Soluzione · Per agente

Il tuo team HR non si consuma ad assumere. Si consuma in quello che succede dopo l’assunzione.

Aprire gli account a chi entra e toglierli tutti a chi esce. Rincorrere il documento d’identità e l’IBAN della nuova persona. Approvare ferie che rispettano già la policy. Quadrare i cartellini prima della chiusura del cedolino. Rispondere per la quindicesima volta quanti permessi restano. Niente di tutto questo richiede giudizio: richiede che qualcuno lo faccia. Rilasciamo un agente che lo fa, sul tuo HRIS e sui tuoi strumenti, con una persona che approva ciò che tocca denaro o contratto.

Montatelo nella mia azienda Vedere come funziona

Il problema

Il lavoro HR che si vede è assumere. Quello che si mangia la settimana è il dopo.

Ogni ingresso apre una catena di mail a mano: chiedere documento d’identità, IBAN, codice fiscale e taglia della divisa, ricordarlo due volte e richiedere di nuovo il documento arrivato illeggibile venerdì.
Attivare una persona sono sei sistemi diversi —email, ERP, CRM, VPN, la chat, il controllo accessi— e disattivarla sono gli stessi sei. L’elenco di uscita esiste, sta su un foglio, e nessuno sa se è stato eseguito per intero finché qualcuno non scopre che un ex dipendente aveva ancora accesso al CRM.
Ferie e permessi arrivano in chat, via mail e dal modulo, in tre formati diversi. La maggior parte rispetta la policy al primo colpo e aspetta lo stesso giorni che qualcuno li guardi e li digiti nel sistema.
La chiusura del cedolino è una settimana a raccogliere cartellini incompleti, rincorrere firme dei responsabili e montare a mano l’elenco delle variazioni del mese: ingressi, uscite, cambi di orario, assenze, trasferte.
Le stesse cinque domande, tutti i mesi: quanti giorni mi restano, come chiedo un permesso per motivi familiari, dov’è la policy sul lavoro da remoto, quando arriva la tredicesima. Sono tutte scritte in un PDF che nessuno trova.

Il costo di lasciare tutto com’è

Non compare in nessuna voce di budget perché non è un progetto: è lo stillicidio. Si paga in ore di un profilo HR costoso che fa da studio di consulenza, in persone nuove che il primo giorno arrivano senza computer né accessi, in uscite che lasciano permessi aperti per mesi —e quello non è più un fastidio, è un rischio di sicurezza e di protezione dei dati—, in errori sul cedolino che si scoprono quando il dipendente lo apre, e in un personale che impara che alle Risorse Umane si chiede su WhatsApp perché sul canale ufficiale non risponde nessuno.

La soluzione

Un agente che esegue il ciclo di vita del dipendente, con la persona nei punti che contano

1Prima mappiamo: quali sistemi tocca un ingresso e un’uscita da te, cosa dice davvero la tua policy su ferie e permessi —non quella del CCNL generico—, cosa entra ogni mese nel file del cedolino e quali domande ripete il personale. Da lì esce l’inventario di cosa si automatizza e di cosa resta a una persona.
2L’agente si occupa dell’onboarding e dell’uscita da capo a fondo: chiede e valida la documentazione alla persona nuova finché non è completa e leggibile, lancia le attivazioni sui sistemi che spettano al suo ruolo, monta il piano dei primi giorni e rincorre i compiti del responsabile. In uscita esegue l’elenco di revoca accessi sistema per sistema e lascia il verbale di cosa è stato chiuso e quando.
3Si occupa dell’amministrazione quotidiana: raccoglie le richieste di ferie e permessi da qualunque canale arrivino, le confronta con la tua policy e il saldo reale, approva da sola ciò che rispetta le regole senza margine di dubbio e fa salire il resto con il motivo scritto. Ricorda i cartellini mancanti prima della chiusura e monta l’elenco delle variazioni per il cedolino con la sua tracciabilità.
4Risponde al personale sulle tue policy reali, citando il documento e la versione da cui esce la risposta. Quando non lo sa, non improvvisa: passa il caso a una persona con la domanda e il contesto già raccolti.
5Parte con la rete e si scioglie a tratti: tutto ciò che tocca contratto, denaro o dato sensibile passa da approvazione umana dal primo giorno, e guadagnano autonomia solo i tipi di caso dove i numeri reggono. Lo lasciamo misurato: che percentuale di ingressi si chiude completa senza intervento, quante uscite chiudono tutti gli accessi nei tempi e quanto ci mette una richiesta a risolversi.

