Lösung · Nach Problem

Die eingehenden Dokumente klassifizieren und jedes an seinen Platz legen — von allein

In dein geteiltes Postfach und dein Drive fällt alles Mögliche: Verträge, Lebensläufe, Ausweise, Formulare, Lieferscheine, E-Mails mit Anhängen. Jemand öffnet sie einzeln, errät, welcher Typ es ist, und legt sie im richtigen Ordner oder System ab. Das lässt sich automatisieren: Das System erkennt jedes Dokument nach Typ, benennt es um und legt es beim Eingang dort ab, wo es hingehört.

Bau es in meinem Betrieb Sehen, wie es läuft

Das Problem

Das Dokument kommt an. Jemand öffnet es, errät, was es ist, und zieht es in einen Ordner.

In ein und dasselbe Postfach oder den geteilten Ordner fällt alles gemischt —Verträge, Lebensläufe, Ausweise, unterschriebene Formulare, Lieferscheine, E-Mails mit Anhängen— und jemand muss jedes öffnen, um zu wissen, worum es geht.
Das Ablegen hängt an der Person: jeder benennt Dateien anders und legt sie in den Ordner, der ihm passend erscheint, sodass hinterher niemand irgendetwas findet.
Das richtige Dokument landet im falschen Ordner und taucht erst auf, wenn es wirklich drauf ankommt —eine Prüfung, eine Reklamation, eine offene Unterschrift—.
In Spitzen —eine Einstellungswelle, ein Abschluss, ein Schwung Neuanmeldungen— wächst das Postfach schneller, als jemand klassifiziert, und die Arbeit staut sich hinter der Sichtung.

Was es kostet, alles zu lassen

Die Zeit fürs Öffnen, Erkennen und Ablegen jedes Dokuments taucht in keinem Bericht als Kosten auf: Sie taucht als Ordner auf, die niemand versteht, als verlegte Dokumente und als qualifizierte Leute, die Archivar spielen. Du zahlst sie trotzdem —verteilt und unsichtbar— bis zu dem Tag, an dem du den Vertrag nicht findest, den du brauchst.

Die Lösung

Ein Klassifizierer, der den Dokumenttyp erkennt und dort ablegt, wo er hingehört; die Person prüft nur das Zweifelhafte

1Wir definieren deine echten Dokumenttypen und wohin jeder geht: Vertrag → Kundenordner, Lebenslauf → ATS, Ausweis → Akte, Lieferschein → ERP, Formular → sein Prozess. Deine Taxonomie, keine generische Vorlage.
2Wir verbinden die Eingänge, über die sie schon bei dir ankommen —geteiltes Postfach, Drive, SharePoint, E-Mail mit Anhängen— und das System liest jedes Dokument beim Eingang: Es versteht, welcher Typ es ist, auch als PDF, gescannt oder als Foto, ohne von einer festen Vorlage abzuhängen.
3Es benennt es nach deiner Konvention um, vergibt die Tags, die du nutzt, und legt es nach deinen Regeln im richtigen Ordner oder System ab. Was es nicht sicher erkennt, lässt es in einem Prüf-Postfach, statt es blind abzulegen.
4Wir lassen es gemessen: welcher Anteil ohne Zutun klassifiziert und abgelegt wird, wie viele danach umsortiert werden und wie stark die Zeit vom Eingang eines Dokuments bis zu seinem Platz sinkt. Es trainiert mit deinen Korrekturen nach.

Was sich ändert

Was du nicht mehr verlierst

80 % bis 90 % der neuen Unternehmensdaten sind unstrukturiert —Dokumente, E-Mails, Scans—: genau das Material, das Festfeld-Regeln nie lesen konnten und das man von Hand klassifiziert.
Gartner (via Extend, 2025)
Im Schnitt verbringen Teams rund 1,8 Stunden am Tag —9,3 pro Woche— mit Suchen und Zusammentragen von Informationen; das Sortieren der Dokumente beim Eingang kürzt genau diese Suche.
McKinsey (Bericht The social economy, via Cottrill Research)
Was wir messen: % der ohne Eingriff klassifizierten und abgelegten Dokumente, spätere Umsortier-Quote und die Zeit vom Eingang eines Dokuments bis zu seinem Platz im Ordner oder System.
Was wir messen

Datenblatt

Wegfallende Arbeit: jedes Dokument öffnen, um Art und Ablageort zu entscheiden
Übliche Einrichtung: 2–3 Wochen
Eingang: eingehendes Dokument (E-Mail-Anhang oder geteilter Ordner)
Ausgang: Dokument klassifiziert, umbenannt und am Zielort abgelegt
Kompatibel mit: Google DriveSharePointOneDriveDropbox
Kann sich verbinden mit: KI-Dokumentenklassifizierer (Vision + NLP)CRMATSERP
Was wir messen: % ohne Eingriff klassifizierter DokumenteTreffer bei Art und ZielAblagezeiterkannte Duplikate
Geeignet für: Abläufe mit wiederkehrenden Dokumenttypen und definierten Zielen
Nicht geeignet für: Dokumente ohne Muster oder klare Ablageregeln

Häufig gestellte Fragen

Das sind zwei verschiedene Schritte. Hier ist die Arbeit, zu erkennen, WELCHEN Typ jedes Dokument hat —das ist ein Vertrag, das ein Lebenslauf, das ein Lieferschein— und es im Ordner oder System abzulegen, in das es gehört. Daten auslesen heißt, die Felder INNERHALB eines konkreten Typs zu lesen (Lieferant, Betrag, USt. einer Rechnung). Oft läuft das hintereinander: erst klassifizieren und ablegen, dann bauen wir auf dem Typ, der es verlangt, auch das Auslesen. Aber das Problem „mir kommt alles gemischt rein und ich weiß nicht, wohin damit“ wird hier gelöst.

Ja, genau das löst es. Es hängt nicht von einer festen Vorlage ab: Das System versteht das Dokument nach dem, was es ist —Vertrag, Ausweis, Formular— auch als PDF, schief gescannt oder als Handyfoto. Typen, die es nicht sicher erkennt, landen in einem Prüf-Postfach statt in blinder Ablage, und es lernt aus jeder Korrektur deines Teams, bis es sie von allein klassifiziert.

Nein. Es wird auf dem gebaut, das du schon nutzt —Google Drive, SharePoint, OneDrive, Dropbox und Co.—: Dokumente kommen dort rein, wo sie heute reinkommen, und kommen abgelegt in deiner Struktur wieder raus, mit deinen Namen und deinen Tags. Wir verkaufen dir kein neues Management zum Lernen; wir nehmen den Schritt „öffnen, erkennen und von Hand ziehen“ aus dem, das du schon hast.

Bauen wir es in deinem Betrieb?

Du hast das Problem benannt. Wir liefern die Lösung und lassen sie gemessen laufen.

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