Soluzione · Per problema

Firmate contratti che nessuno ha letto per intero. Il conto arriva due anni dopo.

Il contratto quadro del cliente grosso, le condizioni del fornitore, la polizza, il SaaS che si rinnova da solo. Arriva giovedì, va firmato venerdì, e qualcuno lo scorre. Automatizziamo la lettura: il sistema confronta ogni contratto che ricevete con i vostri criteri, segnala la clausola che non dovreste accettare e tiene d'occhio le scadenze che oggi non presidia nessuno.

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Il problema

Il rischio non è nel contratto che negoziate riga per riga. È nei venti che firmate senza discutere.

Il contratto arriva giovedì e si firma venerdì. Si leggono la prima pagina, il prezzo e la durata. Il resto si firma sulla fiducia.
Non c'è un legale interno — oppure c'è ed è il collo di bottiglia: tutti aspettano che legga, e lui ha quaranta cose prima della vostra.
Le clausole che fanno male —limitazione di responsabilità, penali per ritardo, esclusiva, cessione della proprietà intellettuale, legge applicabile— vengono accettate esattamente come sono arrivate, perché nessuno aveva una posizione scritta con cui confrontarle.
Chiedere «che preavviso abbiamo con questo fornitore?» costa mezza mattinata, perché i contratti firmati vivono sparsi tra un Drive, un thread di email e il cassetto di qualcuno che qui non lavora più.
Il rinnovo tacito scatta da solo. Ve ne accorgete quando arriva la fattura di un altro anno di un servizio che stavate per disdire.
Quando il contratto fa tre giri, nessuno rilegge quaranta pagine per capire cosa si è mosso: ci si fida di quello che è stato concordato via email e si firma l'ultimo PDF arrivato.

Il costo di lasciare tutto com’è

Firmare senza leggere non si paga il giorno della firma. Si paga il giorno della controversia, quello della penale o quello del rinnovo che nessuno aveva visto arrivare. E non compare mai in un report sotto la voce «revisione contratti»: compare come un indennizzo negoziato al ribasso perché il contratto non vi dava ragione, come altri dodici mesi di uno strumento che non usate più, o come un termine non rispettato che era scritto nero su bianco e che nessuno aveva letto. Per dare la misura del buco: la ricerca di riferimento del settore quantifica la dispersione di valore da cattiva gestione contrattuale intorno al 9 % del valore dei contratti l'anno —fino al 15 % nelle organizzazioni peggiori—, ambito internazionale. Questa è la dimensione del problema, non una promessa nostra.

La soluzione

Un sistema che legge ogni contratto in entrata, lo misura sulla vostra posizione e non perde di vista le scadenze

1Prima scriviamo il playbook, perché senza non c'è niente da automatizzare: quali clausole accettate così come sono, quali negoziate e quali non firmate mai. Responsabilità, termini di pagamento, penali, esclusiva, proprietà intellettuale, protezione dei dati, foro competente. Quel documento non esiste in quasi nessuna azienda, ed è ciò che trasforma «questa non mi convince» in un criterio che una macchina può applicare da sola.
2Il sistema legge il contratto in entrata —PDF, Word o scansione— e lo smonta clausola per clausola: capisce di cosa tratta ciascuna e la confronta con il tuo playbook. Ne esce un report breve: cosa rientra nella vostra posizione, cosa se ne discosta e in che direzione, e cosa non andrebbe firmato affatto. Segnala anche ciò che manca: una clausola assente è un rischio quanto una brutta.
3Estrae la scheda del contratto —parti, importo, durata, preavviso, data di rinnovo, penali, obblighi con data— e la porta fuori dal PDF, in un registro consultabile. Le scadenze entrano in un calendario che avvisa con margine per decidere, non nella settimana in cui si è già rinnovato.
4Quando il contratto fa avanti e indietro, confronta le versioni: cosa ha cambiato la controparte tra la v3 e la v4, clausola per clausola, con la modifica evidenziata e il suo impatto spiegato. Basta rileggere quaranta pagine per scoprire che hanno spostato una virgola nel massimale di responsabilità.
5Il confine è scritto: il sistema segnala e dà priorità, la persona decide e firma. Un NDA standard in linea con la vostra posizione passa in fretta; ciò che si discosta sale a chi deve vederlo, con la motivazione e il passaggio citato davanti. E tutto lascia traccia: cosa è stato revisionato, contro quale versione del playbook e cosa è stato deciso.

