Solución · Por industria
IA para talleres mecánicos: el presupuesto aprobado por escrito y el cliente avisado sin que nadie descuelgue el teléfono
El coche está en el elevador esperando un sí que nadie contesta, y el teléfono suena preguntando si ya está listo. Eso se automatiza —recepción del vehículo, persecución del presupuesto y aviso de estado— sobre el programa de taller que ya usas, y se nota en las plazas libres de esta semana.
El problema
El coche está parado esperando un sí que nadie ha pedido bien
- El vehículo entra, se diagnostica y el presupuesto se queda esperando: se llama tres veces, salta el buzón, y el elevador sigue ocupado por un coche que no se puede tocar.
- Cada «¿está listo lo mío?» es un mecánico que suelta la herramienta, se limpia las manos y pierde el hilo de la reparación que tenía delante.
- La recepción se teclea dos veces: primero la matrícula y el kilometraje en un papel, después en el programa cuando hay un hueco —que suele ser a las siete de la tarde.
- El cliente de la revisión del año pasado no vuelve porque nadie se lo recordó. El historial está en el programa; lo que no hay es quien lo mire.
Coste de seguir igual
Un taller no factura horas de mecánico: factura horas de plaza ocupada por un coche que se puede tocar. Cada presupuesto pendiente de aprobación bloquea una plaza, y cada llamada de estado interrumpe una reparación en curso: el trabajo tarda más y entra menos trabajo. Mientras tanto, la cartera de vehículos que ya han pasado por el taller —la más barata de recuperar que existe— se enfría porque nadie la llama.
La solución
Un agente que recibe el vehículo, persigue la aprobación y avisa del estado — encima del programa de taller que ya tienes
- 1Conectamos un agente a tu programa de gestión de taller y a WhatsApp: la cita y la recepción entran por el canal del cliente —matrícula, kilometraje, síntoma, fotos del estado de entrada— y salen convertidas en orden de trabajo, sin teclear nada dos veces.
- 2El presupuesto sale de tu programa y el agente lo persigue: lo envía, explica en cristiano qué es cada línea, resuelve las dudas, recoge el sí o el no por escrito y lo deja registrado en la orden. Si no hay respuesta, insiste solo y avisa al jefe de taller cuando toca llamar de verdad.
- 3El estado sale hacia fuera antes de que lo pregunten: «entrado», «esperando pieza», «listo para recoger». El cliente deja de llamar porque ya lo sabe; el mecánico deja de descolgar.
- 4Sobre el historial de vehículos, el agente recuerda la revisión, el cambio de aceite y la próxima inspección técnica, y ofrece cita. Todo medido: tiempo hasta el sí, presupuestos aprobados por escrito, llamadas de estado entrantes y citas recuperadas de la cartera.
Lo que cambia
Lo que dejas de perder
El tiempo entre «presupuesto enviado» y «presupuesto aprobado» es la palanca del taller: mientras se espera, la plaza no factura. El agente persigue el sí por el canal donde el cliente sí contesta.
Mecanismo
Las llamadas de estado dejan de entrar porque el aviso sale antes. La reparación en curso deja de interrumpirse cada veinte minutos.
Mecanismo
La aprobación queda por escrito y asociada a la orden de trabajo: se acaba el «yo no autoricé eso» a la hora de facturar.
Mecanismo
Qué medimos: tiempo medio hasta la aprobación del presupuesto, % de presupuestos aprobados por escrito, llamadas entrantes preguntando por el estado y citas recuperadas del historial de vehículos.
Qué medimos
Ficha técnica
- Trabajo que elimina
- perseguir a mano la aprobación de los presupuestos y contestar al teléfono el «¿está listo mi coche?»
- Implementación habitual
- 2–4 semanas
- Entrada
- cita, recepción del vehículo o presupuesto emitido en tu programa de taller
- Salida
- orden de trabajo creada, presupuesto aprobado por escrito y cliente avisado del estado y de la próxima revisión
- Compatible con
- WhatsApp Business APIAudatex
- Puede conectarse con
- Tu programa de gestión de taller (DMS)Plataformas de baremos y valoración (GT Motive)Telefonía / agente de voz
- Qué medimos
- tiempo medio hasta la aprobación del presupuesto% de presupuestos aprobados por escritollamadas entrantes preguntando por el estado del vehículocitas recuperadas del historial de vehículos
- Adecuado para
- talleres mecánicos, de chapa y pintura y multimarca con varias plazas, presupuestos que hay que aprobar antes de trabajar y una cartera de vehículos con historial
- No adecuado para
- el diagnóstico de la avería y la decisión técnica de qué se repara, que siguen siendo del mecánico
Preguntas frecuentes
Es la pregunta que decide el proyecto, y la respuesta depende de tu programa. Si el tuyo expone sus datos —órdenes de trabajo, presupuestos, historial de vehículos— nos conectamos por API y el agente lee y escribe sin que cambies nada. Si es cerrado, hay un puente que construir: lo detectamos en la primera semana y te decimos el coste exacto antes de facturar nada. Lo que no te vamos a pedir es que cambies de programa; un taller no se para para migrar.
No, y conviene verlo antes de pagar dos veces. La IA que viene dentro de tu programa te ayuda dentro de una pantalla: sugiere el baremo, redacta la observación, busca el código de avería. Lo que te bloquea plazas no pasa dentro de una pantalla: pasa entre tu programa y un cliente que no contesta al presupuesto. Ahí el copiloto del fabricante no llega, porque no habla con tu cliente por WhatsApp ni persigue una aprobación. Nosotros no te vendemos otro programa: montamos el agente encima del que ya usas.
Para discutir una avería cara, sí — y esa llamada la sigue haciendo tu jefe de taller, con el diagnóstico delante y con el cliente ya informado. Pero para «¿está listo?» nadie prefiere llamar: prefiere saberlo sin llamar. El agente se queda con lo repetitivo —recepción, estado, recordatorio, perseguir la firma— y te devuelve el teléfono libre para las conversaciones que sí valen una llamada.
Se registra tal cual, que es justo el caso que más se pierde por teléfono. El agente envía el presupuesto por líneas —lo urgente, lo recomendable, lo que puede esperar— y recoge la respuesta línea a línea. La orden de trabajo queda con lo aprobado, lo rechazado y lo aplazado, y eso último vuelve como aviso dentro de unos meses en lugar de morir en una conversación que nadie apuntó.
¿Lo montamos en tu negocio?
Tú tienes el problema localizado. Nosotros lo dejamos funcionando y medido.