Solution · Par secteur
IA pour les organismes de formation : chaque question d'un prospect répondue à l'instant et l'inscription gérée toute seule
Le prospect pose une question sur la formation un dimanche soir et tu l'ouvres le lundi : il s'est déjà inscrit dans l'organisme qui a répondu en cinq minutes. Ça s'automatise —première réponse, info de la formation, inscription et rappels— et ça se voit dans les inscriptions de la semaine, pas au trimestre.
Le problème
Le secrétariat se noie à répondre mille fois la même chose pendant que le prospect refroidit
- Les questions de toujours —ce que couvre la formation, quand elle commence, combien ça coûte, s'il reste des places, s'il y a un certificat— arrivent par WhatsApp, formulaire et téléphone à toute heure, et le secrétariat y répond une à une quand il peut.
- Le prospect qui demande hors horaires ou le week-end ne reçoit pas de réponse, et c'est justement là que les gens décident où s'inscrire.
- L'inscription est un va-et-vient d'e-mails : envoyer le formulaire, demander les documents, encaisser la première mensualité, confirmer la place. On perd des gens en route par pure friction.
- Les rappels de cours et de paiement se font à la main ou pas du tout : l'absentéisme monte et les impayés s'accumulent parce que personne n'a eu le temps de relancer à temps.
Le coût de ne rien changer
Chaque prospect répondu en retard est une inscription qui part ailleurs : en formation la décision se prend à chaud, et le premier qui répond avec clarté emporte l'élève. Et les heures que le secrétariat passe à répéter la même info et à courir après les paiements sont des heures chères qui n'enseignent à personne : un coût de coordination qui n'apparaît sur aucune facture mais se paie plein pot, mois après mois.
La solution
Un agent qui informe, inscrit et rappelle —et laisse à ton équipe la part qui demande du jugement
- 1On connecte un agent à tes canaux —WhatsApp, formulaires du site, e-mail, téléphone— et à ton CRM ou ta plateforme de formation : chaque question entre, reçoit une réponse et est enregistrée sans que personne la tape.
- 2Il répond à l'instant 24/7 aux infos de la formation —contenu, horaires, prix, délais, prérequis, certification— avec la bonne réponse de ton catalogue, et qualifie le prospect (ce qu'il cherche, niveau, disponibilité).
- 3Il gère l'inscription de bout en bout : recueille les données, envoie le formulaire, demande les documents, déclenche l'encaissement de la première mensualité et confirme la place, sans perdre personne en route.
- 4Il envoie les rappels de cours et de paiement, relance avec tact les mensualités en retard et alerte ton équipe quand un cas demande du jugement humain —une bourse, une exception, un élève en risque d'abandon—. Tout mesuré : temps de première réponse, inscriptions closes sans secrétariat, absentéisme et impayés récupérés.
Ce qui change
Ce que tu arrêtes de perdre
La première réponse passe d'heures à secondes : le prospect est traité pendant qu'il décide encore, pas quand le secrétariat se libère.
Mécanisme
L'inscription cesse de fuir par la friction : celui qui voulait s'inscrire atteint le paiement au lieu d'abandonner dans un e-mail sans réponse.
Mécanisme
Ce qu'on mesure : temps de première réponse, % d'inscriptions closes sans secrétariat, absentéisme en cours et impayés récupérés.
Ce qu'on mesure
Fiche technique
- Travail supprimé
- répondre à la main aux questions répétées des prospects et des élèves, gérer l'inscription et courir après les rappels et les impayés
- Mise en place habituelle
- 2–4 semaines
- Entrée
- une question d'un prospect ou d'un élève par WhatsApp, web, e-mail ou téléphone, ou une étape d'inscription/paiement
- Sortie
- question répondue, inscription gérée jusqu'au paiement, rappel envoyé et équipe alertée quand le cas demande du jugement
- Compatible avec
- WhatsApp Business APIStripe
- Peut se connecter à
- Ton CRM / plateforme de formation (Moodle, Classlife)Ta passerelle de paiement
- Ce qu’on mesure
- temps de première réponse à un prospect% d'inscriptions closes sans le secrétariattaux d'absentéisme en coursimpayés récupérés
- Adapté pour
- organismes de formation, centres de formation, écoles de langues et formation professionnelle avec un volume de prospects et un secrétariat débordé pour répondre et traiter à temps
- Pas adapté pour
- l'enseignement, le tutorat et l'évaluation des élèves, qui restent à tes formateurs ; l'agent fait l'administratif, pas la formation
Questions fréquentes
C'est la partie qui décide que ça marche. On se connecte par API à ton CRM ou ta plateforme de formation —catalogue de formations, places, élèves, paiements— pour informer, inscrire et rappeler en temps réel, sans changer ton système. Si ton logiciel est fermé, on le détecte la première semaine et on te dit le pont exact avant de facturer quoi que ce soit.
Non, et exprès. L'agent reste dans l'administratif : informer, inscrire, encaisser, rappeler et alerter. L'enseignement, le tutorat et l'évaluation —ce qui demande du jugement pédagogique et du contact humain— restent à tes formateurs. On automatise le secrétariat qui mange les heures, pas la formation qui fait la valeur de ton organisme.
Pour l'important, si, et c'est pourquoi le cas qui demande du jugement —une bourse, une exception, un élève qui hésite— passe à ton équipe. Mais pour la première question le prospect préfère une réponse claire en secondes à deux jours de silence en attendant « qu'on s'occupe de lui ». L'agent règle l'immédiat —ce que couvre la formation, quand elle commence, comment payer— et laisse à ton équipe la conversation qui convainc vraiment.
On le monte chez toi ?
Tu as ciblé le problème. On livre la solution et on la laisse mesurée.