Cosa cambia

Quello che smetti di perdere

La dispersione di valore attribuita a una cattiva gestione contrattuale si aggira sul 9 % del valore dei contratti l'anno e arriva al 15 % nelle organizzazioni meno mature. Ambito: internazionale. Dimensiona il problema che stai attaccando; non è un risultato che ti promettiamo.
World Commerce & Contracting (WorldCC), «Poor Contract Management Continues To Costs Companies 9% Of Their Bottom Line», report di ricerca, 28 aprile 2020 — worldcc.com · ambito internazionale
La revisione smette di dipendere da chi è libero il giovedì pomeriggio. Il criterio è scritto e si applica uguale al contratto numero uno e al numero duecento, ad agosto, con il team in ferie.
Meccanismo
I rinnovi taciti smettono di essere una sorpresa: la data di preavviso esce dal contratto il giorno in cui si firma ed entra in un calendario che avvisa quando si può ancora fare qualcosa.
Meccanismo
Cosa misuriamo: giorni dal ricevimento del contratto alla revisione conclusa, % di contratti con scheda completa nel registro, scostamenti rilevati rispetto al playbook e rinnovi segnalati con preavviso sufficiente.
Cosa misuriamo

Scheda tecnica

Lavoro che elimina: leggere a mano ogni contratto in entrata per capire cosa state accettando, e poi rincorrere le scadenze dentro il PDF
Implementazione tipica: 3–5 settimane
Ingresso: il contratto che ti manda un terzo: PDF, Word o scansione, via email o dal repository
Uscita: report degli scostamenti rispetto al tuo playbook, scheda del contratto (parti, importi, durate, preavvisi, obblighi) e allerte di scadenza e rinnovo
Compatibile con: SharePointGoogle DriveMicrosoft 365Google WorkspaceDocuSignSlack
Può collegarsi con: Il vostro playbook di clausoleIl vostro archivio di contratti firmatiIl vostro calendario di scadenze e preavvisiIl vostro canale di allerta (Slack, Teams, email)
Cosa misuriamo: giorni dal ricevimento del contratto alla revisione conclusa% di contratti con scheda completa nel registroscostamenti rilevati rispetto al playbookrinnovi segnalati con preavviso sufficiente
Adatto per: aziende che firmano spesso contratti di terzi —fornitori, clienti grandi, SaaS, locazioni, assicurazioni— e non hanno un legale interno che riesca a stare dietro a tutto
Non adatto per: l'operazione singola di importo elevato, dove quello che serve è un avvocato che negozia, non un filtro a monte

Domande frequenti

Nella direzione in cui viaggia la carta. Generare contratti è il lato in uscita: chiudete un accordo e il vostro documento deve uscire dal vostro modello, pronto da firmare. Questo è il lato in entrata: lo scrive l'altro, arriva con le sue condizioni e le sue righe piccole, e il lavoro è capire cosa state accettando prima di firmare e non perdere di vista ciò a cui vi obbliga dopo. Un lato accelera la vendita. L'altro protegge l'azienda da quello che ha firmato.

No, e chi ti dice il contrario ti sta vendendo un problema. Il giudizio giuridico resta al vostro legale: il playbook lo scrivete voi con loro, ed è loro. Quello che fa il sistema è il lavoro meccanico che oggi mangia il loro tempo o, peggio, che non fa nessuno: leggere le quaranta pagine, trovare dove sta ogni clausola, confrontarla con quello che avevate già deciso e arrivare con gli scostamenti evidenziati e citati. Il vostro avvocato smette di essere un lettore di PDF e decide su ciò che richiede davvero giudizio. E a firmare è sempre una persona.

Lì di solito sta il primo valore, ed è per questo che partiamo dall'archivio. Passiamo lo storico —quello che sta in Drive, in SharePoint, nella posta e nelle scansioni— e tiriamo fuori la scheda di ogni contratto vivo: cosa avete firmato, con chi, fino a quando, con che preavviso e con quali obblighi aperti. In quasi tutte le aziende quel primo passaggio fa emergere due cose scomode: rinnovi già in corso che nessuno aveva deciso, e obblighi assunti che nessuno sta rispettando perché nessuno sapeva che c'erano.

Lo si misura prima di fidarsi, e il numero te lo mostriamo anche quando non ci fa comodo. Prima di lasciarlo lavorare da solo lo passiamo su contratti che il tuo team aveva già revisionato e confrontiamo: cosa ha trovato, cosa gli è sfuggito e cosa ha segnalato in più. Tre cose contengono l'errore. La prima: non risponde «pulito» per default —se una clausola del playbook non compare nel contratto, lo segnala come assenza, perché una clausola che manca è un rischio quanto una brutta—. La seconda: cita il passaggio esatto su cui si appoggia, così verificare il suo lavoro costa secondi e non un'altra lettura intera. La terza: la linea tra ciò che passa da solo e ciò che sale a una persona la decidi tu, per tipo di contratto e per importo, e si sposta quando lo dicono i dati.

È la domanda giusta e condiziona tutto il montaggio, non è un allegato finale. Si risolve mettendo per iscritto tre cose prima di iniziare: dove viene processato il documento e con quale contratto verso il fornitore del modello —incluso l'impegno a non addestrare sui vostri dati—, chi vede cosa dentro l'azienda (il contratto dell'amministratore delegato non è aperto a tutti, e i permessi del repository si rispettano così come sono) e cosa resta registrato di ogni consultazione. Se la vostra policy o il vostro settore non ammettono che un contratto esca dal vostro perimetro, si monta con un modello nel vostro ambiente: si perde un po' di qualità e non si discute con nessuno. Quello che non facciamo è montare prima e chiedere dopo.

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