Scénario illustratif. Une chaîne de garages déploie un agent qui répartit les ordres de réparation entre les mécaniciens selon l’urgence et la charge. Ça marche : les voitures sortent plus tôt. Deux mois plus tard, un mécanicien demande pourquoi il hérite toujours des longues réparations du vendredi, le délégué du personnel veut savoir comment l’agent décide, et personne à la direction ne sait répondre autre chose que « c’est l’IA ». Le projet était une réussite opérationnelle et c’est un trou juridique.
La thèse en une ligne : en Espagne, un agent qui répartit des tâches, des horaires ou des évaluations n’est plus seulement un choix produit ; c’est une information que les salariés ont le droit de recevoir, et l’entreprise doit pouvoir la rédiger sur une page avant qu’on la lui demande.
Faut-il informer les salariés de l’usage de l’IA dans l’entreprise ?
Ça dépend de ce que le système décide, pas de la quantité d’IA qu’il contient. Si un algorithme ou un système d’IA influe sur les conditions de travail, l’entreprise a deux obligations d’information distinctes, qu’il vaut mieux ne pas confondre : une obligation collective, envers les représentants légaux du personnel, et une obligation individuelle, envers chaque salarié.
- Collective. L’article 64.4.d du Statut des travailleurs espagnol, introduit en 2021 par la loi dite « rider » (Ley 12/2021), donne au comité d’entreprise ou aux délégués du personnel le droit de connaître les paramètres, règles et instructions sur lesquels reposent les algorithmes ou systèmes d’IA qui affectent les décisions relatives aux conditions de travail, à l’accès à l’emploi et à son maintien, y compris le profilage.
- Individuelle. Le décret royal 723/2026 du 9 septembre, publié au journal officiel espagnol (BOE) le 15 septembre et en vigueur depuis le 5 octobre 2026, impose d’informer par écrit chaque salarié de l’existence de systèmes algorithmiques ou automatisés de prise de décision et, lorsqu’ils servent à décider des conditions de travail, de leurs lignes directrices, critères et règles de fonctionnement.
Ceci décrit le droit espagnol. La directive européenne que le décret transpose est commune, mais chaque État l’a intégrée à sa loi à sa façon : si ton équipe travaille dans un autre pays, cette liste ne s’applique pas telle quelle.
Qu’est-ce qui a changé le 5 octobre 2026 avec le décret royal 723/2026 ?
Le décret transpose partiellement la directive (UE) 2019/1152 relative à des conditions de travail transparentes et prévisibles, et abroge le décret royal 1659/1998. Pour qui déploie des agents, une lettre compte : le point k) de l’article 3.2, qui ajoute aux informations remises au début d’une relation de travail l’existence de systèmes algorithmiques ou automatisés de prise de décision.
Le texte énumère, à titre d’exemples, les décisions qui comptent : la durée et la répartition du temps de travail, l’attribution des tâches, la fixation des salaires, la progression professionnelle, le lieu de travail et la rupture du contrat. Trois détails pratiques :
- Quand. L’information est donnée avant le début de la relation de travail (art. 7.1) ; si le système change ensuite, au plus tard le jour où le changement prend effet (art. 7.3). Ce chapitre ne s’applique qu’aux relations de plus de quatre semaines (art. 2.2).
- Salariés déjà en poste. La disposition transitoire n’oblige pas à distribuer des documents le 5 octobre, mais exige de fournir l’information sous trente jours ouvrables à quiconque la demande, et de signaler toute modification ultérieure.
- Format. Sur papier ou en format électronique accessible (art. 6.2). Le service public de l’emploi (SEPE) doit publier un modèle de document, mais tant qu’il n’existe pas, le texte dit que l’entreprise doit informer quand même.
Ton agent compte-t-il comme « système algorithmique de prise de décision » ?
