Soluzione · Per settore
IA per officine meccaniche: preventivo approvato per iscritto e cliente avvisato senza che nessuno alzi la cornetta
L'auto è sul ponte e aspetta un sì che nessuno dà, mentre il telefono suona per sapere se è pronta. Si automatizza — accettazione del veicolo, sollecito del preventivo e avviso di stato — sopra il gestionale che già usi, e si vede nei ponti liberi di questa settimana.
Il problema
L'auto è ferma ad aspettare un sì che nessuno è andato a prendere
- Il veicolo entra, si fa la diagnosi e il preventivo resta lì: tre telefonate, segreteria, e il ponte continua a tenere un'auto che nessuno può toccare.
- Ogni «è pronta la mia?» è un meccanico che posa l'attrezzo, si pulisce le mani e perde il filo della riparazione che aveva davanti.
- L'accettazione si digita due volte: prima targa e chilometri su un foglio, poi nel gestionale quando c'è un buco — di solito alle sette di sera.
- Il cliente del tagliando dell'anno scorso non torna perché nessuno gliel'ha ricordato. Lo storico è nel gestionale; quello che manca è chi lo guardi.
Il costo di lasciare tutto com’è
Un'officina non fattura ore di meccanico: fattura ore di ponte occupato da un'auto su cui si può lavorare. Ogni preventivo in attesa blocca un ponte, e ogni chiamata sullo stato interrompe una riparazione in corso: il lavoro dura di più e ne entra meno. Intanto il parco di veicoli già passati da te — il giro d'affari più economico da recuperare — si raffredda perché nessuno lo chiama.
La soluzione
Un agente che accetta il veicolo, insegue l'approvazione e spinge fuori lo stato — sopra il gestionale che hai già
- 1Colleghiamo un agente al tuo gestionale di officina e a WhatsApp: appuntamento e accettazione entrano dal canale del cliente — targa, chilometri, sintomo, foto dello stato all'arrivo — ed escono come ordine di lavoro, senza digitare niente due volte.
- 2Il preventivo esce dal tuo gestionale e l'agente lo insegue: lo invia, spiega ogni voce in parole chiare, risponde ai dubbi, raccoglie il sì o il no per iscritto e lo registra sull'ordine. Se non arriva risposta insiste da solo e avvisa il capo officina quando è davvero il momento di chiamare.
- 3Lo stato esce prima che lo chiedano: «entrata», «in attesa del ricambio», «pronta al ritiro». Il cliente smette di chiamare perché lo sa già; il meccanico smette di rispondere.
- 4Sullo storico dei veicoli l'agente ricorda il tagliando, il cambio olio e la prossima revisione, e propone un appuntamento. Tutto misurato: tempo fino al sì, preventivi approvati per iscritto, chiamate in entrata sullo stato e appuntamenti recuperati dal parco.
Cosa cambia
Quello che smetti di perdere
Il tempo tra «preventivo inviato» e «preventivo approvato» è la vera leva dell'officina: mentre si aspetta, il ponte non fattura. L'agente va a prendere il sì sul canale dove il cliente risponde davvero.
Meccanismo
Le chiamate sullo stato smettono di arrivare perché l'avviso è partito prima. La riparazione in corso smette di essere interrotta ogni venti minuti.
Meccanismo
L'approvazione resta per iscritto e agganciata all'ordine di lavoro: finisce il «io non l'ho mai autorizzato» al momento di fatturare.
Meccanismo
Cosa misuriamo: tempo medio fino all'approvazione del preventivo, % di preventivi approvati per iscritto, chiamate in entrata sullo stato e appuntamenti recuperati dallo storico.
Cosa misuriamo
Scheda tecnica
- Lavoro che elimina
- rincorrere a mano l'approvazione dei preventivi e rispondere al telefono al «è pronta la mia auto?»
- Implementazione tipica
- 2–4 settimane
- Ingresso
- appuntamento, accettazione del veicolo o preventivo emesso dal tuo gestionale di officina
- Uscita
- ordine di lavoro creato, preventivo approvato per iscritto e cliente avvisato sullo stato e sul prossimo tagliando
- Compatibile con
- WhatsApp Business APIAudatex
- Può collegarsi con
- Il tuo gestionale di officina (DMS)Piattaforme di tempari e valutazione (GT Motive)Telefonia / agente vocale
- Cosa misuriamo
- tempo medio fino all'approvazione del preventivo% di preventivi approvati per iscrittochiamate in entrata per sapere lo stato del veicoloappuntamenti recuperati dallo storico dei veicoli
- Adatto per
- officine meccaniche, carrozzerie e multimarca con più ponti, preventivi da far approvare prima di intervenire e un parco veicoli con storico
- Non adatto per
- la diagnosi del guasto e la decisione tecnica su cosa riparare, che restano al meccanico
Domande frequenti
È la domanda che decide il progetto, e la risposta dipende dal tuo gestionale. Se espone i suoi dati — ordini di lavoro, preventivi, storico dei veicoli — ci colleghiamo via API e l'agente legge e scrive senza che tu cambi nulla. Se è chiuso, c'è un ponte da costruire: lo scopriamo nella prima settimana e ti diciamo il costo esatto prima di fatturare qualsiasi cosa. Quello che non ti chiederemo è di cambiare gestionale; un'officina non si ferma per migrare.
No, e conviene vedere la differenza prima di pagare due volte. L'IA dentro il tuo gestionale ti aiuta dentro una schermata: suggerisce il tempario, scrive l'osservazione, cerca il codice guasto. Quello che ti blocca i ponti non succede dentro una schermata: succede tra il tuo gestionale e un cliente che non ha risposto al preventivo. Lì il copilota del produttore non arriva, perché non parla con il tuo cliente e non insegue nessuna approvazione. Noi non ti vendiamo un altro gestionale: montiamo l'agente sopra quello che usi.
Per discutere di una riparazione cara, sì — e quella telefonata continua a farla il tuo capo officina, con la diagnosi davanti e un cliente già informato. Ma per «è pronta?» nessuno preferisce chiamare: preferisce saperlo senza chiamare. L'agente si prende il ripetitivo — accettazione, stato, promemoria, sollecito della firma — e ti restituisce il telefono per le conversazioni che una chiamata la meritano davvero.
Viene registrato esattamente così, ed è il caso che al telefono si perde di più. L'agente invia il preventivo voce per voce — urgente, consigliato, può aspettare — e raccoglie la risposta allo stesso modo. L'ordine di lavoro resta con ciò che è stato approvato, rifiutato e rimandato, e quest'ultimo torna come promemoria tra qualche mese invece di morire in una conversazione che nessuno ha annotato.
Lo montiamo nella tua azienda?
Hai individuato il problema. Noi consegniamo la soluzione e la lasciamo misurata.