Soluzione · Per problema

Gli ordini arrivano da sei canali diversi e qualcuno li digita uno per uno

Email con il PDF allegato, un Excel che ogni cliente ha impaginato a modo suo, il portale del distributore, un EDI che usano solo i due grandi e, ancora, un fax scansionato. In fondo all’imbuto c’è una persona che copia a mano i codici nell’ERP. Quello è un lavoro, non un destino: si automatizza.

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Il problema

Il collo di bottiglia non è l’ERP. È la tastiera che sta davanti.

Ogni cliente manda l’ordine nel suo formato: un PDF con il modello del suo ufficio acquisti, un Excel con colonne sue, il corpo di un’email in testo semplice. Nessuno coincide con il successivo.
Il codice del cliente non è il tuo codice. Qualcuno deve tradurre la sua sigla, la sua descrizione o il suo nome commerciale nel tuo SKU, e quel qualcuno lo fa a memoria.
L’ordine urgente arriva alle 17:50 e si inserisce domani, perché chi lo digita è già uscito. La consegna slitta di un giorno per un motivo amministrativo, non logistico.
I prezzi si controllano a occhio contro il listino del cliente. Quando non torna, si scopre in fattura e finisce in una nota di credito.

Il costo di lasciare tutto com’è

Il costo non sta nelle ore passate a digitare, anche se le paghi: sta in quello che quelle ore lasciano passare. Una cifra copiata male in una quantità diventa una spedizione sbagliata, un reso, una nota di credito e la telefonata di un cliente che non ti concede più l’urgenza per default. Gli errori negli ordini B2B non sono marginali: il B2B Buyer Report 2025 di Sana Commerce, con ricerca di Sapio Research su 750 buyer professionali di Stati Uniti, Regno Unito, Messico, Germania, Australia e Paesi Bassi, colloca al 33% gli ordini online con qualche errore e al 29% i buyer che segnalano imprecisioni di prezzo. E l’EDI non lo risolve da solo: in Spagna, secondo l’indagine ETICCE dell’INE (dati 2024 pubblicati nel 2025), il 56% delle vendite di commercio elettronico arriva tramite scambio elettronico di dati, il che significa anche che quasi la metà entra da un’altra parte, e quell’altra parte è una casella di posta. Intanto, far crescere le vendite significa assumere un’altra persona che digiti, e il picco di campagna si sente prima nella coda degli ordini che in magazzino.

La soluzione

Un livello di cattura che legge qualsiasi formato, abbina contro la tua anagrafica e lascia l’ordine creato con i dubbi segnalati

1Colleghiamo in un unico punto tutti i tuoi ingressi reali: la casella ordini, gli allegati in PDF ed Excel, il portale dove alcuni clienti caricano i file e il canale EDI che già hai. Niente richieste ai tuoi clienti di cambiare il modo in cui comprano: chi manda un PDF continua a mandare un PDF.
2Un agente estrae le righe dal documento — codice, descrizione, quantità, prezzo, data richiesta, indirizzo di consegna — e le normalizza. La parte difficile non è leggere il PDF: è che lo stesso articolo si chiama in tre modi diversi presso tre clienti, ed è lì che l’IA fa la differenza rispetto a un modello rigido.
3Ogni riga viene abbinata alla tua anagrafica articoli e al listino di quel cliente: SKU corretto, unità di misura corretta, prezzo e sconto che gli spettano da contratto. Ciò che non raggiunge un livello di confidenza sufficiente non si inventa: si segnala come eccezione con accanto il documento originale, perché una persona risolva solo quello.
4L’ordine viene creato nel tuo ERP — SAP Business One, Odoo, Business Central, Sage, Holded o quello che usate — con la sua conferma automatica al cliente. E lo lasciamo misurato: quale percentuale entra senza essere toccata, quante eccezioni per cliente e per formato, e quanto ci mette un ordine da quando arriva a quando esiste nel sistema.

