dieselbe Tipparbeit, ins Ausfüllen von Vorlagen und ins Hinterherlaufen.

Dieselbe Angabe wird dreimal getippt: Sie kommt per E-Mail oder Formular herein, und jemand kopiert sie ins ERP, dann ins CRM, dann in die Tabelle des Tages —von Hand, den ganzen Tag.
Der halbe Tag geht ins Hinterherlaufen nach Fehlendem: anrufen, schreiben und sich merken, wer das Dokument oder das Feld noch nicht geschickt hat, um den Vorgang schließen zu können.
Dasselbe Formular auszufüllen und jedes Dokument in seinen Ordner zu legen, macht eine Person eins nach dem anderen; fällt sie aus, staut sich der Papierkram und niemand weiß, wo es stand.
Der Wochenbericht wird von Hand durch Kopieren und Einfügen aus mehreren Systemen gebaut, und die Datensätze bleiben veraltet, bis jemand daran denkt, sie anzufassen.

Was es kostet, alles zu lassen

Die Zeit, die ins Kopieren von Daten zwischen Systemen, ins Ausfüllen von Formularen und ins Hinterherlaufen nach Dokumenten geht, steht auf keiner Ausgabenzeile: Sie zeigt sich als Datensätze, die sagen, was nicht mehr stimmt, als spät geschlossene Vorgänge, als Berichte mit alten Daten und als Leute, die gut im Koordinieren und Entscheiden sind und zwischen Bildschirmen Tastatur spielen. Eine Person mehr zum Tippen einzustellen deckt eine Spitze ab, nicht den ganzen Tag; und das Verwaltungsurteil bleibt in Aufgaben gefangen, die es nicht brauchen. Du zahlst die Kosten eines Teams, das Mechanisches macht, und eines Back-Office, das immer einen Tag hinterherhinkt.

Die Lösung

Ein Verwaltungsagent auf deinen Systemen, der die Angabe kopiert, das Formular ausfüllt, den Datensatz pflegt, das Dokument ablegt, Fehlendes anmahnt und den wiederkehrenden Bericht baut, mit einer Person, die die Ausnahme validiert

1Wir legen mit dir Kriterium und Grenzen fest: welche Prozesse er absorbiert —Datenübertragung zwischen Systemen, Anlegen und Pflegen von Datensätzen, Formulare, Dokumentenablage, wiederkehrende Berichte—, in welches System jede Angabe geht, was er allein macht und was er dir zum Validieren übergibt, bevor er den Datensatz berührt.
2Der Agent liest, was hereinkommt —eine E-Mail, ein Formular, ein Dokument— extrahiert und validiert die Daten und legt sie dorthin, wo sie hingehören: Er erstellt oder pflegt den Datensatz im ERP oder CRM, füllt das Formular mit den passenden Feldern und legt das Dokument in seinen Ordner.
3Er mahnt Fehlendes an und baut das Wiederkehrende: Er fordert über seinen Kanal das ausstehende Dokument oder Feld an, schließt den Vorgang, sobald er vollständig ist, und bereitet den internen Bericht durch Kreuzen der Systeme vor, versandbereit —ohne dass jemand von Hand kopiert und einfügt.
4Er startet mit Netz und gemessen: Der Agent schlägt vor und eine Person validiert die Ausnahme, wir vergleichen seine Arbeit mit der, die dein Team machen würde, und weiten seine Autonomie pro Aufgabentyp nur aus, wenn die Daten es stützen.

Was sich ändert

Was du nicht mehr verlierst

Die Angabe wird nicht mehr mehrfach getippt: Der Agent erfasst sie einmal und legt sie ins ERP, ins CRM und in die passende Tabelle, und die Leute wechseln zu Koordinieren und Entscheiden, wo ihr Urteil zählt.
Mechanismus
Dem Fehlenden hinterherzulaufen frisst nicht mehr den Tag: Der Agent mahnt über seinen Kanal das ausstehende Dokument oder Feld an und schließt den Vorgang, sobald er vollständig ist, so stauen sich Vorgänge nicht mehr halbfertig.
Mechanismus
Die Datensätze altern nicht mehr und der wiederkehrende Bericht wird nicht mehr von Hand gebaut: Der Agent pflegt den Datensatz im Takt der Angabe und kreuzt die Systeme, um ihn vorzubereiten, statt zu warten, bis jemand daran denkt.
Mechanismus
Was wir messen: % der ohne Eingriff erledigten Verwaltungsaufgaben, Zeit pro Vorgang vorher/nachher, entdeckte veraltete Felder und Datensätze und pünktlich gelieferte interne Berichte gegenüber dem manuellen Prozess.
Was wir messen

