Solution · Par problème

Les commandes arrivent par six canaux différents et quelqu’un les saisit une par une

Un email avec le PDF en pièce jointe, un Excel que chaque client a mis en page à sa façon, le portail du distributeur, un EDI que seuls les deux gros utilisent et, encore, un fax scanné. Au bout de l’entonnoir, une personne recopie des références à la main dans l’ERP. C’est un travail, pas une fatalité : ça s’automatise.

On le monte chez moi Voir comment ça marche

Le problème

Le goulot d’étranglement, ce n’est pas l’ERP. C’est le clavier qu’il y a devant.

Chaque client envoie sa commande dans son format : un PDF au modèle de son service achats, un Excel avec ses propres colonnes, le corps d’un email en texte brut. Aucun ne ressemble au suivant.
La référence du client n’est pas la tienne. Quelqu’un doit traduire son code, sa description ou son nom commercial en ton SKU, et ce quelqu’un le fait de mémoire.
La commande urgente arrive à 17 h 50 et part demain, parce que la personne qui la saisit est déjà rentrée chez elle. La livraison prend un jour de retard pour un motif administratif, pas logistique.
Les prix se vérifient à l’œil contre le tarif du client. Quand ça ne colle pas, on le découvre sur la facture et ça finit en avoir.

Le coût de ne rien changer

Le coût n’est pas dans les heures de saisie, même si tu les paies : il est dans ce que ces heures laissent passer. Un chiffre mal recopié dans une quantité devient une expédition erronée, un retour, un avoir et l’appel d’un client qui ne te donne plus l’urgence par défaut. Les erreurs sur les commandes B2B ne sont pas marginales —le B2B Buyer Report 2025 de Sana Commerce, avec la recherche de Sapio Research auprès de 750 acheteurs professionnels des États-Unis, du Royaume-Uni, du Mexique, d’Allemagne, d’Australie et des Pays-Bas, situe à 33 % les commandes en ligne comportant une erreur, et à 29 % les acheteurs qui signalent des imprécisions de prix—. Et l’EDI ne règle pas ça tout seul : en Espagne, selon l’enquête ETICCE de l’INE (données 2024 publiées en 2025), 56 % des ventes par commerce électronique arrivent par échange de données informatisé, ce qui veut aussi dire que presque la moitié entre par ailleurs, et cet ailleurs est une boîte de réception. Pendant ce temps, grandir en ventes veut dire embaucher quelqu’un de plus pour saisir, et le pic de campagne se voit dans la file des commandes avant de se voir à l’entrepôt.

La solution

Une couche de capture qui lit n’importe quel format, rapproche contre ton référentiel et laisse la commande créée avec les doutes signalés

1On branche toutes tes entrées réelles au même endroit : la boîte des commandes, les pièces jointes en PDF et Excel, le portail où certains clients déposent des fichiers et le canal EDI que tu as déjà. Pas question de demander à tes clients de changer leur façon d’acheter : celui qui envoie un PDF continue d’envoyer un PDF.
2Un agent extrait les lignes du document —référence, description, quantité, prix, date demandée, adresse de livraison— et les normalise. Le difficile n’est pas de lire le PDF : c’est que le même article s’appelle de trois façons chez trois clients, et c’est là que l’IA apporte face à un modèle rigide.
3Chaque ligne est rapprochée de ton référentiel articles et du tarif de ce client : bon SKU, bonne unité de mesure, prix et remise qui lui reviennent par contrat. Ce qui n’atteint pas un niveau de confiance suffisant ne s’invente pas : ça part en exception avec le document d’origine à côté, pour qu’une personne ne traite que ça.
4La commande se crée dans ton ERP —SAP Business One, Odoo, Business Central, Sage, Holded ou celui que vous utilisez— avec sa confirmation automatique au client. Et on le laisse mesuré : quel pourcentage entre sans y toucher, combien d’exceptions par client et par format, et combien de temps met une commande entre son arrivée et son existence dans le système.

