Solución · Por industria
IA para administradores de fincas: la incidencia del 3ºB atendida al momento y el papeleo de la comunidad hecho solo
Un administrador de fincas no pierde el tiempo administrando: lo pierde contestando al mismo propietario por tercera vez, persiguiendo al fontanero para saber si ya fue y buscando en qué carpeta está el contrato del ascensor. Montamos un agente que atiende las incidencias, informa al propietario y hace el papeleo recurrente, encima de tu programa de gestión. La junta, el criterio y la responsabilidad siguen siendo tuyos.
El problema
El despacho no se atasca en la gestión. Se atasca en el teléfono.
- La misma avería entra tres veces por tres canales: el vecino que llama, el presidente que manda un WhatsApp y el correo del que quiere que quede por escrito. Nadie sabe si ya está abierta hasta que alguien la busca a mano.
- La incidencia se abre, se llama al gremio y ahí se queda: nadie vuelve a tocarla hasta que el propietario llama enfadado a los diez días preguntando si alguien va a venir.
- Las preguntas que se repiten cada semana —cuánto es mi cuota, en qué quedó la derrama, puedo poner un toldo, quién lleva el seguro— se contestan una a una, y la respuesta está en un estatuto, un acta o un contrato que hay que localizar primero.
- Cada comunidad tiene su documentación en su carpeta: estatutos, actas, contratos de mantenimiento, pólizas, certificados. Encontrar la cláusula que responde a la pregunta cuesta más que contestarla.
- Los trámites que se repiten comunidad a comunidad —pedir tres presupuestos, cotejar la factura del gremio contra lo presupuestado, avisar de la renovación de la póliza, preparar la documentación de la junta— se hacen a mano, en agosto y en diciembre igual.
Coste de seguir igual
El coste no está en ninguna tarea concreta: está en la interrupción. Un despacho que lleva cuarenta comunidades atiende cientos de contactos al mes que no requieren criterio profesional, y cada uno rompe el trabajo que sí lo requiere. Eso se paga en horas de un administrador colegiado haciendo de centralita, en incidencias que se enquistan porque nadie las persiguió, en propietarios que llegan a la junta con la sensación de que no se les contesta —que es el motivo real por el que una comunidad cambia de administrador— y en un despacho que no puede crecer en cartera sin crecer en personal, porque el teléfono escala igual que las fincas.
La solución
Un agente que recoge, clasifica, persigue e informa —y te deja el criterio
- 1Conectamos un agente a tus canales de entrada —WhatsApp, teléfono, correo, el formulario de la web o el portal del propietario— y a tu programa de gestión. Toda incidencia entra por un único sitio, se identifica la comunidad y el propietario, y se abre sin que nadie la teclee.
- 2La clasifica y la prioriza: qué gremio le corresponde, si es urgente, si es zona común o privativa y si ya existe una incidencia abierta por lo mismo. Las duplicadas se agrupan en vez de multiplicar el trabajo.
- 3Contesta al momento las preguntas repetidas buscando en la documentación de esa comunidad concreta —estatutos, actas, contratos de mantenimiento, póliza, cuotas— y responde citando de dónde sale. Lo que no está escrito o exige interpretación no se inventa: pasa a ti.
- 4Persigue el estado: pide confirmación al gremio, avisa al propietario cuando hay fecha y cuando el trabajo está hecho, y levanta la mano cuando una incidencia lleva demasiado tiempo parada. El propietario deja de llamar porque ya sabe.
- 5Prepara el papeleo recurrente —solicitud de presupuestos, cotejo de la factura contra lo presupuestado, avisos de renovación, documentación previa a la junta— y te lo deja listo para revisar y firmar. Todo medido: incidencias resueltas sin intervención, tiempo hasta la primera respuesta, tiempo de cierre por gremio y contactos que ya no llegan al despacho.
Lo que cambia
Lo que dejas de perder
La primera respuesta al propietario pasa de horas a segundos, y deja de depender de que alguien esté libre para coger el teléfono.
Mecanismo
La incidencia deja de enquistarse: el seguimiento lo hace el sistema, no la memoria de quien la abrió.
Mecanismo
La cartera puede crecer sin que el teléfono crezca con ella: el volumen que absorbe el agente es el que hoy obliga a contratar.
