Solution · Par problème

Vous signez des contrats que personne n'a lus en entier. La facture arrive deux ans plus tard.

Le contrat-cadre du gros client, les conditions du fournisseur, la police d'assurance, le SaaS qui se reconduit tout seul. Ça tombe le jeudi, il faut signer le vendredi, et quelqu'un survole. On automatise la lecture : le système confronte chaque contrat reçu à vos propres critères, signale la clause que vous ne devriez pas accepter et surveille les échéances que personne ne surveille aujourd'hui.

On le monte chez moi Voir comment ça marche

Le problème

Le risque n'est pas dans le contrat que vous négociez pied à pied. Il est dans les vingt que vous signez sans discuter.

Le contrat arrive le jeudi et se signe le vendredi. On lit la première page, le prix et la durée. Le reste, on le signe de confiance.
Pas de juriste en interne — ou alors il y en a un, et c'est le goulot : tout le monde attend qu'il lise, et il a quarante dossiers avant le vôtre.
Les clauses qui font mal —plafond de responsabilité, pénalités de retard, exclusivité, cession de propriété intellectuelle, droit applicable— sont acceptées telles quelles, parce que personne n'avait de position écrite à laquelle les comparer.
Demander « quel préavis on a avec ce fournisseur ? » coûte une demi-matinée, parce que les contrats signés vivent éparpillés entre un Drive, un fil d'e-mails et le tiroir de quelqu'un qui ne travaille plus ici.
La tacite reconduction se déclenche toute seule. Vous l'apprenez en recevant la facture d'une année de plus d'un service que vous alliez résilier.
Quand le contrat fait trois allers-retours, personne ne relit les quarante pages pour voir ce qui a bougé : on se fie à ce qui a été convenu par mail et on signe le dernier PDF reçu.

Le coût de ne rien changer

Signer sans lire ne se paie pas le jour de la signature. Ça se paie le jour du litige, le jour de la pénalité, ou le jour de la reconduction que personne n'a vue venir. Et ça n'apparaît jamais dans un rapport sous l'intitulé « revue des contrats » : ça apparaît comme une indemnité négociée à la baisse parce que le contrat ne vous donnait pas raison, comme douze mois de plus d'un outil que vous n'utilisez plus, ou comme un délai non tenu qui était écrit noir sur blanc et que personne n'avait lu. Pour donner la taille du trou : la recherche de référence du secteur chiffre la fuite de valeur due à une mauvaise gestion contractuelle à environ 9 % de la valeur des contrats par an —jusqu'à 15 % chez les moins bons—, périmètre international. C'est la taille du problème, pas une promesse de notre part.

La solution

Un système qui lit chaque contrat reçu, le mesure à votre position et ne lâche pas les échéances

1On écrit d'abord le playbook, parce que sans lui il n'y a rien à automatiser : quelles clauses vous acceptez telles quelles, lesquelles vous négociez et lesquelles vous ne signez jamais. Responsabilité, délais de paiement, pénalités, exclusivité, propriété intellectuelle, protection des données, juridiction. Ce document n'existe dans presque aucune entreprise, et c'est lui qui transforme « ça ne me plaît pas » en critère qu'une machine peut appliquer seule.
2Le système lit le contrat entrant —PDF, Word ou scan— et le démonte clause par clause : il identifie ce que couvre chacune et la confronte à votre playbook. Il en sort un rapport court : ce qui est conforme, ce qui s'écarte et dans quel sens, et ce qu'il ne faudrait pas signer du tout. Il signale aussi ce qui manque : une clause absente est un risque autant qu'une mauvaise clause.
3Il extrait la fiche du contrat —parties, montant, durée, préavis, date de reconduction, pénalités, obligations datées— et la sort du PDF vers un registre consultable. Les échéances entrent dans un agenda qui alerte avec de la marge pour décider, pas la semaine où ça s'est déjà reconduit.
4Quand le contrat fait des allers-retours, il compare les versions : ce que l'autre partie a changé entre la v3 et la v4, clause par clause, avec la modification marquée et son impact expliqué. Fini de relire quarante pages pour découvrir qu'on a déplacé une virgule dans le plafond de responsabilité.
5La frontière est écrite : le système signale et priorise, la personne décide et signe. Un NDA standard conforme passe vite ; ce qui s'écarte remonte à qui de droit, avec le motif et l'extrait cité sous les yeux. Et tout laisse une trace : ce qui a été revu, contre quelle version du playbook, et ce qui a été décidé.