La bonne question n’est pas de savoir si c’est de l’IA générative, mais s’il décide, fixe ou modifie une condition de travail. Certains cabinets vont plus loin et estiment que la règle couvre aussi un outil qui se contente de recommander et laisse la validation à une personne ; si l’agent propose et que le responsable approuve presque toujours, la différence est plus théorique que pratique. C’est le même problème que les niveaux d’autonomie d’un agent : ce qui compte, c’est ce qui se passe dans les faits, pas ce que dit le schéma, et un humain dans la boucle qui valide sans lire ne te met pas à l’abri.
| Agent | Touche-t-il aux conditions de travail ? | Ce qu’il faut pouvoir expliquer |
|---|---|---|
| Répartit des ordres ou des tickets entre les membres de l’équipe | Oui : attribution des tâches | Critères de répartition (urgence, charge, spécialité) et qui peut les modifier |
| Propose des horaires ou des plannings | Oui : temps de travail et sa répartition | Quelles données il utilise, quelles contraintes il respecte et comment demander une révision |
| Note la performance ou calcule des primes | Oui : salaire et progression | Ce qu’il mesure, avec quel poids, et ce qu’il ne mesure pas |
| Présélectionne des candidatures | Oui : accès à l’emploi, et probablement haut risque au sens du règlement sur l’IA | Critères de tri et vraie relecture humaine |
| Résume des e-mails ou rédige des brouillons | Non, sauf si on l’utilise pour évaluer des personnes | Rien de spécifique ; une politique d’usage, oui |
Que faut-il mettre par écrit, et faut-il montrer le code ?
Le texte parle de lignes directrices, de critères et de règles de fonctionnement. Il ne parle ni de code source ni de poids du modèle. Cela change le travail : il ne s’agit pas d’ouvrir la boîte, mais de la décrire honnêtement sur une page qu’un non-ingénieur peut suivre. Pour chaque système, cette page répond à six questions :
- Ce qu’il décide ou recommande, et sur quelle condition de travail.
- Quelles données personnelles il utilise et d’où elles viennent.
- Quels critères ou règles il applique, en langage clair et avec les exceptions.
- Qui relit le résultat et dans quels cas cette personne peut le changer.
- Comment une personne peut demander la révision d’une décision qui la concerne.
- Quand et comment les changements seront annoncés.
L’écrire oblige à savoir comment fonctionne ton agent, et c’est l’avantage caché : si tu ne sais pas expliquer pourquoi il répartit ainsi les tâches, tu ne peux pas non plus défendre cette répartition devant un client, un auditeur ou l’équipe elle-même.
Comment une entreprise s’y prépare-t-elle sans freiner le projet ?
Pas besoin d’un programme avec comité de pilotage ; il faut de l’ordre. Une séquence qui tient en un mois :
- Inventaire. Liste les agents et automatisations qui utilisent des données du personnel ou touchent au travail des gens. Si tu n’as toujours pas l’inventaire d’agents que ton entreprise n’a pas, voilà une bonne raison de le faire.
- Classement. Repère ceux qui touchent au temps de travail, aux tâches, au salaire, à la progression, au lieu de travail ou à la rupture, et ceux qui ne font qu’assister.
- Une fiche d’une page pour chaque système repéré, avec les six questions ci-dessus.
- Remise. La fiche va aux représentants légaux du personnel et passe par le canal individuel qu’utilisent les RH : annexe au contrat, document complémentaire ou portail salarié.
- Changements. Un changement de règles, de données ou de modèle qui modifie la façon de décider de l’agent est une modification et doit être annoncé à temps. Accroche-le au processus de changement avec lequel tu gouvernes déjà l’automatisation, comme le propose le guide sur la gouvernance et le contrôle de l’automatisation par l’IA.
- Traces. Garde ce que le système a décidé et selon quelle règle ; sans cela, la fiche n’est qu’une promesse. C’est ce que couvre la traçabilité des décisions de l’IA.
Les agents qui traitent des candidatures ou des données du personnel ont en plus leur propre chemin dans le règlement européen sur l’IA, avec un autre calendrier : se conformer à l’AI Act en opérant l’IA le couvre. Et pour tout ce qui touche aux RH, lis d’abord où l’automatisation des RH par l’IA aide et où elle frôle l’illégal.
Quand n’est-il pas nécessaire d’informer ?
Quand l’agent ne conditionne pas le travail des personnes : service client, extraction de factures, classement de documents. Reste vigilant sur la dérive : un agent qui répartit des tickets et à qui on demande un jour de prioriser aussi selon la performance a changé de catégorie sans que personne ne le note. Revois le classement chaque fois que sa fonction change.
Note : cet article n’est pas un conseil juridique et n’utilise aucun chiffre de tiers. Les données normatives proviennent du texte du décret royal 723/2026 publié au BOE ; la rédaction exacte de l’article 64.4.d du Statut et la portée concrète pour ton cas sont à confirmer avec ton conseil en droit du travail. Le scénario est illustratif.