Mecanismo
Qué medimos: % de contactos resueltos sin que lleguen al despacho, tiempo hasta la primera respuesta, días de cierre de incidencia por gremio y reincidencias por el mismo asunto.
Qué medimos
Ficha técnica
- Trabajo que elimina
- coger el teléfono para cada incidencia, teclearla en el programa, perseguir al gremio, informar al propietario y buscar a mano la respuesta que ya está en los estatutos, un acta o un contrato
- Implementación habitual
- 3–5 semanas
- Entrada
- una incidencia o una pregunta de un propietario o del presidente por WhatsApp, teléfono, correo o portal, y la documentación de cada comunidad
- Salida
- incidencia abierta, clasificada y asignada al gremio; propietario informado del estado; pregunta contestada citando el documento; y el papeleo recurrente preparado para tu revisión
- Compatible con
- WhatsApp Business API
- Puede conectarse con
- Tu programa de gestión de fincas (Gesfincas, TAAF, Netfincas, Fincaplus)Tu gestor documental o carpetas por comunidadTu centralita o correo del despacho
- Qué medimos
- % de contactos resueltos sin llegar al despachotiempo hasta la primera respuesta al propietariodías de cierre de incidencia por gremioincidencias paradas más de X díasreincidencias por el mismo asunto
- Adecuado para
- despachos de administración de fincas con cartera suficiente para que el teléfono y el WhatsApp sean el cuello de botella, y con la documentación de cada comunidad en algún sitio localizable, aunque sea desordenado
- No adecuado para
- la junta, el asesoramiento al presidente, la interpretación de los estatutos y la responsabilidad profesional del administrador colegiado: eso se queda en ti; el agente hace el trabajo mecánico que rodea a esas decisiones, no las decisiones
Preguntas frecuentes
No, y sería mala idea. Tu programa —Gesfincas, TAAF, Netfincas, el que sea— es donde viven las comunidades, los propietarios, los recibos y la contabilidad, y ahí se queda. El agente se pone encima y hace lo que ese programa nunca resolvió: atender la conversación que entra por WhatsApp o por teléfono, buscar dentro de la documentación de la comunidad y perseguir al gremio hasta que la incidencia se cierra. Si tu programa tiene API, nos conectamos; si es cerrado, lo detectamos en la primera semana y te decimos el puente exacto antes de facturar nada.
Está diseñado para no poder. Solo responde con lo que está escrito en la documentación de esa comunidad y cita de dónde lo saca, así que el propietario ve la fuente y tú puedes comprobarla. Lo que no está escrito, lo que exige interpretar un estatuto o lo que compromete dinero no lo contesta: lo marca y te lo pasa. La regla es la misma que aplicamos en todo lo que montamos: el agente hace lo mecánico y el criterio profesional no se delega, entre otras cosas porque la responsabilidad frente a la comunidad sigue siendo del administrador.
Para lo importante, sí, y por eso el caso que pide criterio llega a tu despacho. Pero la mayoría de las llamadas no buscan conversación: buscan un dato. Cuánto es la cuota, si ya se ha avisado al fontanero, cuándo viene, en qué quedó la derrama. Para eso, una respuesta clara en treinta segundos un sábado por la mañana gana a hablar con una persona el martes. La queja habitual de un propietario no es que le atienda una máquina: es que no le atienda nadie.
Funciona, y de hecho ordenarla es parte del trabajo. En la primera semana revisamos qué hay por comunidad —estatutos, actas, contratos de mantenimiento, pólizas— y te decimos qué falta y qué está duplicado, porque el agente solo puede contestar bien sobre lo que existe. No hace falta que esté perfecto para empezar: hace falta saber qué hay. Si de una comunidad no hay documentación utilizable, el agente lo dice en vez de improvisar, y esa comunidad entra más tarde.
Es una condición de partida, no un añadido. Cada propietario solo accede a lo suyo y a lo de su comunidad: identificamos quién escribe antes de dar ningún dato y el agente no cruza información entre comunidades. Los accesos van con alcance mínimo, queda registro de qué se consultó y se firma el encargo de tratamiento que corresponda. Si algún dato no debe salir por un canal —WhatsApp, por ejemplo—, se define antes de encender nada, no después del primer susto.
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