Ce qui change

Ce que tu arrêtes de perdre

La fuite de valeur attribuée à une mauvaise gestion contractuelle tourne autour de 9 % de la valeur des contrats par an, et atteint 15 % dans les organisations les moins matures. Périmètre : international. Ça dimensionne le problème que vous attaquez ; ce n'est pas un résultat qu'on vous promet.
World Commerce & Contracting (WorldCC), « Poor Contract Management Continues To Costs Companies 9% Of Their Bottom Line », rapport de recherche, 28 avril 2020 — worldcc.com · périmètre international
La revue cesse de dépendre de qui est disponible le jeudi après-midi. Le critère est écrit et s'applique pareil au contrat numéro un et au contrat numéro deux cents, en août, avec l'équipe en congés.
Mécanisme
Les tacites reconductions cessent d'être une surprise : la date de préavis sort du contrat le jour où on le signe et entre dans un agenda qui alerte quand on peut encore agir.
Mécanisme
Ce qu'on mesure : délai entre l'arrivée d'un contrat et sa revue, % de contrats avec fiche complète au registre, écarts détectés contre le playbook et reconductions signalées avec un préavis suffisant.
Ce qu’on mesure

Fiche technique

Travail supprimé: lire à la main chaque contrat reçu pour savoir ce que vous acceptez, puis courir après les échéances dans le PDF
Mise en place habituelle: 3 à 5 semaines
Entrée: le contrat qu'un tiers vous envoie : PDF, Word ou scan, par e-mail ou depuis la GED
Sortie: rapport d'écarts contre votre playbook, fiche du contrat (parties, montants, durées, préavis, obligations) et alertes d'échéance et de reconduction
Compatible avec: SharePointGoogle DriveMicrosoft 365Google WorkspaceDocuSignSlack
Peut se connecter à: Votre playbook de clausesVos archives de contrats signésVotre agenda des échéances et préavisVotre canal d'alerte (Slack, Teams, e-mail)
Ce qu’on mesure: délai entre l'arrivée du contrat et sa revue% de contrats avec fiche complète au registreécarts détectés contre le playbookreconductions signalées avec un préavis suffisant
Adapté pour: les entreprises qui signent souvent des contrats de tiers —fournisseurs, grands comptes, SaaS, baux, assurances— sans juridique interne capable de suivre
Pas adapté pour: l'opération unique à fort montant, où ce qu'il vous faut c'est un avocat qui négocie, pas un filtre en amont

Questions fréquentes

Le sens de circulation du papier. Générer des contrats, c'est la sortie : vous closez une affaire et il faut sortir votre document depuis votre modèle, prêt à signer. Ici c'est l'entrée : c'est l'autre qui rédige, ça arrive avec ses conditions et ses petites lignes, et le travail consiste à comprendre ce que vous acceptez avant de signer, puis à ne pas perdre de vue ce qui vous engage ensuite. Un côté accélère la vente. L'autre protège l'entreprise de ce qu'elle a signé.

Non, et celui qui vous dit le contraire vous vend un problème. Le jugement juridique reste chez votre juridique : le playbook, c'est vous qui l'écrivez avec eux, et il est à eux. Ce que fait le système, c'est le travail mécanique qui mange leur temps aujourd'hui ou, pire, que personne ne fait : lire les quarante pages, trouver où est chaque clause, la comparer à ce que vous aviez déjà décidé et arriver avec les écarts marqués et cités. Votre avocat cesse d'être un lecteur de PDF et décide sur ce qui demande vraiment du jugement. Et c'est une personne qui signe, toujours.

C'est souvent là qu'est la première valeur, et c'est pour ça qu'on commence par les archives. On balaie l'historique —ce qui est dans Drive, dans SharePoint, dans la messagerie et dans les scans— et on sort la fiche de chaque contrat vivant : ce que vous avez signé, avec qui, jusqu'à quand, avec quel préavis et quelles obligations en cours. Dans presque toutes les entreprises, ce premier balayage remonte deux choses gênantes : des reconductions déjà en cours que personne n'a décidées, et des obligations prises que personne n'honore parce que personne ne savait qu'elles étaient là.

On le mesure avant de lui faire confiance, et on vous montre le chiffre même quand il ne nous arrange pas. Avant de le laisser travailler seul, on le passe sur des contrats que votre équipe avait déjà revus et on compare : ce qu'il a trouvé, ce qu'il a raté et ce qu'il a signalé en trop. Trois choses contiennent l'erreur. Un : il ne répond pas « rien à signaler » par défaut —si une clause du playbook n'apparaît pas dans le contrat, il le remonte comme absence, parce qu'une clause manquante est un risque autant qu'une mauvaise—. Deux : il cite l'extrait exact sur lequel il s'appuie, donc vérifier son travail prend des secondes, pas une relecture entière. Trois : la ligne entre ce qui passe seul et ce qui remonte à une personne, c'est vous qui la tracez, par type de contrat et par montant, et elle bouge quand les données le disent.

C'est la bonne question et elle conditionne tout le montage, ce n'est pas une annexe de fin. Ça se règle en écrivant trois choses avant de commencer : où le document est traité et sous quel contrat avec le fournisseur de modèle —y compris l'engagement de ne pas entraîner sur vos données—, qui voit quoi en interne (le contrat du dirigeant n'est pas ouvert à tout le monde, et les droits de la GED sont respectés tels quels) et ce qui reste journalisé à chaque consultation. Si votre politique ou votre secteur n'admettent pas qu'un contrat sorte de votre périmètre, on monte avec un modèle dans votre environnement : on perd un peu de qualité et on ne discute avec personne. Ce qu'on ne fait pas, c'est monter d'abord et poser la question après.

On le monte chez toi ?

Tu as ciblé le problème. On livre la solution et on la laisse mesurée.

Voir le service