Soluzione · Per integrazione
Ogni ordine di WooCommerce dovrebbe uscire fatturato da Holded. Oggi esce da qualcuno che digita.
L'ordine entra nel negozio e qualcuno deve trasformarlo in fattura, sistemare il magazzino, creare il contatto e applicare l'IVA giusta. Montiamo lo strato di IA fra l'API di WooCommerce e quella di Holded che fa tutto il tragitto — compresi i casi che nessun connettore copre.
Il problema
Vendere di più non dovrebbe voler dire digitare di più.
- Ogni ordine finisce ricopiato in Holded a mano, o da un connettore che copre solo il caso semplice: un prodotto, una spedizione, un paese, un'aliquota.
- Il magazzino vive in due posti. WooCommerce scala alla vendita e Holded alla fattura o al documento di trasporto, e dopo due settimane non coincidono più: finisci per vendere quello che non hai.
- L'IVA dipende dalla destinazione e dal tipo di cliente —nazionale, intracomunitario con numero valido, esportazione, sportello unico per il B2C nell'UE— e quella regola non sta nell'ordine: sta nella testa di una persona.
- Resi e spedizioni parziali non hanno connettore: ognuno diventa una nota di credito manuale con la sua serie e la sua data, quasi sempre in ritardo.
- Il cliente che compra tre volte al mese finisce come tre contatti distinti in Holded perché ogni ordine è arrivato con l'e-mail scritta in modo diverso.
Il costo di lasciare tutto com’è
Il costo non compare in nessuna fattura: compare come magazzino che non torna, trattamento IVA deciso al volo, note di credito emesse settimane dopo e una chiusura mensile che dipende dal fatto che una persona precisa non si ammali. E peggiora col tempo, non migliora: man mano che la fatturazione elettronica strutturata diventa obbligatoria mercato dopo mercato, un flusso ordine → fattura che dipende da qualcuno che digita è esattamente quello che invecchia peggio quando ogni fattura deve uscire da un sistema che tiene registro e impronta.
La soluzione
Uno strato di IA fra l'API di WooCommerce e quella di Holded che trasforma ordini in contabilità e in magazzino
- 1Partiamo da quello che hai già. Se usi un connettore WooCommerce–Holded non lo buttiamo: lo lasciamo a coprire l'ordine semplice e montiamo sopra quello che non copre, cioè proprio dove se ne vanno le ore.
- 2Ascoltiamo gli eventi di WooCommerce via webhook —ordine creato, pagato, completato, rimborsato o rimborsato in parte— e li traduciamo nel documento giusto in Holded tramite la sua API: preventivo, ordine, documento di trasporto, fattura o nota di credito.
- 3Risolviamo l'IVA con regole esplicite e verificabili, non con un prompt improvvisato: paese di destinazione, tipo di cliente, validazione del numero intracomunitario, trattamento del trasporto e dei codici sconto. La regola finisce scritta nel documento stesso, perché si possa rileggere.
- 4Unifichiamo clienti e giacenze. Deduplichiamo i contatti per codice fiscale, e-mail e telefono invece di crearne uno nuovo a ogni ordine, e sincronizziamo il magazzino in un'unica direzione —quella che scegli tu— con prenotazione, soglia e allerta appena appare uno scostamento.
- 5Chiudiamo i casi strani, quelli che si mangiano il mese: spedizione parziale che fattura solo lo spedito, reso con la sua nota di credito, cambio prodotto, ordine con codice sconto o gift card, e spese di spedizione con aliquota diversa da quella dell'articolo.
- 6Lo lasciamo misurato e con la rete: che percentuale di ordini arriva a fattura senza intervento, quante unità divergono fra negozio e magazzino, quali casi salgono a una persona e con che contesto arrivano.
Cosa cambia
Quello che smetti di perdere
L'ordine non ha più bisogno di tastiera: entra via webhook ed esce come documento corretto in Holded, con il suo contatto, la sua serie e la sua aliquota.
Meccanismo
L'IVA non dipende più dal fatto che qualcuno ricordi la regola: si decide per destinazione, tipo di cliente e validazione del numero intracomunitario, e resta scritta e rileggibile nel documento.
