Solución · Por problema
Una bandeja compartida donde todo cae junto y nadie sabe qué es suyo. Eso se ordena solo.
info@, ventas@, soporte@: entra de todo mezclado —un pedido urgente, una factura, un comercial pesado, spam— y alguien tiene que abrir cada correo solo para decidir de quién es y reenviarlo. Ese triaje manual se automatiza: el sistema lee lo que entra, lo clasifica y lo pone en manos de quien toca, al instante.
El problema
El problema no es cuántos emails entran. Es que nadie los ha ordenado todavía.
- La bandeja compartida (info@, ventas@, soporte@) es un cajón de sastre: pedidos, quejas, facturas, comerciales y spam, todo mezclado y sin orden de prioridad.
- Alguien tiene que abrir cada correo solo para decidir de quién es y reenviarlo: un trabajo de clasificar que no resuelve nada, pero se lo come todo.
- Lo urgente se entierra bajo lo trivial: un cliente cabreado espera lo mismo que un boletín, porque nadie ha separado el grano de la paja.
- Los correos se traspapelan o se responden dos veces, porque no está claro quién se hace cargo de qué.
Coste de seguir igual
Cada correo mal clasificado es una respuesta que llega tarde, un cliente que rebota entre departamentos o un asunto importante que se pierde entre cientos. No aparece como coste en ningún informe: aparece como «se nos traspapeló» y como horas de gente cualificada haciendo de clasificadora manual.
La solución
Un sistema que lee el correo que entra, lo clasifica y lo pone donde toca
- 1Definimos contigo las categorías que de verdad importan en tu operación: tipo de asunto (pedido, incidencia, factura, comercial, spam), urgencia y departamento o persona responsable.
- 2El sistema lee cada correo que entra —remitente, asunto y cuerpo—, entiende de qué va y le pone su etiqueta y su prioridad, sin depender de reglas rígidas del tipo «si contiene la palabra X».
- 3Lo enruta automáticamente a la carpeta, la persona o el departamento que le corresponde, con la prioridad marcada. Lo urgente sube arriba; el ruido se aparta.
- 4Lo dejamos medido y con red: qué % se clasifica solo, qué casos dudosos escalan a una persona y cuánto baja el tiempo hasta que un correo llega a quien lo resuelve.
Lo que cambia
Lo que dejas de perder
El correo deja de pasar por un filtro humano solo para saber de quién es: entra, se clasifica y se enruta en segundos, a cualquier hora.
Mecanismo
Lo urgente deja de enterrarse bajo lo trivial: la prioridad la marca el sistema en cada correo, no el orden de llegada.
Mecanismo
El trabajador de oficina dedica cerca del 28% de su semana al correo; ordenar la entrada por ti recorta la parte de ese tiempo que se va en leer solo para reenviar.
McKinsey Global Institute, «The Social Economy» (2012)
Qué medimos: % de correos clasificados sin intervención humana, aciertos de categoría, tiempo hasta que el correo llega al responsable y casos escalados.
Qué medimos
Ficha técnica
- Trabajo que elimina
- abrir cada correo de la bandeja compartida solo para ver de quién es
- Implementación habitual
- 2–3 semanas
- Entrada
- correo entrante a una bandeja compartida (info@, ventas@, soporte@)
- Salida
- correo clasificado por tipo y prioridad, y enrutado a quien corresponde
- Compatible con
- Google WorkspaceMicrosoft 365
- Puede conectarse con
- Tus bandejas compartidas y etiquetas/carpetasZendeskFreshdeskFrontHubSpot
- Qué medimos
- % de correos clasificados sin intervenciónprecisión de categoríatiempo hasta el responsable correctoescalados
- Adecuado para
- bandejas con categorías y responsables razonablemente claros
- No adecuado para
- procesos sin responsables ni criterios de clasificación definidos
Ver todo lo que puedes automatizar en Correo y comunicaciones →
Preguntas frecuentes
Son dos capas distintas del mismo problema. Clasificar es el triaje: ordena la bandeja, decide de qué va cada correo, le pone prioridad y lo manda a quien toca —pero no escribe la respuesta. Automatizar respuestas es el paso siguiente: para ciertos tipos, redacta y contesta con tus datos reales. Muchas empresas empiezan por clasificar (ordenar el caos es lo urgente) y luego, sobre las categorías ya limpias, automatizan la respuesta de las que se repiten. Se pueden montar juntas o por fases.
Por eso el sistema no adivina a ciegas: cuando no está seguro de una categoría, la marca como dudosa y la escala a una persona en vez de arriesgar. Empiezas con supervisión sobre las clasificaciones y sueltas autonomía solo en las categorías donde los aciertos son altos y el riesgo bajo. Y todo queda medido: si algo se clasifica mal, lo ves y se corrige la regla, no se repite.
Sí. Se monta sobre tu Google Workspace o Microsoft 365 y sobre las bandejas compartidas, etiquetas y carpetas que ya tienes. No te pedimos cambiar de correo ni montar un helpdesk nuevo: conectamos lo que usas, metemos la clasificación en medio y dejamos cada correo cayendo en su sitio, con su prioridad. Si enrutas hacia un CRM o un helpdesk, también lo conectamos.
¿Lo montamos en tu negocio?
Tú tienes el problema localizado. Nosotros lo dejamos funcionando y medido.