Cosa cambia

Quello che smetti di perdere

Le Risorse Umane smettono di fare da studio di consulenza: documentazione, attivazioni di sistema e richieste di routine si gestiscono da sole, e il tempo del team torna a ciò che richiede giudizio —persone, non moduli.
Meccanismo
L’uscita smette di essere un foglio che qualcuno si ricorda di eseguire: gli accessi si revocano sistema per sistema con il verbale di cosa è stato chiuso e quando, che è esattamente quello che ti chiederanno in un audit.
Meccanismo
La chiusura del cedolino smette di essere una settimana di rincorse: i cartellini si reclamano da soli prima del taglio e le variazioni del mese arrivano montate e tracciabili, non ricostruite a mano.
Meccanismo
Cosa misuriamo: % di ingressi con documentazione completa prima del primo giorno, % di uscite con tutti gli accessi revocati nei tempi, tempo medio di risoluzione di una richiesta di permesso, numero di domande del personale risolte senza toccare le Risorse Umane ed errori rilevati nel file per il cedolino.
Cosa misuriamo

Scheda tecnica

Lavoro che elimina: che una persona delle Risorse Umane rincorra documenti, digiti attivazioni e revoche su sei sistemi, controlli una a una richieste di ferie e permessi che rispettano già la policy e risponda ogni mese alle stesse domande
Implementazione tipica: 3–5 settimane
Ingresso: l’ingresso o l’uscita di un dipendente, una richiesta di ferie o permesso, i cartellini del periodo e le domande del personale sulle policy
Uscita: documentazione completa e validata, accessi attivati o revocati con verbale, richieste risolte contro la tua policy, l’elenco delle variazioni pronto per il cedolino e risposte che citano la policy in vigore
Compatibile con: FactorialPersonioBambooHRSesameWorkdayHolded
Può collegarsi con: La tua directory e i tuoi accessi (Google Workspace, Microsoft 365/Entra ID, VPN, password manager)Il tuo consulente del lavoro o il tuo software di payrollI tuoi canali interni (email, Slack, Teams, WhatsApp)Il tuo archivio di policy e di CCNL, dove si applica
Cosa misuriamo: % di ingressi con documentazione completa prima del primo giorno% di uscite con tutti gli accessi revocati nei tempitempo medio di risoluzione di una richiesta di permessodomande del personale risolte senza toccare le Risorse Umaneerrori rilevati nel file per il cedolino
Adatto per: aziende con una policy del personale scritta e un HRIS o un portale dove il dato vive già, anche se sopra il processo resta manuale
Non adatto per: organizzazioni senza policy scritta né sistema di registrazione: prima si mette ordine nel processo e si scrive la regola, poi si automatizza —e te lo diciamo prima di iniziare

Domande frequenti

Nel momento del ciclo. L’agente recruiter lavora prima della firma: coordina il processo di selezione, incastra i colloqui, prepara le schede dei candidati e comunica lo stato di ogni candidatura. Questo parte subito dopo: da quando c’è una persona assunta fino a quando se ne va. Si completano e si montano separatamente, perché il compratore e gli strumenti non sono gli stessi —la selezione vive nell’ATS, l’amministrazione del personale vive nell’HRIS e nella tua directory di accessi. Se ti servono entrambi, si rilasciano per fasi; quello che non facciamo è venderti uno e farti pagare l’altro.

Approva solo ciò che la tua policy risolve già senza margine di interpretazione: la richiesta che rispetta preavviso, saldo e sovrapposizioni verificati contro il sistema. Tutto il resto —aspettative non retribuite, permessi non regolati, qualsiasi cosa tocchi il contratto o cambi una retribuzione— lo propone con il motivo scritto e lo approva una persona. È una scelta di progetto, non un limite tecnico: il costo di sbagliare su un cedolino o su un permesso è alto, visibile e fastidioso da disfare, quindi lì l’agente prepara e la persona firma. Le soglie di cosa approva da solo si fissano con te e si possono stringere in qualsiasi momento.

Con un elenco per sistema, non con un elenco mentale. Nella mappatura iniziale si inventaria ogni sistema che un dipendente tocca e chi lo amministra, e l’uscita si esegue punto per punto contro quell’inventario, lasciando scritto cosa è stato chiuso, quando e da chi. Quello che l’agente non può chiudere da solo —perché il sistema non espone un modo per farlo— diventa un compito con un proprietario e una scadenza, e resta aperto e visibile finché qualcuno non lo chiude. La differenza con il foglio di calcolo di oggi non è che l’elenco esista: è che l’esecuzione resta registrata e si può verificare. Da lì esce la metrica delle uscite con tutti gli accessi revocati nei tempi.

Funziona su quello che hai. Si monta contro l’API del tuo HRIS o portale del dipendente —Factorial, Personio, BambooHR, Sesame, Workday, Holded— e contro la tua directory e i tuoi sistemi di accesso. Non migriamo dati del personale né ti chiediamo di cambiare piattaforma: il dato continua a vivere dove vive. Se qualche pezzo della tua operatività non espone ciò che serve, lo rileviamo la prima settimana e ti diciamo il ponte esatto prima di fatturarti qualcosa. E se oggi non hai un HRIS e il dato vive nei fogli di calcolo, te lo diciamo pure: lì la prima cosa non è un agente.

Che sono la parte delicata del progetto e si trattano come tale. L’agente lavora con il dato minimo necessario per ogni compito, non con accesso generale al fascicolo; i documenti d’identità e bancari si validano e si depositano nel sistema che già li custodisce, senza copie parallele; e ogni consultazione e ogni azione resta registrata con chi, cosa e quando. L’ambito di accesso si circoscrive per tipo di caso e si rivede con una data, esattamente come si fa con qualsiasi persona che entra nel sistema. Se la tua azienda ha già un registro dei trattamenti, questo agente ci entra come un’attività in più, con la sua base giuridica e il suo tempo di conservazione: è un requisito, non un extra.

Lo montiamo nella tua azienda?

Hai individuato il problema. Noi consegniamo la soluzione e la lasciamo misurata.

Vedi il servizio