Solución · Por software
Tienes toda la empresa dentro de Microsoft 365. Y el equipo se pasa el día moviendo el dato de Outlook a Excel a SharePoint a mano.
Microsoft 365 te da correo, hojas, documentos, SharePoint y Teams en un sitio —pero el pedido llega a Outlook y alguien lo teclea en un Excel, el informe se monta pegando datos de tres ficheros, el documento se archiva a mano en la carpeta que toca y el mismo dato salta entre el correo, la hoja y SharePoint. Sobre la Microsoft Graph API montamos la IA que hace esa parte mecánica sola.
El problema
Microsoft 365 lo tiene todo junto. Lo que no hace es teclearse solo de una app a otra.
- El pedido, la factura o el dato de un cliente llega a Outlook y alguien lo abre, lo copia y lo pega en un Excel o en un formulario a mano.
- El informe que pide dirección se monta cada semana abriendo tres hojas y un SharePoint, filtrando y pegando columnas a mano.
- Los documentos que entran —contratos, PDFs, adjuntos— se renombran y se arrastran de uno en uno a la carpeta de SharePoint o OneDrive que toca.
- El mismo dato vive en el correo, en una hoja de Excel y en una lista de SharePoint, y alguien se pasa la mañana cuadrando que las tres digan lo mismo.
Coste de seguir igual
Pagas una suite que promete tenerlo todo integrado y pones a gente cualificada a hacer de puente copiando y pegando entre Outlook, Excel y SharePoint. No sale en ninguna factura: sale como horas de administración moviendo el mismo dato de una app a otra, informes que llegan tarde porque se montan a mano, y errores de tecleo que nadie ve hasta que rompen algo.
La solución
Una capa de IA sobre la Microsoft Graph API que hace la parte mecánica entre apps sola
- 1Mapeamos contigo qué partes de tu Microsoft 365 se comen las horas: el volcado de Outlook a Excel, el reporting que cruza hojas y SharePoint, el archivado de documentos o el cuadre entre listas.
- 2Conectamos por la Microsoft Graph API sobre tu tenant, con una app registrada en Entra ID y permisos acotados: la IA lee lo que entra —un correo en Outlook, un adjunto, una fila nueva— y lo deja donde toca —una celda de Excel, un documento en SharePoint, una tarjeta de Teams— sin que nadie copie y pegue.
- 3Automatizamos los saltos entre apps: un correo que llega genera su fila en la hoja, un documento que entra se renombra y se archiva en su carpeta, y el informe que cruza Excel y SharePoint se arma solo con lo que ya vive en tu tenant.
- 4Lo dejamos medido y con red: qué % de casos entra limpio sin intervención, qué dudosos escalan a una persona y cuánto baja el tiempo de copiar, pegar y cuadrar entre apps.
Lo que cambia
Lo que dejas de perder
Administración deja de ser el puente entre apps: el volcado de Outlook a Excel y el archivado en SharePoint pasan a hacerse solos, y las horas vuelven a operar en vez de a copiar y pegar.
Mecanismo
El informe deja de montarse a mano: la IA lo arma sobre la Graph API cruzando las hojas y SharePoint que ya usas, y llega a dirección a su hora en vez de cuando alguien tiene un rato.
Mecanismo
El dato deja de teclearse dos y tres veces: entra una vez y la IA lo propaga a la app que toca, así el correo, la hoja y la lista de SharePoint dicen lo mismo sin que nadie las cuadre.
Mecanismo
Qué medimos: % de casos que entran limpios sin intervención, aciertos al volcar y clasificar, tiempo de copiar-pegar por documento e informe, y descuadres entre apps frente al proceso manual anterior.
Qué medimos
Ficha técnica
- Trabajo que elimina
- que administración haga de puente copiando y pegando el mismo dato entre Outlook, Excel y SharePoint
- Implementación habitual
- 2–4 semanas
- Entrada
- lo que entra a tu operación: un correo en Outlook, un adjunto, una fila nueva en una hoja o lista
- Salida
- el dato dejado donde toca: una celda de Excel, un documento archivado en SharePoint, una tarjeta en Teams
- Compatible con
- Microsoft 365 (Microsoft Graph API — Outlook, Excel, Word, SharePoint, OneDrive, Teams)
- Puede conectarse con
- Tus apps de Microsoft 365 (Outlook, Excel, SharePoint, OneDrive, Teams)Las fuentes de tu trabajo (correo, adjuntos, formularios, listas)Tu ERP, CRM o facturación si el dato entra o sale de ahí
- Qué medimos
- % de casos que entran limpios sin intervenciónaciertos al volcar y clasificartiempo de copiar-pegar por documento e informedescuadres entre apps frente al proceso manual anterior
- Adecuado para
- empresas que ya operan sobre Microsoft 365 y quieren quitar el copiar-pegar manual entre sus apps
- No adecuado para
- procesos fuera de Microsoft 365 o que exigen criterio de negocio caso a caso
Preguntas frecuentes
Power Automate es reglas fijas: si pasa A, haz B. Va muy bien para lo determinista —mover un fichero, mandar un aviso, copiar un campo calcado—. Copilot es un asistente que redacta a tu lado dentro de la app: te propone el correo o resume la hoja, pero lo dispara una persona, prompt a prompt. Lo que ninguno hace solo es la parte que exige criterio corriendo de punta a punta sin nadie delante: leer un correo en texto libre o un PDF y sacar los datos, decidir a qué fila o carpeta corresponde, cuadrar lo que no casa entre tres apps. Ahí entra nuestra capa. La montamos encima de Power Automate y de Copilot, no en su lugar: la suite dispara, la IA hace el trabajo que antes hacía una persona a mano.
No. Trabajamos sobre tu tenant tal cual, conectando por la Microsoft Graph API con una app registrada en Microsoft Entra ID y permisos acotados a lo que toca. No te vendemos otra suite ni te pedimos migrar nada: tu correo, tus hojas y tu SharePoint siguen donde están; la IA se pone en medio de los pasos repetitivos y deja el dato dentro de Microsoft 365, en la app que toca. Sigues abriendo el mismo Outlook y el mismo SharePoint de siempre, solo que con la parte de copiar y pegar ya hecha.
Tus datos se quedan en tu tenant de Microsoft 365. La app registrada en Entra ID accede solo a los permisos que le concedes —los mínimos para el flujo, no «a todo»— y cada acción queda trazada en tu registro de auditoría. Los modelos se usan por API con contratos que excluyen entrenar con tus datos, y si tu sector lo exige, se monta en modo privado. En los flujos sensibles —enviar un correo a un cliente, publicar un documento— arranca en modo propuesta: la IA prepara y una persona aprueba, hasta que los aciertos son altos y sueltas autonomía por tipo de caso. La seguridad la decide la arquitectura y los permisos, no «la IA».
¿Lo montamos en tu negocio?
Tú tienes el problema localizado. Nosotros lo dejamos funcionando y medido.