Datenblatt

Wegfallende Arbeit: dass das Verwaltungsteam dieselbe Angabe von einem System ins andere kopiert, Formulare ausfüllt und Datensätze in ERP und CRM von Hand pflegt, jedes Dokument in seinen Ordner legt, selbst der fehlenden Info hinterherläuft und die wiederkehrenden internen Berichte durch Kopieren und Einfügen aus mehreren Stellen baut
Übliche Einrichtung: 2–4 Wochen
Eingang: was über deine Kanäle hereinkommt (E-Mails, Formulare und Nachrichten mit Daten und Dokumenten), deine führenden Systeme (ERP, CRM und Tabellen), dein Dokumentenmanager und die Vorlagen und das Skript, das wir mit dir festlegen
Ausgang: jede Angabe dorthin gelegt, wo sie hingehört: der Datensatz im ERP und CRM erstellt oder gepflegt, das Formular ausgefüllt, das Dokument am richtigen Ort abgelegt, die fehlende Info angemahnt und der wiederkehrende interne Bericht gebaut und versandbereit —mit der Ausnahme an eine Person weitergeleitet
Kompatibel mit: OdooSAPMicrosoft DynamicsSalesforceHubSpotMicrosoft 365 (Excel, Outlook, SharePoint)Google WorkspaceGestor documental o carpetas de red
Kann sich verbinden mit: Tus sistemas de registro (ERP, CRM y hojas de cálculo)Tus canales de entrada (correo, formularios y mensajería)Tu gestor documental o carpetasTus plantillas de formularios e informes internos
Was wir messen: % der ohne Eingriff erledigten VerwaltungsaufgabenZeit pro Vorgang vorher/nachherentdeckte veraltete Felder und Datensätzepünktlich gelieferte interne Berichte gegenüber dem manuellen Prozess
Geeignet für: Unternehmen mit wiederkehrendem Verwaltungs-Back-Office-Volumen —Anlagen, Datensatzpflege, Formulare, Dokumentenablage und interne Berichte— verstreut über mehrere Systeme und einem Team, das dazwischen Tastatur spielt
Nicht geeignet für: einmalige Verwaltungsarbeit ohne Muster, oder Fälle, die rein Buchhaltung sind (Rechnungen, Bankabgleich und Buchungen) —dafür ist der KI-Buchhaltungsagent da— oder nur Dokumente klassifizieren —dafür gibt es eine eigene Lösung

Häufig gestellte Fragen

Der Buchhaltungsagent macht die mechanische Buchhaltung: Er erfasst Rechnungen, schlägt die Buchung mit Konto vor, stimmt die Bank ab und mahnt Zahlungen an. Der Verwaltungsagent ist breiter und rührt die Buchführung nicht an: Er absorbiert das Back-Office, das keine Buchhaltung ist —Daten zwischen ERP und CRM übertragen, Datensätze anlegen und pflegen, Formulare ausfüllen, Dokumente ablegen, fehlende Infos anmahnen und die wiederkehrenden internen Berichte bauen. Ist dein Schmerz Rechnungen und Buchungen, ist das der Buchhaltungsagent; ist es der über Systeme verstreute Verwaltungspapierkram, der das Team auffrisst, ist das der Agent, der ihn absorbiert. Viele Kunden setzen beide auf, jeden in seiner Spur.

Ein RPA nimmt Klicks auf einem Bildschirm auf und bricht, sobald sich ein Button, ein Feld oder das Format der eingehenden E-Mail ändert; und es versteht nicht, was es liest. Der Verwaltungsagent liest die Angabe, wie sie kommt —eine von einer Person geschriebene E-Mail, ein Formular, ein PDF—, entscheidet, in welchen Datensatz sie geht und nach welchem Kriterium, und wenn etwas nicht passt, markiert er es, statt Müll ins System zu kippen. Wir verlangen nicht, deine Systeme neu zu bauen oder etwas zu migrieren: Er stützt sich auf das ERP, das CRM und den Dokumentenmanager, die du schon nutzt, und macht den mechanischen Teil, den keiner automatisiert hat. Und er startet überwacht, nicht blind.

Genau deshalb startet er überwacht und berührt den Datensatz nicht ohne Netz. Er schlägt im Kriterium vor, das wir mit dir festlegen —in welches System jede Angabe geht, welche Felder Pflicht sind, welche Validierungsregeln— und eine Person validiert die Ausnahme, bevor etwas endgültig gespeichert wird, vor allem am Anfang. Wir vergleichen seine Arbeit mit der, die dein Team machen würde, bevor wir seine Autonomie ausweiten, und geben ihm nur mehr Aufgabentypen, wenn die Daten es stützen. Trägt er etwas Falsches ein, steht es in der Spur, die Regel wird korrigiert und es wiederholt sich nicht. Wir ersetzen kein Verwaltungsurteil, wo Urteil nötig ist; wir nehmen dem Team die Arbeit ab, den ganzen Tag zu tippen, auszufüllen und hinterherzulaufen.

Bauen wir es in deinem Betrieb?

Du hast das Problem benannt. Wir liefern die Lösung und lassen sie gemessen laufen.

Zum Service