Ce qui change

Ce que tu arrêtes de perdre

33 % des commandes en ligne B2B comportaient une erreur, et 29 % des acheteurs signalaient des imprécisions de prix. Périmètre : 750 acheteurs professionnels des États-Unis, du Royaume-Uni, du Mexique, d’Allemagne, d’Australie et des Pays-Bas ; terrain de septembre 2024.
Sana Commerce, B2B Buyer Report 2025 (recherche de Sapio Research) — https://www.sana-commerce.com/report/b2b-buyer/
La commande cesse de dépendre des horaires de celui qui la saisit : elle arrive à 17 h 50 et elle existe dans l’ERP à 17 h 51, avec l’exception signalée s’il y en a une. Ce qu’on gagne, ce n’est pas du temps administratif, c’est un jour de livraison.
Mécanisme
Ce qu’on mesure : % de commandes créées sans intervention humaine, exceptions par client et par format d’entrée, délai entre la réception et la commande créée, lignes corrigées à la main après la capture et avoirs pour erreur de prix ou de quantité.
Ce qu’on mesure

Fiche technique

Travail supprimé: saisir à la main dans l’ERP les commandes qui arrivent par email, PDF, Excel ou portail
Mise en place habituelle: 3–5 semaines
Entrée: commande du client dans son format : PDF, Excel, corps d’email, fichier de portail ou EDI
Sortie: commande créée dans l’ERP avec les lignes rapprochées de ton référentiel et de ton tarif, et les doutes signalés en exception
Compatible avec: SAP Business OneOdooMicrosoft Dynamics 365 Business CentralSageHolded
Peut se connecter à: Microsoft 365 ou Google WorkspaceTon référentiel articles et tes tarifs par clientTon canal EDI actuel
Ce qu’on mesure: % de commandes créées sans intervention humaineexceptions par client et par format d’entréedélai entre la réception et la commande créée dans l’ERPavoirs pour erreur de prix ou de quantité
Adapté pour: les entreprises qui reçoivent des commandes récurrentes par plusieurs canaux et qui tiennent à jour un référentiel articles et des tarifs par client
Pas adapté pour: les commandes de projet configurées sur mesure, où chaque ligne se négocie et où il n’existe pas de catalogue stable contre lequel rapprocher

Questions fréquentes

Non, et en pratique les deux cohabitent très bien. L’EDI règle la commande des gros clients qui ont déjà leur propre système et acceptent un format convenu : quand il existe, il marche et on n’y touche pas. Le problème, c’est tout le reste — le client moyen qui envoie un PDF, celui qui remplit un Excel avec ses colonnes, celui qui écrit les références dans le corps de l’email. Leur demander à tous de passer à l’EDI, c’est une négociation commerciale qui peut durer des années et que certains refuseront. Cette couche couvre exactement ce trou : elle accepte la commande telle que le client veut l’envoyer et la transforme en commande structurée dans ton ERP. Si demain l’un de ces clients passe à l’EDI, tant mieux : il entre par le bon canal et cette couche ne le touche plus.

On signale et on arrête cette ligne, pas la commande entière ni le système. La règle de conception, c’est que le douteux ne se complète jamais à l’œil : si la référence du client ne correspond pas à un seul de tes SKU, si l’unité de mesure ne colle pas, si le prix s’écarte du tarif qu’il a signé ou s’il manque la date demandée, cette ligne part dans une file d’exceptions avec le document d’origine à côté et la proposition du système marquée comme proposition. Une personne la règle en quelques secondes au lieu de saisir toute la commande. Et cette file sera la meilleure métrique que tu auras : si un client précis génère des exceptions toutes les semaines, tu sais déjà avec qui ça vaut le coup de parler format, et si un type d’exception se répète, c’est une règle qui manque.

Ça dépend d’où tu mets le seuil, et cette décision t’appartient, pas à nous. On le monte avec un niveau de confiance configurable par type de champ : on peut démarrer en mode conservateur, où chaque commande passe par une confirmation humaine en un clic et où le système n’économise que la saisie, puis baisser la supervision à mesure que les chiffres le justifient, client par client et format par format. Les champs à conséquence —quantité, prix, adresse de livraison— peuvent rester en relecture pour toujours, même si le reste tourne seul. Et tout reste tracé : quel document a produit chaque ligne, ce que le système a extrait, ce qu’une personne a changé. La comparaison honnête n’est pas non plus contre un processus infaillible : c’est contre quelqu’un qui saisit quatre cents lignes un vendredi après-midi.

On le monte chez toi ?

Tu as ciblé le problème. On livre la solution et on la laisse mesurée.

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