Meccanismo
Lo scostamento di magazzino non si scopre più quando un cliente compra un articolo esaurito: si rileva e si segnala il giorno in cui compare, non all'inventario del trimestre.
Meccanismo
Cosa misuriamo: % di ordini fatturati senza intervento, precisione su contatto e aliquota, unità di scostamento fra negozio e magazzino, e giorni necessari alla chiusura mensile.
Cosa misuriamo
Scheda tecnica
- Lavoro che elimina
- trasformare a mano ogni ordine del negozio in fattura di Holded: creare il contatto, scegliere l'aliquota, sistemare il magazzino ed emettere la nota di credito quando qualcosa torna indietro
- Implementazione tipica
- 2–4 settimane
- Ingresso
- un evento di WooCommerce: un ordine creato, pagato, completato, rimborsato o rimborsato in parte
- Uscita
- il documento corretto creato in Holded —fattura, nota di credito, documento di trasporto o ordine— con il contatto deduplicato, la sua serie, la sua aliquota e il magazzino aggiornato
- Compatibile con
- WooCommerce (REST API + webhooks)Holded (API v2)WordPressPasarelas de pago conectadas a WooCommerce
- Può collegarsi con
- Tu conector WooCommerce–Holded, si ya lo tienes activoTu almacén o tu ERP de existencias, si el stock no vive solo en HoldedTus series de facturación, tipos de IVA y reglas de operaciones intracomunitarias
- Cosa misuriamo
- % di ordini che arrivano a fattura senza interventoprecisione su contatto e aliquotaunità di scostamento di magazzino fra negozio e depositogiorni necessari alla chiusura mensile
- Adatto per
- negozi su WooCommerce con volume sufficiente perché fatturare a mano faccia male, che tengono contabilità e catalogo in Holded
- Non adatto per
- chi spedisce quattro ordini al mese —lì un connettore standard basta e avanza— o chi ha bisogno che qualcuno decida il criterio fiscale: quello lo mette il tuo commercialista, non un'integrazione
Domande frequenti
Per l'ordine semplice sì, ed è per questo che non lo tocchiamo: un prodotto, una spedizione, un cliente nazionale, un'aliquota. Dove finisce la strada è in tutto ciò che richiede giudizio: una spedizione parziale che deve fatturare solo lo spedito, un reso che ha bisogno di una nota di credito con serie e data giuste, un cliente business di un altro paese il cui numero va validato prima di decidere l'imposta, un ordine con codice sconto dove la base imponibile non è più il prezzo di listino, o lo stesso cliente che entra come tre contatti perché ha scritto l'e-mail in tre modi. Non è il 5% dei tuoi ordini: è il 100% del lavoro manuale che ti resta.
Si decide con regole esplicite prima di emettere qualsiasi cosa, non con quello che pensa il modello. Il sistema guarda il paese di destinazione, se l'acquirente è azienda o privato, e —quando è un'azienda di un altro paese UE— valida il suo numero intracomunitario sul registro ufficiale prima di applicare qualunque esenzione. Per le vendite a privati dentro l'UE applica l'aliquota del paese di destinazione secondo la tua configurazione di sportello unico. Tutto resta scritto e verificabile nel documento: quale regola è stata applicata e perché. Quello che non facciamo è decidere il tuo criterio fiscale: le regole le fissiamo con te e col tuo commercialista prima di toccare nulla.
Per questo parte con la rete. I documenti che toccano la contabilità partono in modalità proposta: il sistema li prepara in Holded e una persona li approva, finché la precisione è alta e liberi autonomia per tipo di ordine —prima il nazionale semplice, poi l'intracomunitario, per ultimi i rimborsi parziali. Tutto ciò che è dubbio sale sempre a una persona, con l'ordine riassunto e il link diretto a WooCommerce. E tutto resta registrato: quale documento è stato creato, con quale regola, a partire da quale evento. Senza traccia non c'è autonomia.
Lo montiamo nella tua azienda?
Hai individuato il problema. Noi consegniamo la soluzione e la lasciamo misurata.