Cosa cambia

Quello che smetti di perdere

Il 33% degli ordini online B2B conteneva qualche errore, e il 29% dei buyer ha segnalato imprecisioni di prezzo. Ambito: 750 buyer professionali di Stati Uniti, Regno Unito, Messico, Germania, Australia e Paesi Bassi; rilevazione di settembre 2024.
Sana Commerce, B2B Buyer Report 2025 (ricerca di Sapio Research) — https://www.sana-commerce.com/report/b2b-buyer/
L’ordine smette di dipendere dall’orario di chi lo digita: arriva alle 17:50 ed esiste nell’ERP alle 17:51, con l’eccezione segnalata se c’è. Ciò che si guadagna non è tempo amministrativo, è un giorno di consegna.
Meccanismo
Cosa misuriamo: % di ordini creati senza intervento umano, eccezioni per cliente e per formato di ingresso, tempo dalla ricezione all’ordine creato, righe corrette a mano dopo la cattura e note di credito per errore di prezzo o quantità.
Cosa misuriamo

Scheda tecnica

Lavoro che elimina: digitare a mano nell’ERP gli ordini che arrivano via email, PDF, Excel o portale
Implementazione tipica: 3–5 settimane
Ingresso: ordine del cliente nel suo formato: PDF, Excel, corpo dell’email, file da portale o EDI
Uscita: ordine creato nell’ERP con le righe abbinate alla tua anagrafica e al tuo listino, e i dubbi segnalati come eccezione
Compatibile con: SAP Business OneOdooMicrosoft Dynamics 365 Business CentralSageHolded
Può collegarsi con: Microsoft 365 o Google WorkspaceLa tua anagrafica articoli e i listini per clienteIl tuo canale EDI attuale
Cosa misuriamo: % di ordini creati senza intervento umanoeccezioni per cliente e per formato di ingressotempo dalla ricezione all’ordine creato nell’ERPnote di credito per errore di prezzo o quantità
Adatto per: aziende che ricevono ordini ricorrenti da più canali e hanno un’anagrafica articoli e listini mantenuti
Non adatto per: ordini di progetto configurati su misura, dove ogni riga si negozia e non esiste un catalogo stabile con cui fare l’abbinamento

Domande frequenti

No, e di fatto convivono bene. L’EDI risolve l’ordine dei clienti grandi che hanno già il proprio sistema e accettano un formato concordato: quando c’è, funziona e non lo tocchiamo. Il problema è tutto il resto — il cliente medio che manda un PDF, quello che compila un Excel con le sue colonne, quello che scrive i codici nel corpo dell’email. Chiedere a tutti di passare all’EDI è una trattativa commerciale che può durare anni e che alcuni non accetteranno. Questo livello copre esattamente quel vuoto: accetta l’ordine così come il cliente vuole mandarlo e lo trasforma in un ordine strutturato nel tuo ERP. Se domani uno di quei clienti passa all’EDI, meglio: entra dal canale buono e questo livello smette di toccarlo.

Si segnala e si ferma quella riga, non l’ordine intero né il sistema. La regola di progettazione è che il dubbio non si completa mai a occhio: se il codice del cliente non corrisponde a un solo tuo SKU, se l’unità di misura non torna, se il prezzo si allontana dal listino che ha firmato o se manca la data richiesta, quella riga finisce in una coda di eccezioni con accanto il documento originale e la proposta del sistema marcata come proposta. Una persona la risolve in pochi secondi invece di digitare l’ordine intero. E quella coda è la miglior metrica che avrai: se un cliente preciso genera eccezioni tutte le settimane, sai già con chi vale la pena parlare di formato, e se un tipo di eccezione si ripete, è una regola che manca.

Dipende da dove metti la soglia, e quella decisione è tua, non nostra. Lo montiamo con un livello di confidenza configurabile per tipo di campo: si può partire in modalità conservativa, dove ogni ordine passa da una conferma umana con un clic e il sistema fa risparmiare solo la digitazione, e abbassare la supervisione man mano che i numeri lo giustificano, cliente per cliente e formato per formato. I campi con conseguenze — quantità, prezzo, indirizzo di consegna — possono restare sempre in revisione anche se il resto va da solo. E tutto resta tracciato: quale documento ha originato ogni riga, cosa ha estratto il sistema, cosa ha cambiato una persona. Nemmeno il confronto onesto è contro un processo infallibile: è contro qualcuno che digita quattrocento righe un venerdì pomeriggio.

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